Come scrivere email efficaci: la tecnica della piramide rovesciata

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Per tutti le email sono diventate uno strumento quotidiano di lavoro, che spesso sostituisce la comunicazione diretta e quella telefonica. Che ciò non sia sempre opportuno e corretto è noto a tutti e nel libro Gestire il tempo nell’attività professionale abbiamo ampiamente affrontato l’argomento, dedicando pagine al corretto utilizzo dello strumento email.
Oggi dedicheremo la nostra attenzione ad un aspetto particolare di tale strumento di lavoro: l’impostazione efficace del testo nella email.

Diversi approcci ai contenuti da trasmettere
Esistono due possibili approcci al testo della email:

  • il primo è quello che struttura il testo in premessa > argomentazione > conclusione. È l’approccio classico usato dalla maggior parte di noi. Qui partiamo prendendola larga per poi arrivare al cuore del messaggio che vogliamo trasmettere solo nell’ultima parte della email. Come dire: se giocassimo a freccette partiremmo prima puntando i bordi del bersaglio e solo con le ultime freccette a disposizione punteremmo il centro. Questo, benché il più usato, non è l’approccio migliore.
  • Il secondo approccio è invece quello più efficace: conclusione > argomentazione > premessa. Ribaltiamo in questo caso l’ordine di cui sopra e subito puntiamo al centro, per poi argomentare e concludere con il “contorno” del discorso.

Il modo corretto di trasmettere i messaggi

Nel secondo caso il destinatario del messaggio inviato con l’email troverà subito nelle prime righe (le più importanti, dove l’attenzione è maggiore) il cuore della comunicazione. Se la email dovesse essere una risposta ad una precedente richiesta, a maggior ragione la buona regola sarà soddisfare subito la richiesta con una risposta sintetica e mirata e solo dopo ampliare il discorso argomentando e concludendo.

Diversi destinatari

Consideriamo inoltre che i destinatari delle nostre comunicazioni scritte possono essere molto diversi tra loro quanto a forma mentis, a pazienza, a capacità di mantenere alta l’attenzione nella lettura. Da ciò deriva che collocare subito nelle prime righe della email ciò che è maggiormente rilevante è sempre una buona abitudine funzionale a prescindere dalle caratteristiche del destinatario. Starà a voi poi decidere se e quanto approfondire, argomentare e allargare il discorso in funzione dei vostri obiettivi e delle caratteristiche dal vostro interlocutore.

Questioni di tempo

Poco tempo e tanti input potrebbe essere la degna sintesi delle giornate di ciascuno di noi. Siamo tutti tartassati da centinaia di sollecitazioni giornaliere: telefonate, email, popup, richieste via sms, WhatsApp e chi più ne ha più ne metta. La conseguenza è che siamo facili alle distrazioni e il multitasking regna nell’approccio al lavoro. Anche su questo abbiamo fatto un’ampia analisi nel libro Gestire il tempo nell’attività professionale, qui interessa sottolineare come se la email, per come è stata impostata, richiede troppa concentrazione, è dispersiva, poco chiara nelle sue finalità, con maggiori probabilità verrà lasciata a metà dal lettore, o comunque letta con minor attenzione, facendo perdere magari la parte più importante in conclusione alla stessa.

Questioni di device

Dove vengono lette le email? Dappertutto! Fissi, portatili, smartphone, tablet. Ogni device è utile per leggere la posta elettronica. A maggior ragione chi per lavoro è spesso in mobilità leggerà di conseguenza le comunicazioni elettroniche. Schermi piccoli, attenzione ridotta date le circostanze ambientali variegate (bar, strada, riunioni, macchina, cyclette…). Quanto più il device è piccolo e le circostanze ambientali distraenti, tanto più se il cuore del messaggio non è collocato subito all’inizio verrà perso o poco compreso.

Parleremo nei prossimi post dell’importanza dell’oggetto della email, dell’importanza di strutturare il testo, di come scrivere al meglio i messaggi elettronici, degli allegati, delle email lenzuolo e di tanti altri argomenti spero utili nella pratica quotidiana.

Seguitemi se avete piacere e intanto, buon lavoro a tutti!

Risorse correlate

Mario Alberto Catarozzo

Mario Alberto Catarozzo è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzato nel mercato dei liberi professionisti e degli studi professionali dell’area giuridica-economica (avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti), dei manager e degli imprenditori. Founder PartnerCEO di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo del business, lavora da oltre 25 anni nel mondo delle professioni ed è Coach certificato ICF (Internationale Coach Federation), con specializzazione in PNL (Practitioner e Master Practitioner), Problem Solving e Negoziazione. Speaker in diversi programmi radio e podcast, è direttore di collana e autore di manuali e saggi. Collabora con Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulla formazione manageriale e imprenditoriale per professionisti (soft skills) e aziende.
Formatore, Business Coach professionista e Consulente, sono specializzato nel mercato dei liberi professionisti e studi professionali dell’area giuridica-economica: avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti, manager e imprenditori. Sono CEO di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione per il mondo business e da oltre 20 anni mi occupo di comunicazione ed editoria (sono stato manager in Maggioli Editore e Il Sole 24 Ore). Ho conseguito la qualifica di Licensed NLP Coach™ rilasciata dalla Society of NLP di Richard Bandler (USA) e ho due specializzazioni: Team Coach Professionista e Life Coach Professionista. Ho due livelli di specializzazione in PNL, Practitioner e Master Practitioner. Presso la STC Nardone Group mi sono formato in Problem Solving e Coaching Strategico®. Speaker al TEDxModena e al Philip Kotler Marketing Forum, collaboro con diverse Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulle tematiche soft skills e strumenti di managerialità. Sono direttore della collana Studi Professionali di Alpha Test Editore, dedicata alle soft skills e strumenti di managerialità per professionisti e studi professionali, e autore di diverse pubblicazioni in tema di soft skills e crescita personale e professionale. Sono Associate Certified Coach (ACC), presso la International Coach Federation (ICF) e Coach Professionista Associato AICP (Associazione Italiana Coach Professionisti).

Luciana Lauber

Luciana Lauber è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzata nel mercato degli studi professionali: per 20 anni General Manager di Studi Legali Internazionali, specializzata di start-up, in Italia e all’estero, e di percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. 
Da Gennaio 2020 PartnerGeneral Manager di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo business.
Professional Coach e Team Coach ICF (International Coach Federation) nonché Practitioner in PNL, con specializzazione in Consulenza Organizzazione e Marketing.

Formatore, Business Coach professionista e Consulente, sono specializzata nel mercato degli studi professionali: per anni sono stata General Manager di Studi Legali Internazionali. Mi sono occupata di start-up, in Italia e all’estero, e di percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. Sono specializzata in Organizzazione e Marketing. 
Da Gennaio 2020 sono Responsabile del Business Development per il coordinamento delle attività strategiche di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione per il mondo business.
Ho conseguito la qualifica di Professional Coach e Team Coach riconosciuta da ICF (International Coach Federation) e ho conseguito inoltre il Practitioner in PNL (Unicomunicazione Srl NLP Italy School).