Puntata n. 7 – Comunicare con i clienti e business development: ora mettete ordine con i vostri clienti

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Una volta fatto ordine in Studio e definite procedure, regole di comportamento e di gestione delle attività (policy interna), inserito un gestionale che permetta di avere tutto sincronizzato, condiviso e di limitare carte e scartoffie varie in giro per lo Studio o sulle scrivanie, è arrivato il momento di fare un po’ di chiarezza anche con i clienti attuali.

Infatti, prima di lanciarci nello sviluppo di nuova clientela, sarebbe utile sistemare le posizioni di tutti i clienti attuali. Fatta la mappatura del cliente con una scheda dedicata, sarà utile verificare se esiste il preventivo, se le tariffe che stiamo applicando sono aggiornate, se abbiamo attività fatte ancora da fatturare ecc.

Per utilizzare una metafora, è come se decidessimo: prima di rimetterci in pista per conoscere nuovi compagni, rimettiamoci un po’ “in ordine”, quindi via qualche chiletto, un nuovo taglio di capelli (le donne di solito partono da lì per comunicare che si volta pagina), una nuova macchina (gli uomini di solito partono da qui nel loro rinnovamento…), un nuovo look nell’abbigliamento e così via.

Prima di dare potenza ai motori è dunque utile fare un check dei clienti e dello Studio.

Ecco alcuni passaggi fondamentali per mettere ordine alla gestione della clientela già in portafoglio:

  1. definite una scheda cliente inserendo tutti i campi per evidenziare (dei dati che sono già in mio possesso) e raccogliere (per i dati che non ho e che mi farò dare dal cliente) le informazioni che vi interessa avere sotto mano;
  2. compilate la scheda cliente in modo dettagliato per avere un quadro sintetico (quindi solo le info indispensabili e sintetiche) delle caratteristiche e posizione di ciascun cliente;
  3. regolarizzate e aggiornate le posizioni dei clienti, emettendo note pro-forma, parcelle, preventivi, rispettivamente per le attività fatte e quelle da fare;
  4. incontrate il cliente per comunicare le novità (per esempio che da oggi tutto sarà preventivato per iscritto) e per completare la scheda (per esempio chiedendo al cliente di quali servizi o nuove modalità necessita), oppure informandolo che per la sua attività dovrebbe aver adempiuto ad una serie di incombenze, verificando insieme se così è; in mancanza voi rappresenterete la soluzione al suo inadempimento per regolarizzare la posizione (es. normativa relativa alla sicurezza e igiene sul lavoro, adempimenti amministrativi, comunicazione ;
  5. verificate se potete proporre valore al cliente con nuove vostre attività per lui, oppure se potete migliorare le modalità con cui i servizi vengono offerti (videoconferenze, invece di incontri di persona, area riservata del sito per lo scambio di documentazione ecc.);
  6. fate periodici report di aggiornamento al cliente sullo state delle sue pratiche, sul timing che sta seguendo la procedura che lo riguarda ecc.

Completate queste due fasi (razionalizzazione dell’organizzazione e delle attività dentro lo Studio e mappatura e ottimizzazione delle posizioni e relazioni con i clienti attuali) è arrivato il momento di dare attuazione alle strategie di sviluppo del business su nuovi mercati, nuovi settori, nuova clientela. Prima di partire bisogna però avere una rotta e soprattutto una meta da raggiungere. Ce ne occuperemo nella prossima puntata.

Risorse correlate

Mario Alberto Catarozzo

Mario Alberto Catarozzo è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzato nel mercato dei liberi professionisti e degli studi professionali dell’area giuridica-economica (avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti), dei manager e degli imprenditori. Founder PartnerCEO di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo del business, lavora da oltre 25 anni nel mondo delle professioni ed è Coach certificato ICF (Internationale Coach Federation), con specializzazione in PNL (Practitioner e Master Practitioner), Problem Solving e Negoziazione. Speaker in diversi programmi radio e podcast, è direttore di collana e autore di manuali e saggi. Collabora con Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulla formazione manageriale e imprenditoriale per professionisti (soft skills) e aziende.
Formatore, Business Coach professionista e Consulente, sono specializzato nel mercato dei liberi professionisti e studi professionali dell’area giuridica-economica: avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti, manager e imprenditori. Sono CEO di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione per il mondo business e da oltre 20 anni mi occupo di comunicazione ed editoria (sono stato manager in Maggioli Editore e Il Sole 24 Ore). Ho conseguito la qualifica di Licensed NLP Coach™ rilasciata dalla Society of NLP di Richard Bandler (USA) e ho due specializzazioni: Team Coach Professionista e Life Coach Professionista. Ho due livelli di specializzazione in PNL, Practitioner e Master Practitioner. Presso la STC Nardone Group mi sono formato in Problem Solving e Coaching Strategico®. Speaker al TEDxModena e al Philip Kotler Marketing Forum, collaboro con diverse Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulle tematiche soft skills e strumenti di managerialità. Sono direttore della collana Studi Professionali di Alpha Test Editore, dedicata alle soft skills e strumenti di managerialità per professionisti e studi professionali, e autore di diverse pubblicazioni in tema di soft skills e crescita personale e professionale. Sono Associate Certified Coach (ACC), presso la International Coach Federation (ICF) e Coach Professionista Associato AICP (Associazione Italiana Coach Professionisti).

Luciana Lauber

Luciana Lauber è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzata nel mercato degli studi professionali: per 20 anni General Manager di Studi Legali Internazionali, specializzata di start-up, in Italia e all’estero, e di percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. 
Da Gennaio 2020 PartnerGeneral Manager di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo business.
Professional Coach e Team Coach ICF (International Coach Federation) nonché Practitioner in PNL, con specializzazione in Consulenza Organizzazione e Marketing.

Formatore, Business Coach professionista e Consulente, sono specializzata nel mercato degli studi professionali: per anni sono stata General Manager di Studi Legali Internazionali. Mi sono occupata di start-up, in Italia e all’estero, e di percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. Sono specializzata in Organizzazione e Marketing. 
Da Gennaio 2020 sono Responsabile del Business Development per il coordinamento delle attività strategiche di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione per il mondo business.
Ho conseguito la qualifica di Professional Coach e Team Coach riconosciuta da ICF (International Coach Federation) e ho conseguito inoltre il Practitioner in PNL (Unicomunicazione Srl NLP Italy School).