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Come la contabilità e l’amministrazione degli Studi professionali possono sfruttare strumenti di Intelligenza Artificiale (AI)

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Entriamo oggi nell’organizzazione dello Studio professionale, chiedendoci come settori importanti come la contabilità e l’amministrazione possono utilizzare l’Intelligenza Artificiale per ottimizzare i flussi di lavoro, automatizzare le attività più routinarie e risparmiare tempo ed energie.

Se c’è un settore caratterizzato dalla ripetitività delle attività, spesso a basso valore aggiunto, come l’inserimento dei dati, questi sono il settore contabilità e il settore amministrazione. Negli Studi professionali l’amministrazione e la contabilità registrano fatture passive di acquisto e documentazione, preparano i bilanci, gestiscono il ciclo di fatturazione attiva, calcolano le imposte e i contributi. Questo tipo di lavoro richiede precisione e attenzione ai dettagli, ma nello stesso tempo richiede ore dedicate a compiti routinari che potrebbero essere automatizzati per risparmiare tempo prezioso. Oggi l’Intelligenza Artificiale può rivelarsi un valido supporto per ottimizzare i processi contabili e amministrativi all’interno degli Studi professionali. Vediamo nel dettaglio quali sono le attività tipiche di questo settore e come possono essere migliorate dall’AI.

Le attività del settore contabile

Attività tipiche del settore contabilità in uno Studio professionale possono essere riassunte in:

  • Registrazione prima nota: si tratta dell’inserimento cronologico di tutte le operazioni contabili come fatture, note spese, pagamenti. Un compito ripetitivo e meccanico perfetto per l’automatizzazione tramite AI.
  • Redazione bilanci: l’AI può essere addestrata per creare bilanci completi in automatico raccogliendo tutti i dati dalla prima nota. Ciò elimina errori e risparmia tempo prezioso.
  • Calcolo imposte: l’Intelligenza Artificiale è in grado di elaborare tutti i calcoli fiscali in modo preciso e rapido, liberando i professionisti da incombenze ripetitive.
  • Reportistica: grazie all’AI è possibile produrre report finanziari personalizzati e dashboard interattive per monitorare KPI e trend.
  • Fatturazione elettronica: gli automatismi AI possono gestire fatture elettroniche in entrata e uscita, dall’estrazione dei dati alla conservazione sostitutiva.
  • Contabilità analitica: segmentando i dati contabili, l’AI permette di creare report analitici su centri di costo e di ricavo, fornendo preziose informazioni ai manager.

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Le attività tipiche del settore amministrazione 

Vediamo ora quali sono le attività del settore amministrazione:

  • Gestione ordini: l’Intelligenza Artificiale può occuparsi automaticamente di emettere ordini verso fornitori in base a soglie di scorta prefissate.
  • Gestione magazzino: i sistemi AI ottimizzano i livelli di stock, effettuano inventari automatici e suggeriscono quando riordinare.
  • Contabilità fornitori: matching fatture-ordini, conservazione sostitutiva documenti, riconciliazioni bancarie sono tutte attività che l’AI svolge in autonomia.
  • Paghe e contributi: i software di Intelligenza Artificiale calcolano stipendi, oneri, modelli F24, CU velocizzando e semplificando il lavoro degli addetti paghe.
  • Gestione note spese: l’AI elabora, archivia e contabilizza in automatico tutte le note spese e le trasferte dei dipendenti.

Come implementare l’Intelligenza Artificiale nel settore contabilità e amministrazione

Per sfruttare appieno i vantaggi dell’AI, gli Studi professionali dovrebbero seguire alcuni passaggi, vediamo i principali:

  1. Analizzare i processi interni e individuare le attività ripetitive che possono essere automatizzate.
  2. Valutare software gestionali e soluzioni di Intelligenza Artificiale verticali per il settore, privilegiando quelle più intuitive.
  3. Selezionare il personale da formare per gestire e supervisionare gli strumenti di AI.
  4. Implementare gradualmente la nuova soluzione AI iniziando dalle attività a bassa complessità.
  5. Misurare i risultati in termini di tempo risparmiato e qualità del lavoro per identificare margini di miglioramento.
  6. Estendere l’utilizzo dell’AI ad attività più complesse man mano che cresce la fiducia nella soluzione.
  7. Ottimizzare continuamente il sistema di Intelligenza Artificiale fornendo nuovi dati e feedback.

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Vantaggi dell’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale nella contabilità e amministrazione

I professionisti che decideranno di adottare sistemi di AI nei loro Studi potranno beneficiare di numerosi vantaggi, tra cui:

  • Riduzione degli errori contabili e amministrativi. L’elaborazione automatica minimizza il margine di errore umano.
  • Velocizzazione di attività ripetitive e meccaniche, con un notevole risparmio di tempo.
  • Ottimizzazione dei flussi di lavoro interni al fine di snellire tutti i processi.
  • Dashboard per monitorare in tempo reale l’andamento di tutti i KPI finanziari e amministrativi.
  • Possibilità di elaborare analisi predittive basate sui dati dello Studio.
  • Supporto nelle decisioni strategiche fornito dall’AI attraverso l’analisi avanzata dei dati.
  • Miglioramento del livello di servizio al cliente grazie alla rapidità di esecuzione delle attività.
  • Creazione di casi d’uso di Intelligenza Artificiale da presentare ai propri clienti come valore aggiunto.

