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Payroll specialist e AI: tutto quello che c’è da sapere

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Sappiamo che l’intelligenza artificiale (AI) è una tecnologia che permette alle macchine di imitare le capacità cognitive umane, come il riconoscimento e la generazione di immagini, la comprensione del linguaggio naturale, il ragionamento e l’apprendimento continuo. Abbiamo visto negli articoli precedenti (“Come l’office manager degli Studi professionali può utilizzare strumenti AI“) come l’AI può essere di grande supporto nelle attività dei professionisti dell’area giuridico-economica in varie attività: dalla gestione delle email alla realizzazione di bozze di pareri e di atti, dalla predisposizione di questionari alla gestione dei clienti con chatbot per il sito Internet.

Tra le varie attività dove può essere di aiuto l’intelligenza artificiale c’è anche il settore della gestione delle buste paga. Vediamo più nel dettaglio cosa può fare per diventare un supporto prezioso e far risparmiare tempo e fatica ai payroll specialist.

Chi è il payroll specialist

Cominciamo dall’inizio e diamo una definizione di payroll specialist, perché non è utilizzata con il medesimo significato in tutti gli studi di consulenza del lavoro. È il professionista con già qualche anno di esperienza alle spalle, che si occupa di elaborare le buste paga dei dipendenti delle aziende clienti, tenendo conto delle normative fiscali, previdenziali e contrattuali vigenti. Si tratta di un’attività complessa e delicata, che richiede precisione, tempestività e aggiornamento costante. Il payroll specialist deve inoltre essere in grado di rispondere alle richieste e ai dubbi dei dipendenti e dei datori di lavoro, fornendo informazioni chiare e accurate. Di solito, si distinguono i payroll specialist junior, da quelli senior, in base al grado di anzianità e relative competenze, che permettono ai secondi di fare consulenza più specifica e approfondita rispetto ai primi. Ciò li distingue dagli “addetti paga”, che di solito sono i collaboratori molto giovani che stanno imparando il mestiere, oppure sono già autonomi, ma non fanno consulenza perché ancora alle prime armi, oppure perché sono dedicati solo alle attività legate alla compilazione delle buste paga e relativi adempimenti. I payroll specialisti possono, infine, essere anche consulenti del lavoro abilitati, oppure dipendenti di studio senza tale qualifica. La differenza incide sia sulle competenze, che sulla relativa capacità di fare consulenza, al d là delle buste paga.

L’AI per automatizzare e semplificare le operazioni di payroll

Come può l’AI supportare il lavoro del payroll specialist e rendere più efficiente ed efficace il processo di elaborazione delle buste paga? Molti payroll specialist si affidano già a software gestionali per la creazione delle buste paga mensili dei dipendenti. Questi sistemi svolgono un ruolo essenziale nell’automatizzare i calcoli delle retribuzioni, l’applicazione della normativa fiscale e delle detrazioni, e la generazione dei documenti necessari. L’integrazione dell’intelligenza artificiale può portare ulteriori vantaggi e miglioramenti. Cerchiamo di capire come volgere a proprio favore gli strumenti offerti dall’intelligenza artificiale in questa attività in studio.

Vedremo, dunque, alcuni esempi concreti e casi d’uso specifici di come l’AI può essere integrata nei software gestionali per la realizzazione delle buste paga mensili dei dipendenti, offrendo vantaggi sia per i collaboratori di studio del consulente del lavoro che per le aziende clienti.

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Una delle principali applicazioni dell’AI nel campo del payroll è quella di automatizzare e semplificare le operazioni ripetitive e routinarie che richiedono molto tempo e risorse. Uno degli impieghi più evidenti dell’AI nel payroll è l’automazione dei calcoli. Queste operazioni possono includere:

  • La raccolta e la verifica dei dati dei dipendenti, come orari di lavoro, assenze, ferie, permessi, straordinari, trasferte, bonus, premi, ecc.
  • L’applicazione delle regole fiscali, previdenziali e contrattuali relative al calcolo delle retribuzioni, delle ritenute, dei contributi, delle indennità, delle detrazioni, ecc.
  • L’emissione e la distribuzione delle buste paga ai dipendenti, tramite email, portale web o app mobile.
  • La generazione e la trasmissione dei documenti e delle dichiarazioni obbligatorie agli enti competenti, come INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate, ecc.
  • La gestione dei pagamenti delle retribuzioni e dei contributi, tramite bonifico bancario, RID o altri sistemi, laddove previsto.


