Mettiamolo per iscritto, è più efficace! Dal preventivo all’impegno del cliente

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Oggi parleremo di due principi, utili nelle relazioni umane, professionali e con noi stessi. Il primo è il principio di reciprocità che spinge gli altri a ricambiare ciò che hanno ricevuto. Il secondo è il principio dell’impegno scritto, utilissimo per chiarire gli impegni e gli obiettivi. Annotarsi un risultato che vogliamo ottenere, formularlo per iscritto, cambia il nostro atteggiamento, rendendo quella che era un’idea di massima, un pensiero, in una meta prefissata verso la quale abbiamo preso, anche con noi stessi, un impegno nero su bianco che tenderemo a rispettare di più e a ricordare meglio.

Il semplice gesto di mettere per iscritto un obiettivo fa sì che il nostro atteggiamento cambi da “passivo” ad “attivo” verso la meta stessa. Questa è anche la ragione per cui molti accordi vengono messi per iscritto, contratti o meno: per chiarirne i contorni, delimitarne il perimetro, ricordarli in futuro e assumersi attivamente l’impegno a portarli a termine. Lo stesso principio che vale con noi stessi vale anche con gli altri.

Pensiamo ai nostri clienti, per esempio, piuttosto che ai nostri collaboratori. Quanto ai clienti mi rifaccio alla polemica sorta di recente sull’opportunità del preventivo da parte del professionista. In realtà, a bene vedere, il preventivo poteva essere solo una faccia della medaglia, solo la prima parte. Se questo infatti da un lato “esponeva” il professionista ad assumere, appunto, un impegno di massima di tempi, costi e strumenti, dall’alto poteva essere visto come il primo step di un accordo scritto dove, anche se non obbligatorio per legge e “in più”, al cliente poteva essere richiesto di assumersi a sua vota degli impegni verso il professionista. Un po’ quello che accade nella mediazione familiare, dove chiariti i termini della mediazione, il mediatore prima di dare inizio al percorso mediativo sottoscrive con la coppia in mediazione un contratto di mediazione dove vi sono le regole da seguire per entrambi e gli impegni reciproci assunti. L’obiettivo? Chiarire per tutti il ruolo e le modalità e assumersi nero su bianco un impegno.  Non sto parlando qui, come molti possono pensare, del valore “legale” di un contratto scritto tra cliente e avvocato, oppure tra commercialista e cliente, né della sua opportunità giuridica. Sto parlando di comunicazione ed efficacia della stessa, di opportunità in termini di relazione e di impegni assunti da entrambi.

Qui entra anche in gioco il principio di reciprocità, appunto. Io professionista mi comporto in modo trasparente, ti vengo incontro ascoltandoti attivamente, prendendo parte alla tua vicenda personale e giudiziaria, adoperandomi al meglio per assisterti in questo percorso e tu cliente dimostrerai un equivalente atteggiamento di correttezza, fiducia, collaborazione. Tutto ciò tornerà utile, non solo durante il rapporto professionale, ma anche al termine di esso, quando cioè la parcella professionale va saldata. Questo, come sappiamo è un problema che sta affliggendo molti professionisti oggi: i clienti non pagano. Ora tolti quelli oggettivamente senza soldi e quelli “atavicamente fetenti”, per gli altri il far mettere per iscritto l’impegno a seguire determinate regole e a pagare l’attività del professionista può essere un ulteriore passo che aumenterà la probabilità del saldo parcella.

L’impegno scritto vale anche poi con i propri collaboratori. Molti professionisti vedo ancora oggi che non hanno l’abitudine di fare periodicamente riunioni in studio. Questo perché sono in pochi, si parlano spesso davanti al caffè, oppure a pranzo o nei corridoi. Ma cosa comporterà non fare mai riunioni? Che non si ha un momento e un luogo deputato al confronto, non si hanno punti di riferimento in merito e si va “a caso”. Ma soprattutto ciò che ci diciamo resta aria, parole. Non si ha cioè l’abitudine di rinforzare con la scrittura ciò che diciamo e gli impegni che ci assumiamo. Ecco poi i “mi sono dimenticato, scusa”, “mi è passato di mente”, “non ricordo che ne avessimo parlato”, “hai ragione, ma sai tra le mille cose…”. Vi ricorda qualcosa?

