Perché lo studio legale non può fare a meno del timesheet

Il timesheet si sta diffondendo sempre di più tra le piccole aziende e gli studi legali, commercialisti o notai,

Questo perché consente di tenere traccia della quantità di tempo che i dipendenti hanno trascorso lavorando su determinate attività o progetti sul posto di lavoro. Vediamo 5 motivi per cui è essenziale per garantire i migliori risultati.

MISURA LE PERFORMANCE

Sapere quanto tempo è stato dedicato a un singolo progetto è importante, così come quello rivolto alle singole consulenze e alle proposte commerciali.

Il tempo investito è ancora più importante per le piccole realtà quando si tratta di acquisire un cliente, ma quanto tempo risulta eccessivo quando si deve mettere insieme una presentazione? È importante tenere traccia del tempo speso per una nuova attività, poiché può essere misurato rispetto al progetto effettivo o al tempo risparmiato per altri progetti. Se trascorrete 50 ore nella ricerca, nella progettazione della presentazione, nella presentazione effettiva e nei follow-up, per un totale di 10 ore al mese, passerete cinque mesi cercando di recuperare quel tempo. Sebbene sia importante impegnarsi a fondo quando si tratta di acquisire una nuova consulenza, gli studi più piccoli rischiano di impiegare troppo tempo a fronte di un guadagno esiguo, quindi tenere traccia del tempo per la nuova attività può aiutarvi a vedere dove forse state perdendo tempo.

INDIVIDUA IL TEMPO PERSO

Non limitatevi a tenere traccia del progetto o del tempo risparmiato. È importante vedere quanto tempo i dipendenti dedicano alle attività amministrative, come la compilazione del timesheet stesso. Se una determinata attività richiede una quantità eccessiva di tempo per ogni dipendente, potrebbe essere il momento di creare un nuovo processo per essa. I timesheet non dovrebbero essere utilizzati per cercare di chiudere un contratto, ma dovrebbero aiutarvi a vedere quali progetti sono redditizi, quali hanno bisogno di lavoro e quali attività richiedono troppo tempo. Anche le interruzioni sono una parte importante della nostra giornata lavorativa. Un ottimo modo per ovviare a questo problema è assegnare ai vostri dipendenti e collaboratori delle pause nei loro timesheet, per dare loro la possibilità di affrontare serenamente tali interruzioni. Potrebbe ad esempio essere necessario dedicare qualcuno a rispondere alle chiamate, piuttosto che lasciare che tutti i presenti in ufficio possano rispondere.

AIUTA I VOSTRI DIPENDENTI O COLLABORATORI CON I LORO CARICHI DI LAVORO

Non dimenticatevi che i timesheet dovrebbero essere utilizzati per aiutare i vostri dipendenti, non per scoprire chi sta rallentando nel proprio lavoro. Tenete d’occhio i timesheet che hanno molte piccole attività o che sembrano saltare da un progetto all’altro. Questo infatti potrebbe significare che quei collaboratori hanno troppo carico di lavoro o stanno effettuando un eccesso di multitasking per completare tutto in tempo.

SEGNALA I “CLIENTI BUONI” E “QUELLI CATTIVI”

Non si può negarlo: alcuni clienti dovrebbero avere segnali di alert. Tenere traccia del tempo di gestione del cliente, comprese le chiamate e le comunicazioni, è essenziale per vedere se sta esaurendo il proprio monte ore stabilito da contratto. Ad esempio se un cliente ha a disposizione 20 ore al mese del vostro tempo, ma nove ore vengono spese in chiamate, riunioni non necessarie e attività amministrative, quasi metà del suo tempo è esaurito, senza che venga completato alcun lavoro effettivo. Questo significa che il vostro team o uno dei vostri team fornisce servizi al cliente, impiegando più ore di quanto dovrebbe per portare a termine il lavoro, oppure il lavoro non viene completato e i risultati non vengono prodotti. Non abbiate paura di mostrare la quantità di tempo dedicato al vostro cliente per le riunioni, piuttosto che il lavoro effettivo. Se non è disposto a cedere, forse è il momento di rivedere il vostro rapporto con lui.

SEMPLIFICA LA FATTURAZIONE

Ad alcuni clienti piace vedere una ripartizione del lavoro completato ogni mese. Disporre di timesheet collegati al software di fatturazione vi aiuterà a documentarlo facilmente. In questo modo potete selezionare il progetto e avere un elenco di attività completate, pronte per essere fatturate. Se avete speso troppo tempo, in particolare per un progetto, piuttosto che per un cliente fidelizzato, le schede delle ore che si collegano alle vostre fatture possono aiutarvi quando dovrete recuperare quel tempo. Se il cliente ha richiesto o aggiunto lavoro extra al di fuori del contratto, avere il supporto delle attività completate tramite il timesheet consente di mostrare quale lavoro è stato svolto. Il tempo verrà calcolato automaticamente in termini di costo.

CONCLUSIONI

Abbiamo visto come sia le piccole aziende che gli studi legali o e o professionali hanno il dovere di introdurre lo strumento del timesheet all’interno dei loro processi. Il motivo principale è che tale strumento consente di monitorare l’attività di ogni dipendente e collaboratore e stabilire il tempo impiegato per ogni cliente e progetto.

Ma quali sono i vantaggi più rilevanti?

In primis il timesheet consente di misurare le performance riuscendo a restituire il monte ore necessario ad acquisire un cliente, portare a compimento un progetto e arrivare alla fatturazione. Il secondo vantaggio, conseguente al primo, è che permette di individuare il tempo perso e come poterlo recuperare. Il terzo è che può aiutarvi nel ridistribuire il giusto carico di lavoro ai vostri collaboratori. Il quarto vantaggio è quello di consentirvi di capire chi sono i clienti più “energivori” e quelli che si attengono al monte ore previsto da contratto. L’ultimo vantaggio è quello di semplificare la fatturazione e il report delle attività da inviare ai vostri clienti.

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