L’AI può svolgere queste operazioni in modo rapido, accurato e sicuro, grazie all’utilizzo di algoritmi di machine learning, che apprendono dai dati e si adattano alle variazioni. Inoltre, l’AI può utilizzare tecniche di computer vision e natural language processing per riconoscere e interpretare i documenti scritti e parlanti, come le buste paga, i contratti, le ricevute, le fatture, le email, le telefonate, ecc., e per estrarre le informazioni rilevanti da essi.

Software dotati di intelligenza artificiale per le buste paga

Uno dei compiti più time-consuming per i payroll specialist è l’inserimento manuale dei dati nei gestionali per la realizzazione delle buste paga. Qui l’AI può fornire un contributo significativo grazie alle tecniche di Optical Character Recognition (OCR) e Natural Language Processing (NLP). Le software house italiane si stanno attrezzando in questi mesi per integrare i propri gestionali e prodotti software con l’intelligenza artificiale, così come molti editori specializzati. Citiamo qui alcuni esempi di software a livello internazionale (validi anche in Italia) dotato di AI che possono automatizzare e semplificare le operazioni di payroll.

Per esempio, PayFit, una piattaforma cloud che permette di gestire il payroll e le risorse umane in modo integrato e intuitivo. PayFit si basa su un motore di calcolo intelligente che applica le regole fiscali, previdenziali e contrattuali in vigore in diversi paesi europei, tra cui l’Italia. PayFit consente di inserire e modificare i dati dei dipendenti, di generare e inviare le buste paga, di effettuare i pagamenti, di produrre e trasmettere i documenti obbligatori, di creare report e statistiche, e di comunicare con i dipendenti e gli enti attraverso una chat integrata.

Un altro esempio è il software Rossum o Hypatos che consentono di estrarre automaticamente i dati rilevanti da documenti non strutturati come email, pdf o immagini, sia tramite OCR che comprensione del linguaggio naturale.

Immaginiamo che un payroll specialist riceva via email i dati sulle ore lavorate e sulle ferie/permessi di un dipendente in un file pdf o immagine. Invece di dover aprire il file, leggere i dati e inserirli manualmente nel gestionale, potrà semplicemente caricare il file nel software di AI. Questo estrarrà in automatico i dati chiave come nome del dipendente, ore lavorate, giorni di ferie/permessi e li inserirà nei campi corrispondenti del gestionale, con la possibilità per l’operatore di verificare e confermare. In questo modo si risparmia tempo prezioso ed energie, riducendo anche il rischio di errori di digitazione.

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L’AI per migliorare la qualità e la conformità del payroll

Un altro vantaggio dell’AI nel campo del payroll è quello di migliorare la qualità e la conformità del processo di elaborazione delle buste paga, riducendo gli errori, le incongruenze e le violazioni delle norme. Questo aspetto è fondamentale per garantire la soddisfazione e la fiducia dei dipendenti e dei datori di lavoro, nonché per evitare sanzioni e contenziosi da parte degli enti di controllo. L’AI può contribuire a migliorare la qualità e la conformità del payroll in diversi modi, tra cui:

  • La validazione e il controllo dei dati dei dipendenti, per verificare la correttezza e la completezza delle informazioni inserite e per segnalare eventuali anomalie, discrepanze o incongruenze.
  • L’aggiornamento e l’allineamento delle regole fiscali, previdenziali e contrattuali, per tenere conto delle novità legislative, dei cambiamenti di aliquota, dei nuovi accordi sindacali, ecc.
  • La verifica e il monitoraggio delle operazioni di payroll, per controllare che siano state eseguite correttamente e in tempo, e per rilevare e correggere eventuali errori di calcolo, di emissione, di pagamento o di trasmissione.
  • L’audit e la revisione del payroll, per effettuare analisi approfondite e verifiche incrociate dei dati e dei documenti relativi al payroll, e per identificare e risolvere eventuali irregolarità, incongruenze o violazioni delle norme.

Per citare un esempio italiano, in questo caso, prendiamo il software dotato di AI che può migliorare la qualità e la conformità del payroll di Zucchetti, HR Infinity, una soluzione cloud che offre una suite completa di funzionalità per la gestione del personale e del payroll. Zucchetti HR Infinity si basa su un motore di elaborazione intelligente che applica le regole fiscali, previdenziali e contrattuali italiane e internazionali. Zucchetti HR Infinity permette di validare e controllare i dati dei dipendenti, di aggiornare e allineare le regole di payroll, di verificare e monitorare le operazioni di payroll, e di effettuare audit e revisioni del payroll. Inoltre, Zucchetti HR Infinity integra moduli dedicati alla gestione delle risorse umane, come la selezione, la formazione, la valutazione, il welfare, e molto altro ancora.

