Espandere lo Studio professionale senza investimenti legati a nuovi collaboratori e a nuove location è oggi possibile. Tutto ciò grazie alle nuove tecnologie che permettono di sviluppare e gestire nuovi business con l’organizzazione che si possiede già.
A differenza di un tempo, infatti, oggi è possibile gestire con maggior efficienza (quindi miglior rapporto costi-benefici) le attività con i clienti. Basti pensare, ad esempio, alle riunioni.Un tempo, come abbiamo descritto nel libro Gestire il tempo nell’attività professionale, l’avvocato, piuttosto che il commercialista o il consulente del lavoro disponeva di due strumenti di comunicazione con il cliente: il telefono e l’incontro di persona. Il terzo era rappresentato dalla posta cartacea.
I tempi avanzano e il telefono fisso si trasforma in cellulare, la posta cartacea in quella elettronica e l’incontro di persona in videoconferenza. Se i primi due strumenti sono stati completamente sdoganati dai professionisti, il terzo resta per molti ancora un tabù. La ragione esiste, a ben vedere. Molti, quasi tutti i professionisti, risponderebbero alla domanda se la videoconferenza può essere un utile strumento di relazione professionale con un no. La giustificazione a sostegno di questa risposta richiamerebbe la necessità del contatto di persona come momento indispensabile nella gestione della relazione professionista-cliente.
In effetti è così. Il contatto diretto, l’incontro di persona è e resta un momento fondamentale per l’instaurazione e la gestione della relazione professionale. È la premessa, infatti, ad essere viziata alla base. Non si tratta, infatti, di sostituire in toto l’incontro di persona con quello virtuale in videoconferenza. Si tratta, invece, di aggiungere al primo il secondo. Tutto ciò per motivi di economicità e di efficienza. Se, infatti, vi sono alcuni momenti e circostanze in cui è indispensabile il contatto di persona, ne esistono molte altre in cui la videoconferenza assolverebbe egregiamente allo scopo e, anzi, potrebbe rappresentare un beneficio tangibile per entrambi, cliente e professionista. Beneficio in termini di risparmio di tempo, di spese di viaggio, di stress, di organizzazione.
Spesso la convinzione da cui muoviamo è che il cliente non è preparato a questa nuova modalità e quindi non gradirebbe. Ciò porta ad una prima considerazione: che nell’uso delle nuove tecnologie non dev’essere tanto pronto il professionista, quanto prima di tutto il cliente. È lui che oggi, più di prima, crea non solo le condizioni di mercato (richiesta di servizi e valore economico), ma anche le modalità di interazione all’interno di tale mercato. Basti pensare che se le aziende e i cittadini cominciassero tangibilmente a cercare il proprio consulente tramite il web, tutti i professionisti investirebbero su questo canale; allo stesso modo, se gradissero gli aggiornamenti tramite App, invece che le vetuste newsletter, tutti gli studi avrebbero un’App.
Lo stesso vale per le video-riunioni: se il cliente cominciasse a gradire e richiedere questa modalità di interazione (che negli studi legali internazionali è già ampiamente utilizzata) anche i più scettici si convertirebbero al nuovo strumento dotandosi di una piattaforma di video-conference professionale.
Che fare dunque? Rimetterci ai tempi della nostra clientela, aspettando che sarà matura anche per questo salto tecnologico, oppure essere proattivi e cominciare a proporre soluzioni che permetterebbero di abbattere i costi del professionista e del cliente sin da subito?
Un primo passo light potrebbe consistere nel cominciare con l’utilizzo di quanto già possiamo avere a disposizione gratuitamente noi e i nostri clienti: piattaforme free come Skype, per esempio, che per quanto non professionali nella qualità, possono assolvere bene ai loro scopi almeno in una prima fase. Considerate, inoltre, che su Internet esistono diverse soluzioni (piattaforme) di qualità professionale che non richiedono l’installazione di software o l’investimento in impianti audio-video particolari, basta essere dotati di una buona webcam e un classico microfono di cui tutti i portatili oggi sono forniti. Anche qui, tutto dipende dalle necessità di ciascuno. Se avete bisogno di fare riunioni in videoconferenza con un gran numero di partecipanti, oppure di altissima qualità audio-video, o ancora con particolari esigenze di condivisione real time di documenti su cui lavorare in share, allora sarà utile investire qualche soldino in un impianto ad hoc; al contrario, soluzioni più contenute e a volta addirittura gratuite possono essere proporzionate allo scopo e garantire vantaggi interessanti per tutti.
