Organizzazione dello Studio professionale: organigramma e funzionigramma

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Una tempesta, questo è ciò che ha investito il mercato professionale cogliendo impreparati i professionisti. E questa tempesta pare destinata a durare a lungo. Dopo, nulla sarà più come prima. Forse meglio, chissà, ma diverso.

Questa è in estrema sintesi la situazione che il mondo professionale sta vivendo in questi anni di profondo cambiamento culturale.

Se di una tempesta si tratta, meglio attrezzarsi a dovere, cosa dite?! Non ci imbarcheremmo mai su una banca a vela o a remi se davanti a noi ci fosse un urgano da affrontare; in quel caso cercheremmo l’imbarcazione che possa garantire la maggior sicurezza possibile.

Bene, proviamo a traslare nel settore professionale l’esempio fatto per capire se le scelte che stiamo operando sono dettate da una strategia, oppure da abitudine.

L’organizzazione diventa così l’imbarcazione con cui ci apprestiamo ad affrontare il futuro, che poi sia fatto di tempeste e uragani lo vedremo, intanto ciò che sappiamo è che di turbolenza e mare mosso ce ne sarà parecchio.

Che fare? Organizzarsi è la parola magica! Organizzarsi, strutturarsi, rinforzarsi mantenendo molta flessibilità. Ma come – si potrebbe pensare – le due cose non sono antitetiche? Non proprio. Infatti bisognerà imparare ad avere i piedi per terra ed essere molto organizzati e nello stesso tempo avere una mente aperta che sappia essere lungimirante e sappia velocemente apportare gli adeguamenti del caso, prima di esserne costretti.

Se la struttura organizzativa che man mano si va delineando come per la maggiore è lo Studio associato, questo comporta chiarezza di ruoli e funzioni al suo interno, procedure definite e condivise, obiettivi e vision comune, capacità relazionali al proprio interno, piani di crescita delle persone, cura dell’immagine e dei particolari, modelli di business. Senza è come avere una grande zattera alla deriva.

Ciò che nella mia attività di coach e consulente per gli studi professionali spesso noto è la mancanza di un funzionigramma chiaro e definito (chi fa che cosa), oppure la sua presenza senza una reale corrispondenza di ruoli e funzioni nella realtà. Detto in altro modo, in alcuni casi manca un funzionigramma sulla carta, in altri resta solo sulla carta.

Chiariamo subito che ruolo e funzione non necessariamente coincidono. Possiamo avere più persone che occupano lo stesso ruolo, ma con funzioni diverse, per esempio.

L’organigramma indica quali saranno gli organi, appunto, dell’organizzazione (cuore, polmoni, fegato); il funzionigramma indica cosa ciascuno è chiamato a fare (pompare sangue, ossigenarlo, depurarlo). Le due cose sono necessarie e avere solo una delle due vuol dire lasciare buchi nell’organizzazione che si manifesteranno presto sotto forma di inefficienza.

Facciamo un esempio di come potrebbe essere un organigramma in uno Studio associato:

–       Comitato dei soci

–       Managing partner

–       Partners

–       Associates

–       Of Counsel

–       Responsabile si sede

–       Responsabile di divisione (team leader) o practice area

–       Office manager

–       Responsabile privacy

–       Responsabile qualità

–       Responsabile IT

–       Responsabile marketing e comunicazione

–       Responsabile Formazione

–       Responsabile HR

–       Responsabile amministrazione

–       Responsabile segreteria

Le relazioni gerarchica e funzionale tra i vari organi potrà variare da struttura a struttura, così come i compiti. Il funzionigramma serve proprio a quello, a definire chi fa che cosa. È importante? È fondamentale:

  • prima di tutto perché in questo modo è data una delega ufficiale con relativo perimetro di azione in modo che non ci si pestino i piedi e nello stesso tempo non restino vuoti (nessuno fa certe cose);
  • in secondo luogo, ciascuno in Studio saprà a chi si deve rivolgere per ogni esigenza;
  • in terzo luogo perché chi ha delegata una certa funzione non solo provvederà a gestirla, ma dovrà renderne conto e sollecitare interventi;
  • in quarto luogo, perché solo in qesto modo potremo garantire efficienza, senza spreco di tempo inutile con attività duplicate, fatte da chi non sa le cose o con dietrofront improvvisi a seconda di chi ci mette mano.

Entreremo più nel dettaglio nelle prossime puntate, per ora cominciate a mettere mano all’organizzazione e alla distribuzione di funzioni. in modo chiaro, mi raccomando.

Buon lavoro! 

Risorse correlate

Mario Alberto Catarozzo

Mario Alberto Catarozzo è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzato nel mercato dei liberi professionisti e degli studi professionali dell’area giuridica-economica (avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti), dei manager e degli imprenditori. Founder PartnerCEO di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo del business, lavora da oltre 25 anni nel mondo delle professioni ed è Coach certificato ICF (Internationale Coach Federation), con specializzazione in PNL (Practitioner e Master Practitioner), Problem Solving e Negoziazione. Speaker in diversi programmi radio e podcast, è direttore di collana e autore di manuali e saggi. Collabora con Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulla formazione manageriale e imprenditoriale per professionisti (soft skills) e aziende.
Formatore, Business Coach professionista e Consulente, sono specializzato nel mercato dei liberi professionisti e studi professionali dell’area giuridica-economica: avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti, manager e imprenditori. Sono CEO di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione per il mondo business e da oltre 20 anni mi occupo di comunicazione ed editoria (sono stato manager in Maggioli Editore e Il Sole 24 Ore). Ho conseguito la qualifica di Licensed NLP Coach™ rilasciata dalla Society of NLP di Richard Bandler (USA) e ho due specializzazioni: Team Coach Professionista e Life Coach Professionista. Ho due livelli di specializzazione in PNL, Practitioner e Master Practitioner. Presso la STC Nardone Group mi sono formato in Problem Solving e Coaching Strategico®. Speaker al TEDxModena e al Philip Kotler Marketing Forum, collaboro con diverse Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulle tematiche soft skills e strumenti di managerialità. Sono direttore della collana Studi Professionali di Alpha Test Editore, dedicata alle soft skills e strumenti di managerialità per professionisti e studi professionali, e autore di diverse pubblicazioni in tema di soft skills e crescita personale e professionale. Sono Associate Certified Coach (ACC), presso la International Coach Federation (ICF) e Coach Professionista Associato AICP (Associazione Italiana Coach Professionisti).

Luciana Lauber

Luciana Lauber è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzata nel mercato degli studi professionali: per 20 anni General Manager di Studi Legali Internazionali, specializzata di start-up, in Italia e all’estero, e di percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. 
Da Gennaio 2020 PartnerGeneral Manager di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo business.
Professional Coach e Team Coach ICF (International Coach Federation) nonché Practitioner in PNL, con specializzazione in Consulenza Organizzazione e Marketing.

Formatore, Business Coach professionista e Consulente, sono specializzata nel mercato degli studi professionali: per anni sono stata General Manager di Studi Legali Internazionali. Mi sono occupata di start-up, in Italia e all’estero, e di percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. Sono specializzata in Organizzazione e Marketing. 
Da Gennaio 2020 sono Responsabile del Business Development per il coordinamento delle attività strategiche di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione per il mondo business.
Ho conseguito la qualifica di Professional Coach e Team Coach riconosciuta da ICF (International Coach Federation) e ho conseguito inoltre il Practitioner in PNL (Unicomunicazione Srl NLP Italy School).