Anomaly detection e controlli automatici grazie all’apprendimento automatico

Sempre per rimanere in quest’area dei controlli e verifiche per l’individuazione di anomalie e incongruenze nei dati, gli algoritmi di machine learning opportunamente addestrati sono in grado di “imparare” quali sono i valori e gli andamenti normali per ogni voce della busta paga di ciascun dipendente. Confrontando i dati del mese corrente con lo storico, questi sistemi possono segnalare in automatico anomalie come ore lavorate eccessive o insufficienti, importi fuori scala, incongruenze tra dati (es. permessi che non scalano il monte ferie a disposizione).

Esistono già software italiani e internazionali (utilizzabili in Italia con la nostra normativa) che incorporano funzioni di questo tipo. Il payroll specialist potrà quindi impostare nel gestionale una funzione di controllo automatico pre-cedolino basata su AI. Prima di effettuare l’elaborazione definitiva della busta paga, il sistema analizzerà i dati del mese e segnalerà eventuali anomalie, consentendo all’operatore di verificarle ed eventualmente correggerle. Anche in questo caso, si tratta di automatizzare controlli che richiederebbero molto tempo per essere effettuati manualmente a campione con il rischio di non individuare incongruenze.

L’AI per ottimizzare e personalizzare il payroll

Un ulteriore beneficio dell’AI nel campo del payroll è quello di ottimizzare e personalizzare il processo di elaborazione delle buste paga, offrendo soluzioni su misura e adattabili alle esigenze e alle preferenze dei dipendenti e dei datori di lavoro. Questo aspetto è importante per aumentare l’engagement e la motivazione dei dipendenti, nonché per favorire la fidelizzazione e la crescita dei clienti.

L’AI può contribuire a ottimizzare e personalizzare il payroll in diversi modi:

  • La simulazione e la prospettiva del payroll, per consentire ai dipendenti e ai datori di lavoro di visualizzare in anticipo l’importo e la composizione della busta paga, e di effettuare simulazioni e confronti con altri periodi, contratti o scenari.
  • La flessibilità e la customizzazione del payroll, per permettere ai dipendenti e ai datori di lavoro di scegliere e modificare le modalità e le opzioni di payroll, come la frequenza, il canale, il formato, il livello di dettaglio, il metodo di pagamento, ecc.
  • L’analisi e la consulenza del payroll, per fornire ai dipendenti e ai datori di lavoro informazioni e consigli utili e personalizzati sul payroll, come le spiegazioni dei termini tecnici, i suggerimenti per il risparmio fiscale, le opportunità di welfare, le soluzioni di previdenza integrativa, ecc.
  • L’interazione e la comunicazione del payroll, per facilitare il dialogo e lo scambio di informazioni tra i dipendenti e i datori di lavoro, e tra questi e i consulenti del lavoro, tramite canali multimediali e interattivi, come chatbot, assistenti vocali, videochiamate, ecc.

Classificazione automatica di voci variabili delle buste paga

Nelle buste paga sono spesso presenti voci variabili come straordinari, bonus, rimborsi, trattenute una tantum. Classificare correttamente queste voci nelle categorie previste dal gestionale (es. distinguere tra straordinario diurno, notturno, festivo) può essere più o meno complesso e richiede tempo. Anche qui l’intelligenza artificiale può venire in aiuto, grazie ad algoritmi di classificazione testuale che analizzano la descrizione di ogni voce variabile individuandone automaticamente la categoria più appropriata sulla base di regole predefinite e di esempi passati. Il payroll specialist definirà nel gestionale le categorie di voci ammesse, associando a ciascuna una serie di parole chiave e criteri (es. orario 20:00-08:00 => straordinario notturno). Al momento di inserire le voci variabili comunicate dall’azienda cliente, sarà possibile avviare la funzione di classificazione automatica che proporrà per ogni voce la categoria più idonea. L’operatore potrà verificare le proposte, modificandole se necessario, per poi confermare l’inserimento. Ciò velocizzerà sensibilmente il processo di data entry delle voci variabili riducendo anche il rischio di errori di classificazione.

Risposte automatiche ai dipendenti con l’AI

I collaboratori di studio payroll dedicano spesso molto tempo a rispondere al telefono o via email a quesiti e richieste di chiarimenti che arrivano dai dipendenti delle aziende clienti, riguardanti voci e importi della busta paga. In molti casi si tratta di domande standard e ripetitive, che richiedono risposte analoghe per le quali l’AI può fornire un valido ausilio. È possibile, pertanto, personalizzare chatbot da inserire sul sito Internet di studio, basati su tecnologie di NLP e sulla knowledge dello studio, per automatizzare le risposte alla maggior parte delle richieste più comuni dei clienti.

