Parliamo di futuro, ma per molti studi professionali è già da tempo realtà. Lo studio professionale si sta organizzando, questo è un dato. Come abbiamo più volte affrontato in questo blog, il trend in atto negli ultimi anni punta verso uno studio professionale organizzato sul modello di una piccola (o grande) azienda. Si va verso gli studi associati e le Stp.
È il mercato che oggi richiede strutture più articolate ed efficienti, che sappiano fornire al cliente consulenza mirata, efficace, veloce senza perdere la qualità, anzi possibilmente incrementandola grazie alle specializzazioni presenti in studio. E possibilmente contenendo i costi…
Lo studio legale, lo studio del consulente del lavoro, come lo studio del commercialista si sono così incamminati verso una riorganizzazione di ruoli e funzioni, di ritmi e abitudini, nonché, prima di tutto di mentalità. È così che si va delineando anche negli studi di minori dimensioni la figura dell’office manager e dello staff di studio. Ma che ruolo ha in studio tale figura?
L’office manager è colui che si occupa di tutti gli aspetti relativi alla vita dell’organizzazione: cura la logistica (per esempio, spostamenti di scrivanie o di persone all’interno dello studio), l’approvvigionamento del materiale di cancelleria (per molti studi la segretaria funge da office manager), la gestione della contrattualistica relativa a locazione dell’immobile, contratti con fornitori (per esempio, di stampanti o di macchinette del caffè), piuttosto che gli compete la gestione del personale di pulizia degli uffici o di tutto ciò che riguarda l’organizzazione della vita nello studio (far stampare i biglietti da visita esauriti, gestire l’aggiornamento del software di studio, gestire gli operai per la manutenzione dei locali di studio e così via).
Negli studi di minori dimensioni l’office manager spesso coincide con la segretaria che contemporaneamente svolge funzione di segreteria, receptionist, logistica e prima contabilità. Negli studi di più ampie dimensioni, invece, questi ruoli sono spesso diversificati: la receptionist si occupa solo di ricevere i clienti e rispondere a telefono, mentre la segretaria funge da segretaria personale e/o di team di supporto alle attività del o dei professionisti: tenuta dell’agenda, battitura email e gestione della posta, attività delegate. Negli studi di grandi dimensioni strutturati come aziende, tutti questi ruoli sono distinti e considerati staff dello studio, distinti dai professionals.
Troviamo così:
– office manager, con funzioni di gestione logistica e organizzazione dello studio
– addetti alla contabilità (amministrazione)
– responsabili HR (ufficio personale)
– responsabili del centro studi (knowledge management, aggiornamento normativo, tenuta della biblioteca di studio, corsi di formazione interni)
– addetti alla comunicazione (ufficio comunicazione)
– addetti al marketing e al business development (ufficio marketing e BD)
– direttore generale, che gestisce tutte queste figure
– managing partner, il professionista a cui viene delegato il compito di tradurre in operatività le decisioni del consiglio direttivo di studio.
Va specificato che ciascuno studio si organizza nel modo che gli è più funzionale, per cui spesso le qualifiche non rivestono gli stessi compiti da uno studio all’altro. Questa rappresentazione serve solo come primo punto di riferimento per sapere come è possibile organizzare la struttura di studio, laddove si volesse dare una veste più pianificata e articolata all’attività professionale.
