Tecniche di problem solving nello studio professionale

Accanto a crisi, la parola più gettonata nel vocabolario dei professionisti è problema. Ogni difficoltà, ogni ostacolo, ogni imprevisto è considerato un problema. La prima domanda che sorge spontanea, quindi, è se effettivamente tutto ciò debba essere trattato come un problema da risolvere. La seconda domanda è se nell’affrontare le situazioni problematiche della giornata lavorativa ci sono tecniche o metodi che ci possono aiutare. La prima risposta è no, la seconda risposta è sì. Vediamole nel dettaglio.

PROBLEMI O ALTRO?

Il sentire comune ci ha trasmesso che tutto ciò che ci capita complicandoci un po’ la vita e che ci impegna rappresenta un problema. La situazione non sta in effetti così. Partiamo da una considerazione linguistica: il termine “problema” trasmette subito l’idea (e genera un’emozione) di negatività e di qualcosa che non sarebbe dovuta accadere; se parliamo di problema, già ci sentiamo sotto stress e tendiamo a resistere a ciò che capita e a parlare del fatto, più che della sua soluzione. Il primo passo è dunque la ristrutturazione linguistica, come viene definita in termini tecnici. In sostanza, cominciamo a cambiare la parola con cui definiamo ciò che accade e che richiede di essere risolto: non più problemi, ma “fatto”, “situazione” e se volete fare un passo ancora maggiore, “sfida”.

A molti questa ridefinizione terminologica potrà sembrare inutile o addirittura ridicola, ma non è così. Ricordiamoci che noi esseri umani ricostruiamo la realtà raccontandocela mentalmente, come ci insegna la PNL (Programmazione Neuro Linguistica). Pertanto, come per il pittore non è indifferente i colori che sceglie per il proprio quadro, così per chi ricostruisce la realtà soggettiva con le parole, queste non sono indifferenti, ma hanno un impatto diretto sugli scenari che andremo a creare, sugli stati d’animo che genereranno e su come li affronteremo.

Affrontiamo questo argomento della comunicazione e costruzione della realtà nel nostro corso  MASTER IN BUSINESS.

IL RUOLO DEI PROBLEMI

Il secondo punto su cui voglio condurre la vostra attenzione è il ruolo che le difficoltà (i problemi) hanno nella nostra vita e sulla nostra crescita. Partiamo dal ricordare che l’intelligenza è la funzione che la natura ha riservato all’uomo, più che ad altre specie, per affrontare le sfide e i pericoli della realtà, in modo che potesse risolverli con atteggiamento adattivo e, quindi, sopravvivere. Dunque, possiamo dire con certezza, che quelli che noi chiamiamo problemi, sono gli stimoli più importanti per attivare l’intelligenza umana, in modo da trovare soluzioni, migliorare e sopravvivere. La conclusione, è che dopo che noi abbiamo risolto un problema, quindi abbiamo gestito e superato una difficoltà, abbiamo imparato qualcosa di nuovo, allenato l’intelligenza e aggiunto un tassello alle nostre competenze e conoscenze, quindi siamo migliorati. I problemi, in definitiva, sono i gradini della nostra crescita. Se non incontrassimo difficoltà, diventeremmo ebeti in breve tempo.

“I problemi sono i gradini della nostra crescita”

Va dunque modificato l’atteggiamento che abbiamo di fronte alle sfide, agli ostacoli e alle situazioni problematiche: che siano benedette, perché senza non saremmo ciò che siamo. Ai vostri figli non date tutto, fate mancare qualcosa, lasciate che facciano un po’ di fatica, lasciate che si conquistino le cose da soli: così diventeranno persone in gamba! Chi ha la “pappa pronta” sempre, resta debole e di fronte alle difficoltà si dispera.

Questa mentalità viene trasmessa nel percorso della nostra Coaching Academy, la scuola di coaching di Myplace Communications

IL METODO PROBLEM SOLVING

Vediamo ora il metodo attraverso cui si possono affrontare i problemi in modo efficace, senza perdere tempo, stressarsi troppo ed evitando di perdere la bussola e andare fuori strada.

Il metodo PROBLEM SOLVING si sviluppa in 7 step, eccoli.

STEP 1 – PROBLEM FINDING. 

Prima di lanciarsi a capofitto in un problema fermatevi un momento (si chiama “periodo polmone” questa tecnica di prendersi qualche secondo o minuto per respirare e allontanarsi dai problemi per vederli con lucidità). 

Ponetevi due domande: 

1) Esiste per me un problema? 

2) È un mio problema?

