Ottimizzare i tempi nella professione: come gestire le email in Studio

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L’email è diventata compagna onnipresente delle nostre giornate. Siamo talmente abituati ad interagire con questo strumento che se per un po’ non ne riceviamo una sorge una sorta di disagio, di preoccupazione che il client di posta non funzioni, che non vi sia connessione Internet…insomma notiamo un qualcosa di strano rispetto alla “normalità”. E già questa considerazione parla da sé…

L’uso della email anche nell’esercizio della professione è diventato imprescindibile: sul computer di Studio o sui device mobili le email scandiscono le giornate lavorative. Non sempre ci si è soffermati, tuttavia, a considerare l’effettiva utilità, e quindi il miglior utilizzo dello strumento posta elettronica, né a considerare le diverse tipologie di email.

La posta elettronica nasce per sostituire la posta cartacea, quindi principalmente per supportare allegati (attachment). Comoda, indubbiamente, pian piano si afferma come un veloce strumento di comunicazione per prendere accordi, per trasmettere informazioni, per confrontarsi, per chiarirsi e…come prova documentale! Quest’ultima funzione ben presto prende il sopravvento nelle abitudini collettive: scrivo tutto e tengo tutto, non si sa mai che un giorno mi serva come prova… E così le caselle di posta elettronica, giorno dopo giorno, si gonfiano secondo un processo alluvionale di sedimentazione cronologica. Ben pochi, infatti, organizzano la posta elettronica ricevuta e inviata in cartelle dedicate al cliente, alla pratica, al progetto; la maggior parte lascia depositare nel calderone del tempo email dopo email, sapendo che all’occorrenza con una veloce ricerca per mittente o per oggetto…salterà fuori dal mucchio. Nelle organizzazioni, poi, e in questo anche gli studi professionali non si sottraggono, alle email inviate a noi come destinatari si sommano le email ricevute in copia conoscenza (Cc) o in copia conoscenza nascosta (Ccn) dei nostri collaboratori che, perché non si sa mai, per delega ricevuta o semplicemente per abitudine, ci mettono in copia (dove restiamo poi in tutta la sequela di risposte e controrisposte).

Ci siamo mai chiesti a fronte dei potenziali vantaggi quali possono essere i costi in termini di tempo e di stress? Ogni email ricevuta richiede attenzione, da pochi secondi a minuti, ma intanto richiama la nostra attenzione. Ciò, quando stiamo facendo altri lavori, comporta dover staccare da ciò che si sta facendo e occuparsi della email, non fosse altro per vedere mittente e oggetto e così valutare il da farsi. Dopodiché bisogna riprendere, con nuovo sforzo di concentrazione, l’attività interrotta. Provate a moltiplicare per decine e decine di volte questa operazione durante la giornata e capirete quanto tempo ed energia è dedicata a questa attività che frammenta e interrompe di continuo il flusso del vostro lavoro. Molti lo chiamano multitasking; in realtà, tale abitudine non porta a ridurre i tempi di lavoro, bensì ad aumentarli e con essi lo stress.

Esiste una soluzione? Ma certo. Prima di tutto è utile prendere consapevolezza delle nostre abitudini quotidiane in fatto di email. Quante ne mandiamo, di che tipo, a che fine, a chi? E poi: quante ne riceviamo, quante interne dai collaboratori e quante esterne dai clienti? Potremmo continuare chiedendoci come le gestiamo: rispondiamo subito a tutte per l’ansia di dimenticarci? Rispondiamo solo alle più urgenti? Solo alle più importanti? Le altre le segniamo come “da leggere”, così da non dimenticarsi? Organizziamo le email nel client di posta, eliminando quelle inutili e archiviando con un criterio le altre, così da poterle recuperare facilmente? Siamo consapevoli dello scopo che intendiamo raggiungere con la nostra email o la utilizziamo flat, per tutte le stagioni?

Esistono a questo proposito email organizzative, informative, interlocutorie, decisionali, di supporto ad allegati, di aggiornamento, formative, promozionali, riassuntive. E poi esiste, sopra tutte, la email con funzione documentale, a memoria dei posteri, non si sa mai.

