La risorsa indispensabile per qualunque progetto è il tempo. Quest’ultimo è anche il primo vero ostacolo o, se preferite, problema, che ogni buon manager si trova a dover gestire. Parliamo sia del proprio tempo, sia del tempo dei collaboratori del team. In un’epoca come quella attuale, poi, dove le richieste dei clienti sono sempre più urgenti e continue, ecco che saper gestire efficacemente questa risorsa diventa indispensabile.
Vediamo, dunque, di fare chiarezza su alcuni elementi fondamentali per poter poi maneggiare le diverse teorie e strumenti sulla time management.
PIANIFICARE E PROGRAMMARE
Partiamo da una prima, fondamentale, distinzione tra due termini: pianificare le attività e programmare le attività. Spesso i due termini vengono utilizzati in modo alternativo, come se indicassero la stessa tipologia di attività, ma non è così.
PROGRAMMARE indica la capacità di stimare il tempo necessario per fare le cose. Dunque, la programmazione è un’attività previsionale che richiede esperienza e sensibilità per poter valutare tutte le variabili e così definire preventivamente quanto tempo riteniamo che una certa attività ci richiederà o richiederà al team. Errori nella programmazione possono comportare conseguenze anche importanti sul team dal punto di vista organizzativo e motivazionale, così come conseguenze dannose sul processo nel suo insieme e sui relativi costi. Per non parlare dell’inefficienza che verrebbe trasmessa al cliente e relativo danno di immagine.
PIANIFICARE si riferisce alla capacità di saper dare le priorità tra le attività. Non può essere tutto urgente e tutto importante; ci saranno cose più urgenti di altre e più importanti di altre; ci saranno attività propedeutiche o prodromiche ad altre, così come ci saranno attività che non meritano del tutto di essere compiute. La pianificazione, pertanto, indica l’attività diretta a dare un ordine alle attività e fissare un planning con tanto di scadenze.
La gestione del tempo parte, dunque, da qui: dal saper programmare le attività e saperle pianificare efficacemente, per poi seguire la road map che si è stabilita.
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EFFICACIA ED EFFICIENZA
Spesso confusi sono anche i concetti di efficacia ed efficienza. Essere efficaci vuol dire raggiungere l’obiettivo, mentre essere efficienti indica la capacità di utilizzare le minor quantità di risorse possibili per raggiungerlo. Tra le risorse, oltre al tempo ci sono tutte le altre: risorse umane, energie, soldi etc. La formula delle performance specifica, infatti, che sono il risultato delle due competenze:
PERFORMANCE = EFFICACIA + EFFICIENZA
Saper gestire i progetti con approccio manageriale vuol dire proprio questo, cioè puntare a massimizzare le performance in termini di raggiungimento qualitativo e quantitativo degli obiettivi, ma con grande capacità di ottimizzare e razionalizzare le risorse utilizzate.
E qui introduciamo altri due elementi che concorrono a formare la cassetta degli attrezzi di un manager: ottimizzazione e razionalizzazione.
OTTIMIZZAZIONE E RAZIONALIZZAZIONE
Per poter essere quanto più efficienti possibili nell’azione finalizzata al raggiungimento di un risultato è necessario saper ottimizzare le risorse impiegate e saper razionalizzare i processi e gli investimenti.
La formula dell’efficienza è la seguente:
EFFICIENZA = OTTIMIZZAZIONE + RAZIONALIZZAZIONE
Facciamo ora chiarezza su cosa i due termini indichino a livello di attività da compiere:
OTTIMIZZARE indica la capacità di saper allocare nel modo migliore le risorse; in sostanza, saper collocare nella posizione migliore la risorsa. Per esempio, ottimizzare l’impiego di una persona in ufficio vuol dire saper cogliere le attitudini e competenze della stessa per adibirla ad attività dove possa valorizzare al meglio tali doti; in questo modo la risorsa darà il meglio di sé e si realizzerà a sua volta. Al contrario, pensare che tutti devono saper fare tutto, oppure, per esempio, adibire una persona timida a gestire relazioni esterne, potrebbe non essere la scelta ottimale.
RAZIONALIZZARE indica, invece, la capacità di ridurre gli sprechi, siano essi conseguenti a procedure troppo articolate, oppure a dispersioni di tempo, energie o altro causate dalla cattiva comunicazione interna; nello stesso filone rientrano anche l’utilizzo di fornitori troppo cari, di investimenti senza ritorno e così via.Sul tema della gestione del tempo rimandiamo anche alla lettura dell’ebook “La gestione del tempo e dello stress nell’attività professionale”
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