Eccoci alle procedure di studio. Spesso questo termine evoca burocrazia, complicazioni inutili, ingessature nelle attività. Diciamolo, le procedure non sono certo amate, soprattutto dai dipendenti e collaboratori di studio che in esse vedono solo complicazioni.
Ma sarà così? Cosa sono esattamente le procedure e a cosa servono?
Cosa sono le procedure
Le procedure sono la sequenza che dev’essere seguita nell’esercizio delle attività. Le procedure possono essere pertanto attività tra di loro correlate e finalizzate al raggiungimento di un risultato. Tutti i componenti dell’organizzazione devono conoscerle e sapere quale parte della procedura è di propria competenza (funzionigramma) e quale di competenza altrui e di chi. Le procedure devono essere messe per iscritto, in modo da essere accessibili a tutti e ridurre eventuali equivoci.
Esattamente come in una squadra di calcio o di pallacanestro esistono gli schemi di gioco, così nelle squadre professionali esistono le procedure. Così come nella squadra sportiva ciascun atleta deve sapere come muoversi all’interno dello schema, allo stesso modo dev’essere per il collaboratore nella squadra professionale.
Tipi di procedure
Per chi non ha mai formalizzato una procedura, la prima difficoltà risiede nel capire come stendere la procedura, da dove partire. Le procedure possono riguardare azioni da compiere, informazioni e relativi flussi. Mentre dunque il funzionigramma riguarda i compiti dei collaboratori, le procedure riguardano la sequenza di tali compiti.
Esistono diversi tipi di procedure con scopi differenti:
- procedure come linee guida
- procedure come regole di comportamento
- procedure come sequenza di attività
- procedure come percorsi.
Come si rappresentano le procedure
Il miglior modo di rappresentare graficamente le procedure è il diagramma di flusso.
Nei diagrammi si trovano due tipologie di elementi: linee e blocchi. Le linee servono a collegare le attività e dare una sequenza, mentre i blocchi (rettangoli, rombi, triangoli) rappresentano le attività e gli sbocchi che ciascuna può avere (Wikipedia).
Il mio suggerimento è di provare a stendere la procedura prima in brutta e poi metterla in bella copia. Provate a partire dal risultato finale e quindi a ritroso costruire i passaggi necessari, per poi ripercorrerli come “prova del nove” della loro fattibilità.
La funzione delle procedure
Le procedure possono avere diversi scopi, tra cui:
- rappresentare
- ridurre gli errori
- velocizzare le attività
- ottimizzare le risorse
- migliorare la qualità
- migliorare la trasparenza e la condivisione.
I rischi di lavorare senza procedure
Gli studi professionali, soprattutto quelli di impostazione tradizionale e di piccole dimensioni non sono tendenzialmente abituati ad elaborare procedure di lavoro, tantomeno a metterle per iscritto. Le conseguenze negative possono essere molteplici:
- Inefficienze a causa della mancanza di chiarezza nel chi fa che cosa
- Aumento dei tempi di lavoro
- Stress causato dal dover correre ai ripari all’ultimo momento
- Errori e dimenticanze
- Discussioni in ufficio
- Perdita di occasioni di business
- Figuracce con i clienti per errori e mancanze
- Diminuzione della qualità dei risultati
- Peggioramento del clima di lavoro tra i colleghi
In conclusione è bene ricordare che le procedure di lavoro, come tutti gli strumenti organizzativi delle attività, non devono essere vissuti come binari o complicazioni ulteriori, ma al contrario come reti di salvataggio che hanno la funzione di creare sicurezza, di velocizzare e di mettere ordine.
Come dice Dee Hock (fondatore di Visa)
“il problema non è mai come farsi venire in mente qualcosa di nuovo e innovativo ma come eliminare le convinzioni vecchie“
La vera sfida che avete davanti è superare le vecchie convinzioni che non vi servono procedure, che sono inutili, che la vostra struttura è troppo piccola perché siano utili. Falso! Le procedure, come l’organigramma e il funzionigramma, sono l’ABC di qualunque organizzazione che voglia spiccare il volo e occuparsi solo di fare business, invece che di gestire le minuzie del quotidiano e farsi assorbire totalmente da esse.
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