Riprendiamo il nostro viaggio nell’organizzazione dello studio professionale. Se l’organigramma visto nella seconda puntata ha la funzione di organizzare le relazioni gerarchiche in studio, il funzionigramma è lo strumento che serve a fare chiarezza sul “chi fa che cosa”. Le funzioni attribuite a ciascuno non coincidono con i ruoli, che riguardano invece la struttura gerarchica.
Come si forma il funzionigramma di studio?
Se l’organigramma si forma partendo dalle persone, il funzionigramma si struttura partendo dalle attività. La domanda a cui si deve dare risposta è “chi fa che cosa in studio”? Oppure, se si preferisce, “a chi compete una certa attività?”, “chi si deve occupare di una determinata incombenza?”.
Perché il funzionigramma non sia solo un documento formale, è necessario che le attività delegate siano definite “in concreto”; bisogna quindi definire il perimetro delle attività che ciascuno dovrà svolgere. Fare attenzione a non rimanere generici e a non confondere le attività con le mansioni.
Facciamo un esempio. Prendiamo l’attività di formazione e aggiornamento in studio. Possiamo delegare ad un collaboratore il compito di curare le attività di formazione per i professionisti di studio e l’aggiornamento degli stessi. Detto così vuol dire tutto e niente. Sarà necessario definire nel dettaglio le attività che sarà chiamata a svolgere in concreto, per esempio: selezionare i corsi on line per i collaboratori; selezionare formatori esterni da coinvolgere; fare la rassegna stampa interna quotidiana; organizzare corsi di formazione interni allo studio, e così via.
I vantaggi del funzionigramma
Avere in studio un funzionigramma completo produrrà notevoli vantaggi su:
- clima di studio, evitando attriti tra i collaboratori;
- efficienza nello svolgimento delle attività, evitando duplicazioni o, all’opposto, nessuno che se ne occupi;
- risparmio economico, con minori dispersioni di tempo e di risorse;
- efficacia di azione, che permetterà di rispettare scadenze e impegni assunti;
- maggior qualità dei risultati;
- funzionamento della piramide gerarchica.
Da dove partire
Come per l’organigramma, il funzionigramma di studio ci deve essere e dev’essere scritto. Il secondo passo è assicurarsi che sia chiaro. Per fare ciò bisogna definire in concreto le attività che ciascun collaboratore è chiamato a svolgere. Il terzo passo riguarderà la condivisione del funzionigramma di studio; in altre parole, tutti devono sapere chi fa che cosa, senza dubbi e senza dare nulla per scontato.
Per le organizzazioni che già sono strutturate, il primo passo consisterà nel fare la fotografia della situazione esistente. Prendete tutti i vostri collaboratori e chiedete a ciascuno di definire in modo dettagliato la propria attività e metterla per iscritto. Fate poi un collage di tutte le attività e compilate un unico documento che assumerà la forma di una mappa concettuale, cioè di una struttura con caselle e relative specifiche dove si parte dall’attività e si definisce chi è chiamato a realizzarla e in che termini. Una volta compilato l’intero funzionigramma di studio sarà giunto il momento di condividerlo con tutto lo studio. Come in una squadra sportiva, non è sufficiente, infatti, che ciascuno sappia esattamente qual è il proprio ruolo e cosa ci si aspetta da lui, è necessario anche che conosca gli altri ruoli, chi li ricopre e le attività che ciascuno deve svolgere nel gioco di squadra.
Saper lavorare in sincronia
Pensate alla squadra di meccanici in F1: tutti devono conoscere a perfezione le attività che dovranno svolgere, ma conosceranno anche le attività che gli altri devono svolgere. Solo così potranno lavorare in sincronia ed essere efficaci ed efficienti. Lavorare insieme, infatti, non comporta solo far bene il proprio compito, ma anche saper collaborare con gli altri quanto a tempistiche, modalità e relazione. Avere tanti battitori liberi, tutti individualmente bravi, non vuol dire avere una squadra. Provate a pensare ad un’orchestra: ciascuno conosce cosa deve suonare, ma deve avere contezza anche dell’insieme per poter suonare sintonizzandosi con gli altri. Il funzionigramma serve a far avere a ciascuno contemporaneamente idea delle proprie attività, ma anche dell’insieme del lavoro e dell’obiettivo comune.
Ultime avvertenze
Nel redigere il funzionigramma di studio è utile coinvolgere i collaboratori, in modo da renderli partecipi e farli sentire motore attivo del processo di organizzazione dello studio. Inoltre, il coinvolgere i collaboratori di studio farà sì che gli stessi si chiariscano le idee e possano avanzare proposte di miglioramento. La redazione del funzionigramma è un ottimo momento di riflessione e di miglioramento se svolto in modo corale e consapevole.
Ricordate che se calerete dall’alto le indicazioni sul chi deve fare cosa, soprattutto nelle strutture già da tempo attive, il rischio è che i collaboratori vivranno con passività i cambiamenti e spesso opporranno resistenza per il semplice fatto che andrà a modificare lo status quo.
Nel Mini Master Innovation Studio forniremo tutte le competenze per poter definire e gestire il funzionigramma di studio, così come l’organigramma e le procedure.
Nella prossima puntata affronteremo il tema delle procedure di lavoro, della loro importanza e degli strumenti per redigerle e farle seguire dai collaboratori.
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