L’adozione dell’Intelligenza Artificiale richiede un investimento iniziale non indifferente in termini di tempo, risorse e cambiamento culturale all’interno dello Studio professionale. Tuttavia, i benefici che ne derivano sono enormi e possono rivoluzionare in positivo il settore della contabilità e dell’amministrazione. Le soluzioni di AI oggi disponibili consentono di automatizzare la maggior parte delle attività ripetitive di routine, facendo risparmiare tempo prezioso ai professionisti. Questi possono così dedicarsi a generare valore ai clienti con attività a più alto margine che solo il personale umano può svolgere. Sfruttando al meglio le tecnologie di Intelligenza Artificiale, gli Studi professionali possono dunque migliorare efficienza, ridurre i costi e proporsi come realtà all’avanguardia e maggiormente competitiva.

Valutazione dell’introduzione dell’AI negli Studio professionali

Una volta inserita l’AI nello Studio professionale nel settore contabilità e amministrativo, per sapere se il flusso di lavoro è stato ottimizzato e quali sono i vantaggi che lo Studio sta ricevendo, è necessario compiere delle azioni di monitoraggio. Vediamo alcune modalità con cui gli Studi professionali possono valutare l’efficacia dell’Intelligenza Artificiale nei processi contabili e amministrativi:

  • Misurare i tempi di esecuzione delle attività prima e dopo l’implementazione dell’IA. Ad esempio, il tempo necessario per la registrazione contabile o la redazione di un bilancio. L’IA dovrebbe velocizzare questi processi.
  • Calcolare la riduzione degli errori. L’IA dovrebbe diminuire gli errori di calcolo, classificazione, ecc. Si possono contare gli errori prima e dopo per valutare il miglioramento.
  • Misurare il volume di lavoro gestito. L’IA dovrebbe aumentare la produttività e consentire di elaborare più pratiche a parità di risorse.
  • Valutare la soddisfazione dei clienti tramite sondaggi periodici. L’IA dovrebbe migliorare l’esperienza del cliente grazie a servizi più veloci e accurati.
  • Calcolare il risparmio sui costi. Ad esempio, per consulenze esterne che non sono più necessarie grazie all’IA.

Software e strumenti AI per gli Studi professionali

Ecco alcuni degli strumenti più comunemente utilizzati dagli Studi professionali:

  • Software di automazione per l’elaborazione dei documenti, come la lettura automatica di fatture e documenti, estrazione di dati, classificazione, ecc.
  • Chatbot e assistenti virtuali per automatizzare parte delle interazioni con i clienti.
  • Software di contabilità con funzionalità di Intelligenza Artificiale integrate, come suggerimenti di codifica contabile, riconciliazioni automatiche, ecc.
  • Applicazioni di Robotic Process Automation (RPA) per l’automazione di attività ripetitive e regolari.
  • Chatbot interni per rispondere a domande e fornire assistenza al personale.
  • Software di revisione contabile assistita dall’IA, per l’analisi di bilanci e transazioni.
  • Assistenti virtuali con funzioni vocali per dettatura, ricerche, ecc.
  • Strumenti di apprendimento automatico per rilevare pattern nei dati contabili.

La scelta dipende dalle specifiche esigenze dello Studio e dai processi che si vogliono automatizzare o migliorare con l’AI. La dimensione dello Studio e il budget, infine, sono gli ulteriori fattori da considerare nella scelta dei software da utilizzare in Studio.

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Mario Alberto Catarozzo - Founder Partner & CEO MYPlace Communications

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    Mario Alberto Catarozzo

    Formatore, Business Coach professionista e Consulente, è specializzato nell’affiancare professionisti, manager e imprenditori nei progetti di sviluppo e riorganizzazione.
    È fondatore e CEO di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione nel business. Nella sua carriera professionale è stato dapprima professionista, poi manager e infine imprenditore. Per questa ragione conosce molto bene le dinamiche aziendali e del mondo del business. Si è formato presso le migliori scuole di coaching internazionali conseguendo le maggiori qualifiche del settore.
    Collabora con Enti, Istituzioni e Associazioni professionali e di categoria e lavora con aziende italiane e internazionali di ogni dimensione, dalle pmi alle multinazionali.
    È autore di numerosi volumi dedicati agli strumenti manageriali e di crescita personale e professionale. È direttore della collana Studi Professionali di Alpha Test Editore e autore de “Il Futuro delle professioni in Italia” edito da Teleconsul editore.
    Professional Certified Coach (PCC), presso la International Coach Federation (ICF).
    Per sapere di più sulle attività di formazione, coaching, consulenza e marketing visita i siti:

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