Cinque azioni di cambiamento per organizzare gli studi professionali

Gli esseri umani, in generale, non amano il cambiamento.
La maggior parte di noi percorrerà lo stesso percorso per andare al lavoro ogni giorno. Ordineremo il nostro cibo preferito da un ristorante da asporto, piuttosto che provare qualcosa di nuovo.

Tuttavia, la maggior parte di noi è anche consapevole che il cambiamento è necessario.

Negli studi professionali l’esigenza del cambiamento ha iniziato a farsi strada ma ancora stenta a realizzarsi pienamente.

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Perché il cambiamento è importante per i professionisti?
Quante delle più grandi società del mondo stanno attualmente propongono esattamente gli stessi servizi di quando sono state fondate?
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Amazon una volta era un sito che vendeva solo libri. Google era solo un motore di ricerca. Lo stesso si può dire per le piccole aziende e gli studi professionali, che non potranno stare a guardare.

Alla luce dell’inevitabilità del cambiamento, quindi, i professionisti devono essere in grado di gestire tale cambiamento in modo efficiente. Chi si occupa di gestione del cambiamento avrà già familiarità con ideologie come Kaizen.

Questa è l’arte giapponese del “miglioramento costante” ed è uno dei modi per identificare e migliorare tutti gli aspetti di un’azienda. Se si volesse riassumere in 5 punti le azioni di cambiamento, necessarie per migliorare l’organizzazione di uno studio professionale, sarebbero queste:

1. Allineate le strategie top-down e bottom-up.
2. Usate il cambiamento incrementale in quanto più efficace.
3. I dati dovrebbero guidare le vostre decisioni.
4. Siate flessibili.
5. Comunicate in modo efficace e spesso.

PUNTO PRIMO:
ALLINEATE LE STRATEGIE TOP-DOWN E BOTTOM-UP

Il primo e più importante di tutti i principi di gestione del cambiamento è allineare la strategia e l’esecution. Poiché il cambiamento può essere così dirompente, è essenziale sapere perché è necessario, cosa dovrebbe affrontare e chi lo implementerà. Tutto questo è legato alla strategia globale del vostro studio professionale.

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Dove volete che sia tra dieci anni?
Come potete raggiungere e supportare questi obiettivi?
Il cambiamento sarà implementato nel modo più efficace per i vostri dipendenti?
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Questo principio è spesso eseguito in modo incompleto sia dal basso verso l’alto che dall’alto verso il basso. Gli studi che non riescono ad avere tutti i loro partner e team manager allineati e coinvolti nel processo di cambiamento, portano al fallimento le strategie top-down. Gli studi che invece non abbracciano la raccolta dei dati per comprendere la gestione quotidiana del lavoro probabilmente avranno come conseguenza il fallimento delle strategie bottom-up. Allineando i dati, la tecnologia e la strategia aziendale, offrirete all’innovazione le maggiori possibilità di successo.

PUNTO SECONDO:
IL CAMBIAMENTO INCREMENTALE È IL PIÙ EFFICACE

Il successo della gestione del cambiamento deve, in una certa misura, condizionare il modo in cui gli esseri umani accettano il cambiamento. È molto raro che una tecnologia o un processo completamente dirompente venga immediatamente accettato. In particolare in un ambiente di lavoro. Invece di bruciare ponti e sconvolgere la routine quotidiana di tutti, sviluppate e introducete cambiamenti in modo incrementale. Tra i vantaggi di questo approccio c’è la possibilità di misurare in modo più preciso il successo di ogni cambiamento, potendo quindi determinare i passi nel processo di innovazione dello studio. Inoltre i piccoli cambiamenti essendo più mirati è più probabile che risolvano con maggiore facilità i problemi che si incontrano strada facendo. In questo modo i costi di ricerca e sviluppo posso essere mantenuti bassi e le eventuali perdite si possono contenere in modo più efficace.

PUNTO TERZO:
I DATI DOVREBBERO GUIDARE LE VOSTRE DECISIONI

I dati sono importanti per cambiare l’organizzazione sotto tre aspetti principali. In primo luogo, possono aiutare a decidere dove concentrare l’innovazione.

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Quali processi sono lenti?
Dove perdiamo la maggior parte delle nostre entrate?
Quali sono i nostri clienti più preziosi?
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I dati possono rispondere a queste domande e aiutare a identificare le aree mature per il miglioramento. In secondo luogo, i dati possono aiutare a misurare il successo di un’innovazione. Confrontando i risultati prima e dopo la modifica, potete determinare se la modifica è stata efficace. Infine, i dati possono essere utilizzati per motivare il cambiamento. Trasformando il processo di cambiamento in “competizione”, tramite un sistema a punti o una sorta di classifica, potete motivare coloro che prendono parte al cambiamento.

PUNTO QUARTO:
SIATE FLESSIBILI 

La flessibilità è essenziale a qualsiasi livello di gestione del cambiamento. Le cose non sempre verranno implementate nel modo previsto. Gli studi si evolvono, e così anche le loro priorità. Abbracciare stili di lavoro flessibili, come quello agile, può aiutare questo processo. Potete anche evitare di dedicare una quantità eccessiva di tempo a un singolo progetto prima di rendervi conto che non soddisferà le vostre esigenze. Questi principi dovrebbero essere estesi oltre ai processi lavorativi dei team, anche al modo in cui gli studi valutano e acquistano la tecnologia stessa. 

PUNTO QUINTO:
COMUNICATE EFFICACEMENTE

L’ultimo punto riguarda un’area in cui spesso la gestione del cambiamento fallisce. La comunicazione in sé non è sufficientemente efficace. Come comunicate? Attraverso quali canali? Chi sta facendo quella comunicazione? Queste sono tutte domande a cui dovete rispondere prima di iniziare il processo di cambiamento. Ci sono molti strumenti per aiutarvi a capire e migliorare il vostro processo di cambiamento. Le e-mail vengono spesso ignorate e le riunioni sono spesso noiose. Quindi considerate opzioni alternative. Assicuratevi che la persona che consegna il messaggio abbia sufficiente autorità perché il loro messaggio venga preso sul serio. Assicuratevi che tutte le informazioni necessarie siano fornite prima che siano necessarie. Non c’è niente di più frustrante che dover andare a cercare una risposta che avreste già avere dovuto ricevere.

CONCLUSIONI

Uno degli aspetti più delicati di molti degli studi professionali è l’assenza di un’organizzazione efficace capace di esprimere al meglio le peculiarità di ogni singolo collaboratore, la forza dei team e di tutto lo studio. Per raggiungere questo obiettivo tutti gli attori coinvolti devono essere consapevoli che dovrà essere affrontato un processo di cambiamento a tutti i livelli. Questo processo può essere suddiviso in cinque punti:

1. per prima cosa bisogna allineare la strategia all’esecution e le strategie top-down e bottom-up;
2. come seconda cosa dovrete adottare un modello di cambiamento di tipo incrementale perché consente di valutare ogni piccoli miglioramento e perché verrà accolto in modo più favorevole dai vostri collaboratori; 
3. come terzo punto ricordatevi di utilizzare i dati per prendere le decisioni e per aiutarvi a misurare il successo di un’innovazione; 
4. come penultimo punto ricordate di essere flessibili perché non sempre le innovazioni verranno implementate come previsto;
5. infine comunicate in maniere efficace, un aspetto dove spesso il cambiamento fallisce, scegliendo i canali, i messaggi e gli interlocutori più appropriati.

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