La prima domanda serve perchè ciò che altri definiscono un problema, per noi, con il nostro livello di conoscenza della materia, potrebbe essere la routine e non un fatto da trattare come un problema, tantomeno davanti a cui agitarsi. La seconda domanda serve per fare CHAIREZZA e definire bene i ruoli e i perimetri di azione. Potrebbe effettivamente esistere un problema, ma la cui soluzione non rientrare nel mio ruolo, cioè “non è un mio problema, è un tuo problema”. Una volta fatta chiarezza, potete decidere di aiutare il collega, di risolverlo per il cliente etc., ma avendo fatto prima chiarezza, è palese che state facendo qualcosa in più, un favore; questo atteggiamento molto bello nei team attiverà il principio di “reciprocità”, come lo chiama Robert Cialdini, quindi farà sentire l’altro in dovere di restituire il favore alla prima occasione. A contrario, se ci muoviamo con poca chiarezza di chi deve intervenire, si creano conflitti, perché uno pretende l’intervento e si offende se non si interviene, mentre noi non siamo sicuri che sia compito nostro e quindi siamo malmostosi nell’atteggiamento.

STEP 2 – PROBLEM SETTING

Ogni problema per poter essere risolto deve essere prima compreso. Se noi abbiamo una visione di insieme del problema lo sapremo affrontare con una soluzione, altrimenti proveremo solo ansia e ci sentiremo insicuri. Per dare un nome e un perimetro ad un problema è necessario porsi 5 domande:

1. Quando nasce il problema?
2. Dove nasce il problema?
3. Con chi nasce il problema?
4. Qual è la dinamica del problema?
5. Qual è la causa?

STEP 3 – PROBLEM ANALYSIS

Il primo errore che si compie è di voler risolvere tutto e subito. Questa fretta non aiuta certo. Ogni qual volta si palesa un problema, nella nostra testa è come se ci fosse una bilancia che su un piatto ha il peso della sfida e sull’altro ha le risorse che riteniamo di avere per affrontarla. Di fronte ad una sfida noi ci poniamo una domanda (spesso inconscia): ce la posso fare? Se la risposta è sì, allora procederemo, se la risposta è no andremo in stress. Il nostro compito è dunque di fare in modo che la risposta sia sempre sì. Per ottenere questo dobbiamo agire da un alto sulle risorse, cercando di acquisirne nel tempo il più possibile (corsi, mentori, esperienza), mentre dall’altro dobbiamo alleggerire le sfide e per farlo è utile scomporre una grande sfida in baby step, piccoli passi. In questo modo riusciremo ad affrontare meglio il piccolo scoglio e ci motiverà il successo. Quando abbiamo preparato gli esami universitari abbiamo fatto così: a vedere tutti i libri per l’esame ci veniva lo sconforto, poi abbiamo suddiviso le pagine totali per i giorni disponibili e le singole sfide giornaliere ci sono sembrate più accessibili, la stessa cosa si fa con una dieta per perdere peso.

STEP 4 – PROBLEM SOLVING

In questa quarta fase dobbiamo, prima di agire, chiederci in quanti modi potrei risolvere il problema, quante opzioni alternative ho. Spesso siamo veloci nel risolvere le situazioni e ciò pensiamo sia un bene. In realtà la velocità ci fa applicare ciò che sappiamo fare, le abitudini, e non ciò che è utile fare. Pertanto, prima bisogna sviluppare un ventaglio di opzioni per poi poter decidere quale utilizzare in questo caso specifico.

STEP 5 – DECISION MAKING

È arrivato il momento delle decisioni: tra le ipotesi di soluzione identificate si sceglie quella ritenuto più strategica. Da questo momento non pensiamo più, ma passiamo all’azione fino al momento di verifica stabilito.

STEP 6 – DECISION TAKING

Presa la decisione si tratta di agire. Molti decidono teoricamente e stentano poi a mettere in atto la decisione. Si fissano dei check point per verificare cammin facendo la bontà della strategia e si procedere.

STEP 7 – DECISION TALKING

Se la decisione assunta deve essere attuata non da una sola persona, ma da un team, allora è fondamentale saper comunicare in modo efficace la soluzione da adottare, così che tutti siano allineati e si proceda in modo sinergico.

In conclusione, se modifichiamo l’atteggiamento verso i problemi, la stessa qualifica che diamo agli stessi e adottiamo un metodo efficace, le situazioni risulteranno solo progetti da gestire e momenti di crescita. Il problem solving viene sviluppato approfonditamente nel corso MASTER IN BUSINESS.

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