La email è un argomento ampio che richiede più di un approfondimento, che faremo a puntate. Ricordiamoci, per concludere, che la email non nasce per gestire situazioni di urgenza, bensì per comunicare in modo più veloce e per raggiungere il destinatario nelle situazioni più disparate in cui non può rispondere a telefono (in riunione, una volta sceso dall’aereo, finita l’udienza, in vacanza, fuori dall’orario di ufficio ecc.). Infine, ricordiamoci che la email è uno strumento di comunicazione che, in quanto utilizza il solo canale comunicativo verbale (scritto in questo caso), si presta particolarmente ad equivoci: chi scrive, infatti, codifica nelle parole utilizzate una propria intenzione, ma chi legge interpreta in base al momento, allo stato d’animo, alle conoscenze, alla propria esperienza e ai propri filtri il messaggio attribuendogli significati che potrebbero essere distanti dalle intenzioni del mittente. Provate a pensare quante volte avete scritto una email con una intenzione e il destinatario ne ha percepito e ricostruito un messaggio completamente diverso. La email non andrebbe usata, dunque, mai per chiarimenti o confronti; molto meglio il telefono e ancor di più un bel confronto vis a vis.

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Mario Alberto Catarozzo

Mario Alberto Catarozzo è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzato nel mercato dei liberi professionisti e degli studi professionali dell’area giuridica-economica (avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti), dei manager e degli imprenditori. Founder PartnerCEO di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo del business, lavora da oltre 25 anni nel mondo delle professioni ed è Coach certificato ICF (Internationale Coach Federation), con specializzazione in PNL (Practitioner e Master Practitioner), Problem Solving e Negoziazione. Speaker in diversi programmi radio e podcast, è direttore di collana e autore di manuali e saggi. Collabora con Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulla formazione manageriale e imprenditoriale per professionisti (soft skills) e aziende.
Formatore, Business Coach professionista e Consulente, sono specializzato nel mercato dei liberi professionisti e studi professionali dell’area giuridica-economica: avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti, manager e imprenditori. Sono CEO di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione per il mondo business e da oltre 20 anni mi occupo di comunicazione ed editoria (sono stato manager in Maggioli Editore e Il Sole 24 Ore). Ho conseguito la qualifica di Licensed NLP Coach™ rilasciata dalla Society of NLP di Richard Bandler (USA) e ho due specializzazioni: Team Coach Professionista e Life Coach Professionista. Ho due livelli di specializzazione in PNL, Practitioner e Master Practitioner. Presso la STC Nardone Group mi sono formato in Problem Solving e Coaching Strategico®. Speaker al TEDxModena e al Philip Kotler Marketing Forum, collaboro con diverse Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulle tematiche soft skills e strumenti di managerialità. Sono direttore della collana Studi Professionali di Alpha Test Editore, dedicata alle soft skills e strumenti di managerialità per professionisti e studi professionali, e autore di diverse pubblicazioni in tema di soft skills e crescita personale e professionale. Sono Associate Certified Coach (ACC), presso la International Coach Federation (ICF) e Coach Professionista Associato AICP (Associazione Italiana Coach Professionisti).

Luciana Lauber

Luciana Lauber è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzata nel mercato degli studi professionali: per 20 anni General Manager di Studi Legali Internazionali, specializzata di start-up, in Italia e all’estero, e di percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. 
Da Gennaio 2020 PartnerGeneral Manager di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo business.
Professional Coach e Team Coach ICF (International Coach Federation) nonché Practitioner in PNL, con specializzazione in Consulenza Organizzazione e Marketing.

Formatore, Business Coach professionista e Consulente, sono specializzata nel mercato degli studi professionali: per anni sono stata General Manager di Studi Legali Internazionali. Mi sono occupata di start-up, in Italia e all’estero, e di percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. Sono specializzata in Organizzazione e Marketing. 
Da Gennaio 2020 sono Responsabile del Business Development per il coordinamento delle attività strategiche di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione per il mondo business.
Ho conseguito la qualifica di Professional Coach e Team Coach riconosciuta da ICF (International Coach Federation) e ho conseguito inoltre il Practitioner in PNL (Unicomunicazione Srl NLP Italy School).