Per tutti le email sono diventate uno strumento quotidiano di lavoro, che spesso sostituisce la comunicazione diretta e quella telefonica. Che ciò non sia sempre opportuno e corretto è noto a tutti e nel libro Gestire il tempo nell’attività professionale abbiamo ampiamente affrontato l’argomento, dedicando pagine al corretto utilizzo dello strumento email.
Oggi dedicheremo la nostra attenzione ad un aspetto particolare di tale strumento di lavoro: l’impostazione efficace del testo nella email.

Diversi approcci ai contenuti da trasmettere
Esistono due possibili approcci al testo della email:

• il primo è quello che struttura il testo in premessa > argomentazione > conclusione. È l’approccio classico usato dalla maggior parte di noi. Qui partiamo prendendola larga per poi arrivare al cuore del messaggio che vogliamo trasmettere solo nell’ultima parte della email. Come dire: se giocassimo a freccette partiremmo prima puntando i bordi del bersaglio e solo con le ultime freccette a disposizione punteremmo il centro. Questo, benché il più usato, non è l’approccio migliore.
  

• Il secondo approccio è invece quello più efficace: conclusione > argomentazione > premessa. Ribaltiamo in questo caso l’ordine di cui sopra e subito puntiamo al centro, per poi argomentare e concludere con il “contorno” del discorso.

Il modo corretto di trasmettere i messaggi

Nel secondo caso il destinatario del messaggio inviato con l’email troverà subito nelle prime righe (le più importanti, dove l’attenzione è maggiore) il cuore della comunicazione. Se la email dovesse essere una risposta ad una precedente richiesta, a maggior ragione la buona regola sarà soddisfare subito la richiesta con una risposta sintetica e mirata e solo dopo ampliare il discorso argomentando e concludendo.

Diversi destinatari

Consideriamo inoltre che i destinatari delle nostre comunicazioni scritte possono essere molto diversi tra loro quanto a forma mentis, a pazienza, a capacità di mantenere alta l’attenzione nella lettura. Da ciò deriva che collocare subito nelle prime righe della email ciò che è maggiormente rilevante è sempre una buona abitudine funzionale a prescindere dalle caratteristiche del destinatario. Starà a voi poi decidere se e quanto approfondire, argomentare e allargare il discorso in funzione dei vostri obiettivi e delle caratteristiche dal vostro interlocutore.

Questioni di tempo

Poco tempo e tanti input potrebbe essere la degna sintesi delle giornate di ciascuno di noi. Siamo tutti tartassati da centinaia di sollecitazioni giornaliere: telefonate, email, popup, richieste via sms, WhatsApp e chi più ne ha più ne metta. La conseguenza è che siamo facili alle distrazioni e il multitasking regna nell’approccio al lavoro. Anche su questo abbiamo fatto un’ampia analisi nel libro Gestire il tempo nell’attività professionale, qui interessa sottolineare come se la email, per come è stata impostata, richiede troppa concentrazione, è dispersiva, poco chiara nelle sue finalità, con maggiori probabilità verrà lasciata a metà dal lettore, o comunque letta con minor attenzione, facendo perdere magari la parte più importante in conclusione alla stessa.

Questioni di device

Dove vengono lette le email? Dappertutto! Fissi, portatili, smartphone, tablet. Ogni device è utile per leggere la posta elettronica. A maggior ragione chi per lavoro è spesso in mobilità leggerà di conseguenza le comunicazioni elettroniche. Schermi piccoli, attenzione ridotta date le circostanze ambientali variegate (bar, strada, riunioni, macchina, cyclette…). Quanto più il device è piccolo e le circostanze ambientali distraenti, tanto più se il cuore del messaggio non è collocato subito all’inizio verrà perso o poco compreso.

Parleremo nei prossimi post dell’importanza dell’oggetto della email, dell’importanza di strutturare il testo, di come scrivere al meglio i messaggi elettronici, degli allegati, delle email lenzuolo e di tanti altri argomenti spero utili nella pratica quotidiana.

Seguitemi se avete piacere e intanto, buon lavoro a tutti!