Che siate avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro o notai, vi siete mai fermati a fare una verifica settore per settore degli sprechi che durante la giornata lavorativa si generano in Studio? Attività ripetute da più collaboratori, procedure ferraginose o mai chiarite, attività improvvisate, problemi ingigantiti dai collaboratori senza un barlume di problem solving, cattive abitudini riprodotte a nastro, riunioni fiume, gestione del cellulare randomica, scadenza cadute nel dimenticatoio fino all’urgenza assoluta…e potremmo continuare attingendo all’esperienza di ciascuno.
La giustificazione che va per la maggiore è che non c’è tempo neppure per fermarsi a pensare. In realtà, il tempo ci sarebbe pure, è che manca in molti la cultura del miglioramento come un processo costante, quotidiano, collettivo e necessario. Pertanto, secondo la miglior cultura occidentale, finchè qualcosa funziona (anche se male) va bene così. Merita intervento solo ciò che è “rotto” e che quindi non produce più. La cultura del Sol Levante, invece, insegna come anche se una cosa già funziona è utile impegnarsi e capire come possa funzionare sempre meglio, in un processo di continua crescita.
Proviamo a pensare se questa filosofia (nota come kai-zen, miglioramento continuo) fosse applicata alla realtà organizzativa e gestionale dello studio professionale. Proviamo a pensare quali cambiamenti culturali e quindi comportamentali potrebbe generare nel team di studio. L’approccio, infatti, che si può avere per introdurre cambiamenti può essere molteplice. Uno di questi potrebbe prendere le sue mosse proprio dagli sprechi che l’organizzazione di studio produce. Lavorare sulle inefficienze vuol dire prendere coscienza di ciò che non funziona o funziona male e chiedersi come riteniamo dovrebbe essere, per poi capire come ottenere il risultato sperato partendo da dove si è. Spesso, invece, queste situazioni disfunzionali sono negate, minimizzate, giustificate e, in definitiva, accettate loro malgrado senza agire per modificarle. Nel tempo quella situazione diventa abitudine, accettata dal gruppo con tutto il suo carico di disagio, ma comunque accettata come un dato imprescindibile, non foss’altro per il tempo da cui resiste nelle attività di studio come se fosse l’unica colonna sonora del filmato professionale.
Se la crisi qualche aspetto positivo porta con sè, questa opportunità di guardare con occhi nuovi e una nuova mentalità è uno di essi.
Ridurre gli sprechi vuol dire non solo spending review, tagli, rinunce, come spesso molti pensano e, di conseguenza, vivono in negativo come un passo indietro, come un peggioramento della propria situazione. Al contrario, ridurre gli sprechi può essere, invece, una utilissima occasione di miglioramento e di ottimizzazione delle attività e delle organizzazioni; può essere un’ottima opportunità per dare voce ai collaboratori e alle loro idee ed esigenze; può essere la vera occasione per dare spazio a nuove potenzialità lasciate sopite per anni, per dare voce alla creatività, per innovare, provare, agire in modo nuovo e verso nuovi obiettivi.
Insomma mettere mano agli sprechi può essere una vera occasione di rinnovamento personale, professionale, individuale e di gruppo.
Lo Studio professionale non potrà che uscirne rigenerato e rinforzato.
