Una volta fatto ordine in Studio e definite procedure, regole di comportamento e di gestione delle attività (policy interna), inserito un gestionale che permetta di avere tutto sincronizzato, condiviso e di limitare carte e scartoffie varie in giro per lo Studio o sulle scrivanie, è arrivato il momento di fare un po’ di chiarezza anche con i clienti attuali.
Infatti, prima di lanciarci nello sviluppo di nuova clientela, sarebbe utile sistemare le posizioni di tutti i clienti attuali. Fatta la mappatura del cliente con una scheda dedicata, sarà utile verificare se esiste il preventivo, se le tariffe che stiamo applicando sono aggiornate, se abbiamo attività fatte ancora da fatturare ecc.
Per utilizzare una metafora, è come se decidessimo: prima di rimetterci in pista per conoscere nuovi compagni, rimettiamoci un po’ “in ordine”, quindi via qualche chiletto, un nuovo taglio di capelli (le donne di solito partono da lì per comunicare che si volta pagina), una nuova macchina (gli uomini di solito partono da qui nel loro rinnovamento…), un nuovo look nell’abbigliamento e così via.
Prima di dare potenza ai motori è dunque utile fare un check dei clienti e dello Studio.
Ecco alcuni passaggi fondamentali per mettere ordine alla gestione della clientela già in portafoglio:
- definite una scheda cliente inserendo tutti i campi per evidenziare (dei dati che sono già in mio possesso) e raccogliere (per i dati che non ho e che mi farò dare dal cliente) le informazioni che vi interessa avere sotto mano;
- compilate la scheda cliente in modo dettagliato per avere un quadro sintetico (quindi solo le info indispensabili e sintetiche) delle caratteristiche e posizione di ciascun cliente;
- regolarizzate e aggiornate le posizioni dei clienti, emettendo note pro-forma, parcelle, preventivi, rispettivamente per le attività fatte e quelle da fare;
- incontrate il cliente per comunicare le novità (per esempio che da oggi tutto sarà preventivato per iscritto) e per completare la scheda (per esempio chiedendo al cliente di quali servizi o nuove modalità necessita), oppure informandolo che per la sua attività dovrebbe aver adempiuto ad una serie di incombenze, verificando insieme se così è; in mancanza voi rappresenterete la soluzione al suo inadempimento per regolarizzare la posizione (es. normativa relativa alla sicurezza e igiene sul lavoro, adempimenti amministrativi, comunicazione ;
- verificate se potete proporre valore al cliente con nuove vostre attività per lui, oppure se potete migliorare le modalità con cui i servizi vengono offerti (videoconferenze, invece di incontri di persona, area riservata del sito per lo scambio di documentazione ecc.);
- fate periodici report di aggiornamento al cliente sullo state delle sue pratiche, sul timing che sta seguendo la procedura che lo riguarda ecc.
Completate queste due fasi (razionalizzazione dell’organizzazione e delle attività dentro lo Studio e mappatura e ottimizzazione delle posizioni e relazioni con i clienti attuali) è arrivato il momento di dare attuazione alle strategie di sviluppo del business su nuovi mercati, nuovi settori, nuova clientela. Prima di partire bisogna però avere una rotta e soprattutto una meta da raggiungere. Ce ne occuperemo nella prossima puntata.
