Organigramma funzionale e delega: gli strumenti degli studi professionali

Il futuro, ormai sempre più presente, vede i professionisti sempre più manager, imprenditori ma soprattutto leader.

La nuova organizzazione degli studi ruoterà attorno alla capacità dei leader di utilizzare in maniera adeguata gli strumenti manageriali, in un contesto liquido in cui si dovrà essere flessibili e pronti al cambiamento. Alla pari delle piccole e medie aziende anche gli studi professionali hanno la necessità di organizzare adeguatamente attività, ruoli e tempistiche dei processi di lavoro.

Nel 2015 è stato affrontato questo argomento (“L’organigramma in studio: cos’è e perché è importante”) e oggi è sicuramente arrivato il momento di non rimandare più: lo studio professionale, anche se piccolo, deve implementare la propria organizzazione interna.

Vediamo in dettaglio quali sono gli strumenti per raggiungere questi obiettivi.

ORGANIGRAMMA FUNZIONALE

Il primo strumento è l’organigramma, di norma “gerarchico funzionale”, più adatto alla specializzazione del lavoro, che consente al contempo una riduzione di costi poiché riduce il rischio di sovrapposizione di mansioni e attività. 

L’organigramma risponde ad una semplice domanda: chi riporta a chi? Si delineano le relazioni gerarchiche di responsabilità, verticali e orizzontali, di uno studio. Ma si delineano anche le relazioni di feedback sull’operato svolto. 

Delineare l’organigramma di studio aiuta anche a gestire conflitti interni. Spesso un collaboratore, soprattutto i più junior, sono impegnati in più progetti, spesso con referenti di progetto diversi. Si troveranno ad avere “più capi”? Assolutamente no! Il referente del progetto sarà colui a cui rispondere per tutta la durata del progetto ma il “capo” gerarchico, colui a cui rispondere per l’intero operato, da cui deriva la valutazione annuale, etc. sarà identificato in uno solo.

Quindi in una società sempre più liquida risulta molto importante mettere dei punti fermi con l’organigramma così da evitare conflittualità interne e confusione nelle competenze.

FUNZIONIGRAMMA

ll funzionigramma è un documento in cui vanno indicati ruolo e contenuto delle diverse funzioni professionali e che quindi mette in azione i rapporti gerarchici disegnati nell’organigramma. 

Il funzionigramma risponde ad una semplice domanda: chi fa cosa?

Strettamente collegate alle funzioni ci sono le procedure o i processi da seguire per portare a conclusione le mansioni assegnate. Nell’ideazione delle procedure e mansioni bisogna considerare l’input e l’output, in sintesi quali documenti e informazioni il dipendente o collaboratore o la procedura deve ricevere e quali documenti e informazioni il dipendente, collaboratore o una procedura deve produrre. Nella descrizione dei compiti da eseguire o le fasi di lavoro è suggerito l’utilizzo di terminologia concreta che dia senso immediato dell’azione richiesta, meglio ancora se accompagnato da un diagramma di flusso con esempi di modulistica, rapporti e documentazione.

DELEGA, FEEDBACK E RIUNIONE

Accanto a tutto questo ci sono alcuni strumenti che consentono ai collaboratori di diventare autonomi e proattivi: la delega, il feedback e la riunione. 

Il primo strumento, ovvero la delega, ha una funzione cardine nel coordinamento delle persone e nel raggiungimento di scopi prestabiliti, molto spesso però viene gestita in maniera altalenante, con metodi talvolta rigidi e altri blandi che possono portare a disorientamento e difficoltà nel dare il giusto peso alle informazioni importanti. Il principio della delega prevede alla base che al delegato venga concessa autonomia di movimento e assunzione di responsabilità, per fare in modo che non ne venga limitata l’iniziativa.

Collegato a questo primo strumento troviamo il feedback, ovvero, la restituzione di un commento, indicazione o suggerimento da parte del supervisore nei confronti di chi ha ricevuto la delega affinché possa crescere a livello personale e professionale e diventare sempre più proattivo.

Le riunioni invece sono quello momento di confronto per sincerarsi che tutto proceda al meglio e per correggere eventuali errori di impostazione o equivoci che possono sempre nascere nelle dinamiche relazionali in studio, per accertarsi che i feedback siano stati recepiti e utilizzati e per focalizzarsi sui progetti futuri.  L’ulteriore passaggio per capire se lo studio sta andando nella giusta direzione è gestire le riunioni di lavoro attraverso la delega, in questo modo si riuscirà ad avere una visione sistemica della struttura organizzativa promuovendo la diffusione delle conoscenze e l’assunzione di responsabilità. Saper gestire le riunioni permette di esprimere il proprio self-empowerment e lavorare in maniera strategica. Tutti questi strumenti sono fondamentali nella gestione di uno studio o di un team, ma bisogna fare attenzione a non abusarne poiché bisogna sempre mantenersi all’interno del perimetro organizzativo e rispettare i ruoli previsti per ogni collaboratore. 

Per concludere abbiamo visto come anche uno studio professionale per rimanere competitivo sul mercato necessiti l’implementazione di un’organizzazione efficiente, adoperando strumenti quali: organigramma, funzionigramma, definizione di procedure, mansioni, diagrammi di flusso. Accanto a questi, a livello del singolo manager, professionista o collaboratore si inseriscono gli strumenti adatti a gestire al meglio e rendere l’organizzazione più fluida: la delega, il feedback e la riunione.

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