Bene, c’è modo di fare diversamente? Sì, ed è semplice, a portata di mano. Fissiamo riunioni periodiche, con un timing preciso – durerà 1 ora – regole recise – niente cellulari…. portare penna e carta – e chiediamo che ciascuno si segni i propri impegni e incarichiamo la segretaria o chi per esso che dovrà mettere per iscritto (la riunione) e la manderà via mail a tutti i partecipanti. Solo così ciascuno presterà debita attenzione ai temi della riunione, rifletterà meglio sul proprio ruolo e uscirà con un piano di azione e degli impegni scritti a cui sarà sin da subito chiamato a rispondere.

Risorse correlate

Mario Alberto Catarozzo

Mario Alberto Catarozzo è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzato nel mercato dei liberi professionisti e degli studi professionali dell’area giuridica-economica (avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti), dei manager e degli imprenditori. Founder PartnerCEO di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo del business, lavora da oltre 25 anni nel mondo delle professioni ed è Coach certificato ICF (Internationale Coach Federation), con specializzazione in PNL (Practitioner e Master Practitioner), Problem Solving e Negoziazione. Speaker in diversi programmi radio e podcast, è direttore di collana e autore di manuali e saggi. Collabora con Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulla formazione manageriale e imprenditoriale per professionisti (soft skills) e aziende.
Formatore, Business Coach professionista e Consulente, sono specializzato nel mercato dei liberi professionisti e studi professionali dell’area giuridica-economica: avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti, manager e imprenditori. Sono CEO di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione per il mondo business e da oltre 20 anni mi occupo di comunicazione ed editoria (sono stato manager in Maggioli Editore e Il Sole 24 Ore). Ho conseguito la qualifica di Licensed NLP Coach™ rilasciata dalla Society of NLP di Richard Bandler (USA) e ho due specializzazioni: Team Coach Professionista e Life Coach Professionista. Ho due livelli di specializzazione in PNL, Practitioner e Master Practitioner. Presso la STC Nardone Group mi sono formato in Problem Solving e Coaching Strategico®. Speaker al TEDxModena e al Philip Kotler Marketing Forum, collaboro con diverse Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulle tematiche soft skills e strumenti di managerialità. Sono direttore della collana Studi Professionali di Alpha Test Editore, dedicata alle soft skills e strumenti di managerialità per professionisti e studi professionali, e autore di diverse pubblicazioni in tema di soft skills e crescita personale e professionale. Sono Associate Certified Coach (ACC), presso la International Coach Federation (ICF) e Coach Professionista Associato AICP (Associazione Italiana Coach Professionisti).

Luciana Lauber

Luciana Lauber è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzata nel mercato degli studi professionali: per 20 anni General Manager di Studi Legali Internazionali, specializzata di start-up, in Italia e all’estero, e di percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. 
Da Gennaio 2020 PartnerGeneral Manager di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo business.
Professional Coach e Team Coach ICF (International Coach Federation) nonché Practitioner in PNL, con specializzazione in Consulenza Organizzazione e Marketing.

Formatore, Business Coach professionista e Consulente, sono specializzata nel mercato degli studi professionali: per anni sono stata General Manager di Studi Legali Internazionali. Mi sono occupata di start-up, in Italia e all’estero, e di percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. Sono specializzata in Organizzazione e Marketing. 
Da Gennaio 2020 sono Responsabile del Business Development per il coordinamento delle attività strategiche di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione per il mondo business.
Ho conseguito la qualifica di Professional Coach e Team Coach riconosciuta da ICF (International Coach Federation) e ho conseguito inoltre il Practitioner in PNL (Unicomunicazione Srl NLP Italy School).