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Come scrivere email efficaci: consigli pratici

Indice dei contenuti

L’email è ormai parte integrante e indispensabile del lavoro quotidiano per tutti: professionisti, collaboratori e clienti. Spesso la email (non sempre correttamente) sostituisce altre forme di comunicazione, in particolare la comunicazione telefonica e de visu. È importante dunque usare correttamente lo strumento email, perché può diventare un boomerang nella comunicazione: invece di farci risparmiare tempo, può complicare ulteriormente le cose. Un momento delicato è l’impostazione del contenuto e dell’oggetto della email. Vediamo alcuni passaggi pratici.

DUE STILI ORGANIZZATIVI DIVERSI

Esistono due approcci per strutturare il contenuto di una email: 

1) Premessa – Argomentazione – Conclusione: è il più diffuso, ma anche il meno efficace. Si inizia in modo discorsivo per arrivare solo alla fine al punto centrale; quasto può creare diversi disagi al lettore e fargli perdere la pazienza e l’attenzione. 

2) Conclusione – Argomentazione – Premessa: è il modo migliore di procedere. Si va subito al cuore del messaggio nelle prime righe, poi si argomenta e infine si conclude con una sintesi. Così il destinatario trova da subito l’informazione cruciale, non perde tempo e non si distrare dal focus della email. Se si risponde a una richiesta, ancor più importante soddisfarla subito all’inizio. Le spiegazioni e gli approfondimenti vengono dopo.

DEVICE DIFFERENTI

I destinatari delle noste email hanno caratteristiche diverse di attenzione e pazienza nella lettura; anche gli strumenti su cui leggono le email possono essere diversi: cellulare, tablet, computer fisso. La dimensione degli schermi cambia e così anche la capacità di mantenere alta l’attenzione nella lettura. Meglio, dunque, aprire con il contenuto rilevante, poi eventualmente ampliare e concludere. L’attenzione cala man mano nella lettura, ricordiamocelo sempre e nessuno ha più tempo per leggere lunghi testi.

DISTRAZIONI

Siamo tutti sommersi di input tra telefonate, email, notifiche. Pertanto, email poco chiare e dispersive vengono abbandonate o lette distrattamente dai destinatari, che probabilmente vi telefoneranno per chiedervi spiegazioni, facenvo perdere altro tempo, oppure non capiranno proprio il contenuto e li dovrete sollecitare voi nuovamente.

I dispositivi di lettura, come abbiamo visto, sono molteplici: pc, laptop, smartphone, tablet. Chi lavora in mobilità legge soprattutto su schermi piccoli, con attenzione ridotta; se il cuore del messaggio non è all’inizio, si perde e passa oltre.

CONCLUSIONI

In conclusione, per comunicare efficacemente è utile:

– Aprire con il cuore del discorso e con l’informazione principale.

– Soddisfare subito eventuali richieste pregresse.

– Strutturare il testo della email: conclusione – argomentazione – premessa/call to action.

– Destinatari diversi richiedono messaggi mirati.

– Troppe distrazioni richiedono testi brevi: sintesi e chiarezza sono cruciali.

– Multi-device: cruciale l’immediatezza soprattutto sugli schermi piccoli.

Nei prossimi articoli tratteremo altri aspetti per ottimizzare la comunicazione via email: oggetto efficace, struttura testo, allegati, email eccessivamente lunghe.

L’obiettivo è utilizzare al meglio questo potente strumento di lavoro quotidiano per una comunicazione chiara ed efficace dentro e fuori l’ufficio.

Seguitemi per altri consigli pratici e buon lavoro!

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Mario Alberto Catarozzo - Founder Partner & CEO MYPlace Communications

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    Mario Alberto Catarozzo

    Formatore, Business Coach professionista e Consulente, è specializzato nell’affiancare professionisti, manager e imprenditori nei progetti di sviluppo e riorganizzazione.
    È fondatore e CEO di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione nel business. Nella sua carriera professionale è stato dapprima professionista, poi manager e infine imprenditore. Per questa ragione conosce molto bene le dinamiche aziendali e del mondo del business. Si è formato presso le migliori scuole di coaching internazionali conseguendo le maggiori qualifiche del settore.
    Collabora con Enti, Istituzioni e Associazioni professionali e di categoria e lavora con aziende italiane e internazionali di ogni dimensione, dalle pmi alle multinazionali.
    È autore di numerosi volumi dedicati agli strumenti manageriali e di crescita personale e professionale. È direttore della collana Studi Professionali di Alpha Test Editore e autore de “Il Futuro delle professioni in Italia” edito da Teleconsul editore.
    Professional Certified Coach (PCC), presso la International Coach Federation (ICF).
    Per sapere di più sulle attività di formazione, coaching, consulenza e marketing visita i siti:

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    Per info e contatti: coach@mariocatarozzo.it.

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