Come organizzarsi in Studio: staff e professionisti insieme per uno studio moderno ed efficiente

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Parliamo di futuro, ma per molti studi professionali è già da tempo realtà. Lo studio professionale si sta organizzando, questo è un dato. Come abbiamo più volte affrontato in questo blog, il trend in atto negli ultimi anni punta verso uno studio professionale organizzato sul modello di una piccola (o grande) azienda. Si va verso gli studi associati e le Stp.

È il mercato che oggi richiede strutture più articolate ed efficienti, che sappiano fornire al cliente consulenza mirata, efficace, veloce senza perdere la qualità, anzi possibilmente incrementandola grazie alle specializzazioni presenti in studio. E possibilmente contenendo i costi…

Lo studio legale, lo studio del consulente del lavoro, come lo studio del commercialista si sono così incamminati verso una riorganizzazione di ruoli e funzioni, di ritmi e abitudini, nonché, prima di tutto di mentalità. È così che si va delineando anche negli studi di minori dimensioni la figura dell’office manager e dello staff di studio. Ma che ruolo ha in studio tale figura?

L’office manager è colui che si occupa di tutti gli aspetti relativi alla vita dell’organizzazione: cura la logistica (per esempio, spostamenti di scrivanie o di persone all’interno dello studio), l’approvvigionamento del materiale di cancelleria (per molti studi la segretaria funge da office manager), la gestione della contrattualistica relativa a locazione dell’immobile, contratti con fornitori (per esempio, di stampanti o di macchinette del caffè), piuttosto che gli compete la gestione del personale di pulizia degli uffici o di tutto ciò che riguarda l’organizzazione della vita nello studio (far stampare i biglietti da visita esauriti, gestire l’aggiornamento del software di studio, gestire gli operai per la manutenzione dei locali di studio e così via).

Negli studi di minori dimensioni l’office manager spesso coincide con la segretaria che contemporaneamente svolge funzione di segreteria, receptionist, logistica e prima contabilità. Negli studi di più ampie dimensioni, invece, questi ruoli sono spesso diversificati: la receptionist si occupa solo di ricevere i clienti e rispondere a telefono, mentre la segretaria funge da segretaria personale e/o di team di supporto alle attività del o dei professionisti: tenuta dell’agenda, battitura email e gestione della posta, attività delegate. Negli studi di grandi dimensioni strutturati come aziende, tutti questi ruoli sono distinti e considerati staff dello studio, distinti dai professionals.

Troviamo così:

–       office manager, con funzioni di gestione logistica e organizzazione dello studio

–       addetti alla contabilità (amministrazione)

–       responsabili HR (ufficio personale)

–       responsabili del centro studi (knowledge management, aggiornamento normativo, tenuta della biblioteca di studio, corsi di formazione interni)

–       addetti alla comunicazione (ufficio comunicazione)

–       addetti al marketing e al business development (ufficio marketing e BD)

–       direttore generale, che gestisce tutte queste figure

–     managing partner, il professionista a cui viene delegato il compito di tradurre in operatività le decisioni del consiglio direttivo di studio.

Va specificato che ciascuno studio si organizza nel modo che gli è più funzionale, per cui spesso le qualifiche non rivestono gli stessi compiti da uno studio all’altro. Questa rappresentazione serve solo come primo punto di riferimento per sapere come è possibile organizzare la struttura di studio, laddove si volesse dare una veste più pianificata e articolata all’attività professionale.

Risorse correlate

Mario Alberto Catarozzo

Mario Alberto Catarozzo è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzato nel mercato dei liberi professionisti e degli studi professionali dell’area giuridica-economica (avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti), dei manager e degli imprenditori. Founder PartnerCEO di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo del business, lavora da oltre 25 anni nel mondo delle professioni ed è Coach certificato ICF (Internationale Coach Federation), con specializzazione in PNL (Practitioner e Master Practitioner), Problem Solving e Negoziazione. Speaker in diversi programmi radio e podcast, è direttore di collana e autore di manuali e saggi. Collabora con Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulla formazione manageriale e imprenditoriale per professionisti (soft skills) e aziende.
Formatore, Business Coach professionista e Consulente, sono specializzato nel mercato dei liberi professionisti e studi professionali dell’area giuridica-economica: avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti, manager e imprenditori. Sono CEO di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione per il mondo business e da oltre 20 anni mi occupo di comunicazione ed editoria (sono stato manager in Maggioli Editore e Il Sole 24 Ore). Ho conseguito la qualifica di Licensed NLP Coach™ rilasciata dalla Society of NLP di Richard Bandler (USA) e ho due specializzazioni: Team Coach Professionista e Life Coach Professionista. Ho due livelli di specializzazione in PNL, Practitioner e Master Practitioner. Presso la STC Nardone Group mi sono formato in Problem Solving e Coaching Strategico®. Speaker al TEDxModena e al Philip Kotler Marketing Forum, collaboro con diverse Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulle tematiche soft skills e strumenti di managerialità. Sono direttore della collana Studi Professionali di Alpha Test Editore, dedicata alle soft skills e strumenti di managerialità per professionisti e studi professionali, e autore di diverse pubblicazioni in tema di soft skills e crescita personale e professionale. Sono Associate Certified Coach (ACC), presso la International Coach Federation (ICF) e Coach Professionista Associato AICP (Associazione Italiana Coach Professionisti).

Luciana Lauber

Luciana Lauber è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzata nel mercato degli studi professionali: per 20 anni General Manager di Studi Legali Internazionali, specializzata di start-up, in Italia e all’estero, e di percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. 
Da Gennaio 2020 PartnerGeneral Manager di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo business.
Professional Coach e Team Coach ICF (International Coach Federation) nonché Practitioner in PNL, con specializzazione in Consulenza Organizzazione e Marketing.

Formatore, Business Coach professionista e Consulente, sono specializzata nel mercato degli studi professionali: per anni sono stata General Manager di Studi Legali Internazionali. Mi sono occupata di start-up, in Italia e all’estero, e di percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. Sono specializzata in Organizzazione e Marketing. 
Da Gennaio 2020 sono Responsabile del Business Development per il coordinamento delle attività strategiche di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione per il mondo business.
Ho conseguito la qualifica di Professional Coach e Team Coach riconosciuta da ICF (International Coach Federation) e ho conseguito inoltre il Practitioner in PNL (Unicomunicazione Srl NLP Italy School).