Questi assistenti virtuali specializzati possono rispondere ai quesiti dei dipendenti (delle aziende clienti) attingendo alle informazioni presenti nel database che è stato personalizzato con le informazioni e i documenti scelti dallo studio.

Il dipendente potrà così chieder al chatbot chiarimenti su voci come paga base, contingenza, straordinari, trattenute, ottenendo risposte puntuali e personalizzate. Solo le domande più complesse o atipiche che il chatbot non è in grado di gestire, oppure quelle che si preferisce gestire “manualmente” in studio da parte di un collaboratore, verranno inoltrate all’operatore umano. In questo modo si potranno coniugare necessità di risparmio di tempo ed efficientamento delle attività, con il mantenimento di una relazione diretta con il cliente per la fidelizzazione dello stesso. Da non sottovalutare, poi, che i chatbot basati sull’AI possono rispondere alle domande dei dipendenti sulle loro buste paga, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Esempi e casi d’uso dell’AI per payroll specialist e consulenti del lavoro

Facciamo alcuni esempi, giusto per dare l’idea di come può essere utile e flessibile l’AI nel supporto ai payroll specialist:

Caso 1
Un'azienda manifatturiera utilizza un software di AI per automatizzare l'inserimento dei dati relativi alle ore lavorate dai dipendenti. Il software estrae automaticamente i dati dalle schede di registrazione dei tempi e li inserisce nel sistema di gestione paghe. Questo elimina la necessità di un inserimento manuale dei dati, che è soggetto a errori.
Caso 2
Uno studio di consulenza del lavoro utilizza un software di AI per verificare la conformità delle buste paga dei propri clienti alle normative fiscali e lavoristiche. Il software identifica automaticamente potenziali problemi di conformità e fornisce suggerimenti su come risolverli. Questo aiuta lo studio di consulenza del lavoro a ridurre il rischio di sanzioni per i propri clienti.
Caso 3
Un'azienda di vendita al dettaglio utilizza un software di AI per analizzare i dati relativi alle buste paga per identificare tendenze nei costi di manodopera. Queste informazioni vengono utilizzate per ottimizzare la pianificazione del personale e ridurre i costi.

Le nostre conclusioni

In conclusione, l’intelligenza artificiale rappresenta un’opportunità significativa per i payroll specialist che vogliono aumentare efficienza e accuratezza nella realizzazione delle buste paga. Sfruttando tecnologie di OCR e NLP per l’inserimento automatico dei dati, di anomaly detection per i controlli pre-cedolino, di classificazione per l’assegnazione delle voci variabili e di chatbot per rispondere alle domande standard dei dipendenti, i collaboratori di studio possono risparmiare tempo prezioso da dedicare ad attività a maggior valore. I modelli predittivi consentono inoltre di fornire analisi approfondite sull’andamento del costo del lavoro. Tutto questo mantenendo il pieno controllo umano e la supervisione sui processi grazie all’integrazione dell’AI all’interno dei gestionali payroll in uso. In un contesto in cui i costi e la complessità legati all’elaborazione delle buste paga sono in costante aumento, l’intelligenza artificiale può così divenire un alleato strategico per il payroll specialist evoluto.

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Mario Alberto Catarozzo - Founder Partner & CEO MYPlace Communications

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    Mario Alberto Catarozzo

    Formatore, Business Coach professionista e Consulente, è specializzato nell’affiancare professionisti, manager e imprenditori nei progetti di sviluppo e riorganizzazione.
    È fondatore e CEO di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione nel business. Nella sua carriera professionale è stato dapprima professionista, poi manager e infine imprenditore. Per questa ragione conosce molto bene le dinamiche aziendali e del mondo del business. Si è formato presso le migliori scuole di coaching internazionali conseguendo le maggiori qualifiche del settore.
    Collabora con Enti, Istituzioni e Associazioni professionali e di categoria e lavora con aziende italiane e internazionali di ogni dimensione, dalle pmi alle multinazionali.
    È autore di numerosi volumi dedicati agli strumenti manageriali e di crescita personale e professionale. È direttore della collana Studi Professionali di Alpha Test Editore e autore de “Il Futuro delle professioni in Italia” edito da Teleconsul editore.
    Professional Certified Coach (PCC), presso la International Coach Federation (ICF).
    Per sapere di più sulle attività di formazione, coaching, consulenza e marketing visita i siti:

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    Per info e contatti: coach@mariocatarozzo.it.

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