Il metodo Kanban rientra nelle strategie del “Agile Project Management”, quindi di una gestione snella, flessibile e veloce dei progetti, in modo da poter “in tempo reale” avere il controllo della situazione. Abbiamo già avuto modo di sottolineare come questi modelli organizzativi e di gestione dei progetti, benchè nati in ambito softwaristico e poi traslati in ambito aziendale, possano essere applicati, quantomeno come principi, anche all’organizzazione e gestione dei progetti all’interno degli studi professionali. Ovviamente, non prevedendo la vendita, l’approvvigionamento, il magazzino e molte altre complicazioni dei settori produttivi, la loro applicazione agli studi professionali sarà decisamente semplificata.
Riportiamo, pertanto, di seguito i principi fondamentali di tali modelli, che possono essere concretamente utili a studi come commercialisti, consulenti del lavoro, studi legali e notarili.
L’ORIGINE DEL METODO KANBAN
Il modello Kanban fu introdotto dall’ingegnere Taiichi Ohno negli stabilimenti produttivi della Toyota negli anni ’50. La logica del sistema Kanban è rendere veloce e immediata la circolazione delle informazioni in tempo reale, per poter permettere a ciascun componente del team di conoscere la situazione e poter intervenire per ciò che gli spetta in base al ruolo ricoperto. Oggi questo sistema viene utilizzato in tutte le catene di approvvigionamento, dall’industria automobilistica ai supermercati. Lo scopo è creare un ciclo di approvvigionamento continuo basato sulla circolazione delle informazioni.
LA LAVAGNA KANBAN
La traduzione letterale della parola “kanban” è “segnale visuale”. La logica è rendere visibile a tutti, in ogni momento lo stato dell’arte del processo produttivo. Originariamente, si ricorreva alla c.d. “Lavagna Kanban”, una vera e propria lavagna su cui erano posizionati dei “segnali” (post-it) contenenti informazioni che identificano ciascuna fase o tappa del processo di lavoro. Oggi le lavagne fisiche sono ormai sostituite da software e quindi il digitale ha soppiantato l’analogico.
La lavagna kanban è organizzata in colonne e righe, simile ad un file excel. Ciascuna riga indica una tipologia di attività e ciascuna colonna lo stato di lavorazione.
I vantaggi del metodo Kanban sono:
- Maggior chiarezza delle fasi di lavorazione
- Maggior controllo sull’intero processo
- Maggior chiarezza sui ruoli
- Visione di insieme del progetto
- Maggior coinvolgimento e motivazione del team
LA LAVAGNA KANBAN
Partiamo da una considerazione: chi ben inizia è a metà dell’opera. Con questo adagio popolare si riassume l’importanza di avere le idee chiare ed essere ben organizzati sin dall’inizio. Il metodo SCRUM serve proprio a questo. Vediamo ora come opera e in cosa si differenzia dal metodo KANBAN visto prima.
Quando si imposta un nuovo progetto è importante che le persone coinvolte, i collaboratori, abbiano ben chiaro il proprio ruolo, i compiti assegnati e il ruolo e i compiti degli altri componenti della squadra. Senza ciò il caos è assicurato, l’inefficienza pure e le liti non mancheranno. A ciò si potrebbe aggiungere anche una quantità di errori e inefficienze che non renderanno il prodotto finale di qualità, salvo l’intervento del team leader, che avrà sulle sue spalle tutto il peso del risultato. SCRUM viene definito nel mondo manageriale come un “framework” agile e incrementale, cioè una modalità strutturata per gestire fasi dei progetti in modo efficiente. Questo modello si utilizza in tutti i progetti in cui ci sia un tasso di incertezza e di variabili elevato, per cui la flessibilità è indispensabile. In questi casi la logica è suddividere il progetto in brevi fasi (framework) di lavoro, chiamati “sprint” in modo da verificare passo dopo passo le variabili, modificare l’approccio e godere al passo successivo dei benefici sorti dalla comprensione degli errori del precedente sprint o comunque decidere insieme al cliente come procedere per la fase successiva. È, in sostanza, un modo di procedere step-by-step con decisioni real time sullo step successivo.
Nell’evoluzione del modello SCRUM ai 12 principi del “Agile Project Management” che abbiamo visto in una delle puntate precedenti, si aggiungono i principi fondanti del modello SCRUM:
| Coraggio | Abbiate il coraggio di fare la cosa giusta e risolvere problemi complessi. |
| Focus | L’organizzazione del lavoro in sprint dà certezza e permette di concentrare gli sforzi su obiettivi raggiungibili. |
| Impegno | Affinché il framework Scrum funzioni, è necessario l’impegno di tutti i membri coinvolti. |
| Sincerità | Lo Scrum team deve essere trasparente sul lavoro, soprattutto riguardo gli ostacoli che si incontrano lungo il percorso. |
| Rispetto | Comportarsi in modo adeguato tra colleghi e valorizzare le idee e gli sforzi di ciascuno è essenziale. |
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IL MODELLO LEAN MANUFACTURING
Ed eccoci all’ultimo modello che voglio analizzare con voi in questo breve excursus dei modelli di gestione dei progetti “Agile”. Stiamo parlando del modello Lean Manufacturing, ossia la strategia che si basa sulla continua ricerca della riduzione degli sprechi nel processo di produzione di beni e servizi. Per “spreco” secondo il modello LM si intende tutto ciò che utilizza risorse senza aggiungere alcun valore per il cliente finale.
Al centro dell’intero processo c’è il cliente: tutto è mirato a creare valore per il cliente, sulle sue esigenze e sulla ricerca degli sprechi; è solo mediante la responsabilizzazione delle risorse che si può creare creare continuo valore aggiunto e migliorare costantemente.
Il Lean Thinking comporta non solo applicare strumenti e metodologie, ma cambiare cultura nell’approccio al lavoro e al team; il cambio di mentalità è il punto di partenza e di arrivo dell’intero processo.
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