L’email è ormai parte integrante e indispensabile del lavoro quotidiano per tutti: professionisti, collaboratori e clienti. Spesso la email (non sempre correttamente) sostituisce altre forme di comunicazione, in particolare la comunicazione telefonica e de visu. È importante dunque usare correttamente lo strumento email, perché può diventare un boomerang nella comunicazione: invece di farci risparmiare tempo, può complicare ulteriormente le cose. Un momento delicato è l’impostazione del contenuto e dell’oggetto della email. Vediamo alcuni passaggi pratici.
DUE STILI ORGANIZZATIVI DIVERSI
Esistono due approcci per strutturare il contenuto di una email:
1) Premessa – Argomentazione – Conclusione: è il più diffuso, ma anche il meno efficace. Si inizia in modo discorsivo per arrivare solo alla fine al punto centrale; quasto può creare diversi disagi al lettore e fargli perdere la pazienza e l’attenzione.
2) Conclusione – Argomentazione – Premessa: è il modo migliore di procedere. Si va subito al cuore del messaggio nelle prime righe, poi si argomenta e infine si conclude con una sintesi. Così il destinatario trova da subito l’informazione cruciale, non perde tempo e non si distrare dal focus della email. Se si risponde a una richiesta, ancor più importante soddisfarla subito all’inizio. Le spiegazioni e gli approfondimenti vengono dopo.
DEVICE DIFFERENTI
I destinatari delle noste email hanno caratteristiche diverse di attenzione e pazienza nella lettura; anche gli strumenti su cui leggono le email possono essere diversi: cellulare, tablet, computer fisso. La dimensione degli schermi cambia e così anche la capacità di mantenere alta l’attenzione nella lettura. Meglio, dunque, aprire con il contenuto rilevante, poi eventualmente ampliare e concludere. L’attenzione cala man mano nella lettura, ricordiamocelo sempre e nessuno ha più tempo per leggere lunghi testi.
DISTRAZIONI
Siamo tutti sommersi di input tra telefonate, email, notifiche. Pertanto, email poco chiare e dispersive vengono abbandonate o lette distrattamente dai destinatari, che probabilmente vi telefoneranno per chiedervi spiegazioni, facenvo perdere altro tempo, oppure non capiranno proprio il contenuto e li dovrete sollecitare voi nuovamente.
I dispositivi di lettura, come abbiamo visto, sono molteplici: pc, laptop, smartphone, tablet. Chi lavora in mobilità legge soprattutto su schermi piccoli, con attenzione ridotta; se il cuore del messaggio non è all’inizio, si perde e passa oltre.
CONCLUSIONI
In conclusione, per comunicare efficacemente è utile:
– Aprire con il cuore del discorso e con l’informazione principale.
– Soddisfare subito eventuali richieste pregresse.
– Strutturare il testo della email: conclusione – argomentazione – premessa/call to action.
– Destinatari diversi richiedono messaggi mirati.
– Troppe distrazioni richiedono testi brevi: sintesi e chiarezza sono cruciali.
– Multi-device: cruciale l’immediatezza soprattutto sugli schermi piccoli.
Nei prossimi articoli tratteremo altri aspetti per ottimizzare la comunicazione via email: oggetto efficace, struttura testo, allegati, email eccessivamente lunghe.
L’obiettivo è utilizzare al meglio questo potente strumento di lavoro quotidiano per una comunicazione chiara ed efficace dentro e fuori l’ufficio.
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