La pandemia da Covid-19 ha ribaltato ogni concetto precedente sul modo di vivere e ancora di più su quello di lavorare. Tutte le aziende dalle più piccole alle più grandi hanno dovuto ripensare le strategie gestionali e operative per mantenersi competitive in un contesto rinnovato che, prevedendo una forte presenza dei dipendenti da remoto, ha incluso anche una ridefinizione della programmazione sugli investimenti IT e in generale sulla digitalizzazione. Come riporta il magazine “Economy” secondo gli analisti di Idc, la prima società mondiale di ricerche di mercato, consulenza ed eventi in ambito IT e innovazione digitale, entro un paio di anni il lavoro ibrido diventerà la regola (leggi anche “È l’ora della consulenza legale online per i professionisti“).
In particolare si prevede che:
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- il 75% delle principali aziende a livello mondiale incrementerà la propria spesa in modelli as-a-service, grazie all’incorporazione dell’home working all’interno dell’infrastruttura aziendale estesa anche l’home working;
. - oltre il 75% delle principali aziende a livello mondiale avrà fornito entro il 2023 una parità tecnica a una forza lavoro ibrida by design piuttosto che per circostanza, consentendo ai professionisti di collaborare in tempo reale, anche se a distanza.
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La transizione al digitale però non è avvenuta in un modo così deciso quanto avrebbe fatto prospettare l’avvento della pandemia, infatti sempre secondo i ricercatori di Idc circa il 70% delle aziende è certa che il volume totale delle stampe in ufficio non si modificherà in modo sensibile nonostante la diminuita presenza dei dipendenti al lavoro presso la sede dell’impresa.
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“CINQUE AZIONI DI CAMBIAMENTO PER ORGANIZZARE GLI STUDI PROFESSIONALI“.
IL ‘NEWNEW NORMAL’: IL NUOVO FRONTE DELLA REALTÀ PROFESSIONALE
Sul fronte opposto però il ‘NewNew Normal’ e la digitalizzazione ha preso piede nelle abitazioni di tutti i lavoratori, dipendenti o collaboratori, con la creazione di veri e propri uffici domestici grazie a tecnologie performanti a basso costo. Laptop e stampanti professionali compatte hanno permesso all’azienda di non interrompere il flusso operativo. Al contempo la pandemia ha imposto un cambio di paradigma e visione improntato al ridisegno del layout dell’ufficio in un’ottica di digitalizzazione dei processi e un ripensamento dei workflow document, decentralizzando la gestione documentale con stampanti distribuite per garantire la sicurezza.
L’obiettivo è ripensare a un modello che consenta la massima efficienza e produttività nel bilanciamento tra chi lavora a casa e chi lavora in ufficio, rivedendo totalmente la cultura organizzativa. Per fare questo il futuro dei luoghi di lavoro in azienda dovrà passare attraverso una trasformazione e riorganizzazione dall’impostazione attuale con tutti i lavoratori nello stesso luogo, WorkPlace, a un modello in cui i dipendenti e collaborati possano operare in spazi e fusi orari differenti, WorkSpace.
Le nuove regole imposte per il ritorno al lavoro, Green Pass, tamponi e vaccini, faranno da acceleratore a questo rinnovato contesto operativo che dovrà comunque continuare a seguire tutte le norme previste per il contenimento del virus quali distanziamento, mascherine, igiene personale, adeguata areazione e ricircolo dell’aria nei locali. In ufficio ci saranno quindi nuove abitudini, procedure e precauzioni a tutela della salute di tutti i dipendenti e dei clienti accolti nella sede dell’impresa, per limitare al minimo la probabilità di innesco di nuovi focolai a causa di contagi (leggi anche “Coronavirus e calcinculo. Vi racconto cosa accadde nel 2020.“).
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NUOVE METODOLOGIE DI LAVORO: COSA STA ACCADENDO E COSA ACCADRÀ
Nell’ambito della digitalizzazione e dell’innovazione entra in gioco il document management che si prefigge l’obiettivo di progettare e implementare strategie specifiche per mantenere il distanziamento sociale lasciando inalterata la produttività e l’efficienza delle attività aziendali. Il Balanced Deployment è una delle migliori strategie e consiste nel suddividere in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all’interno degli uffici, passando dal modello di grandi stampanti A3 dislocati in luoghi ad accesso comune a quello di più unità in formato A4 compatte e performanti posizionate nei pressi di ogni singola postazione di lavoro. Viene così eliminata la necessità per i dipendenti, al contrario di quanto accade negli open space, di stare in coda e effettuare lunghi percorsi attraverso altre aree per ritirare i documenti stampati.
L’altro elemento che aumenta il grado di digitalizzazione dell’impresa e il fattore di bilanciamento è l’aggiunta dello scanner perché consente a chiunque di utilizzarlo senza attendere che i colleghi ritirino le proprie stampe presso un unico punto. L’ultimo elemento in gioco è la decentralizzazione conseguente al posizionamento di una stampante dentro ogni reparto rispettando al contempo la regola di avere scrivanie libere per poter distanziare gli impiegati come previsto dalle normative vigenti. L’unica raccomandazione è di elevare il livello di sicurezza e distribuirlo su ogni punto stampa per evitare attacchi hacker o malfunzionamenti di rete dovuti a porte non adeguatamente protette. La figura dell’innovation manager sarà essenziale per guidare tutto il processo e determinare un futuro soddisfacente per ogni azienda (leggi anche “L’Intelligenza Artificiale applicata alla professione legale: ecco perché l’AI farà parte della professione in futuro“).
CONCLUSIONI
Nella nuova fase di ‘NewNew Normal’ le nuove regole imposte per il ritorno al lavoro, Green Pass, tamponi e vaccini, faranno da acceleratore per il rinnovamento del contesto operativo che dovrà comunque continuare a far rispettare tutte le norme previste per il contenimento del virus quali distanziamento, mascherine, igiene personale, adeguata areazione e ricircolo dell’aria. In questa situazione la digitalizzazione diventerà un fattore distintivo e premiante per l’azienda, se messa in campo in modo adeguato, oltre che di sicurezza per i lavoratori. La digitalizzazione contempla anche la riorganizzazione degli spazi e un ripensamento del luogo di lavoro con modelli as-a-service, che includerà anche il remote working, dove la decentralizzazione della gestione documentale con stampanti distribuite garantirà la sicurezza di tutti i dipendenti.
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