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Gli strumenti manageriali in studio: le riunioni

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Indice dei contenuti

La riunione è il terzo strumento manageriale fondamentale per organizzare, motivare, creare spirito di squadra. Tuttavia, negli studi professionali la riunione, quantomeno quelli di dimensioni più tradizionali, è uno strumento sconosciuto o mal digerito.

Invece di rappresentare una risorsa, un momento corale di condivisione, è vissuto come un ulteriore vincolo. Invece di essere utilizzato come strumento per risparmiare tempo e snellire le attività, è vissuto come un appesantimento, un rallentamento delle attività.

LA CULTURA DELLA RIUNIONE

La “cultura della riunione” anche nel mondo aziendale è in effetti mal vissuta e ciò perché spesso anche nelle grandi organizzazioni non è gestita ed utilizzata opportunamente. Il più delle volte è qualcosa di improvvisato, poco produttivo e quindi, effettivamente, una ulteriore fonte di dispersione di tempo ed energie. 

Nel panorama degli Studi professionali la riunione come strumento di lavoro è spesso assente o confusa con incontri spot tra i collaboratori: confronti occasionali nelle location più disparate e accorpamenti con altre attività, tipicamente il pranzo, dove si infila dentro una “riunione di lavoro”. Per alcuni, invece, è un modo per recuperare tempo. I “pranzi di lavoro” aderiscono al motto “due piccioni con una fava”: mangiamo e lavoriamo insieme. Molti, infine, usano la pausa pranzo per incontrare persone che altrimenti non riuscirebbero, nel vortice degli impegni quotidiani, a vedere. Anche qui, l’idea è di sfruttare al massimo ogni buco della giornata, di stipare incontri e attività in ogni dove.

Introdurre in Studio la cultura della riunione vuol dire creare dei momenti e dei luoghi dedicati al confronto, a cui tutti, ben presto, ancoreranno un certo stato d’animo e delle regole prefissate: puntualità, niente telefonini, dotarsi di carta e penna ecc.

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LE FUNZIONI DELLA RIUNIONE

Gli Studi professionali organizzati con impronta aziendale fanno eccezione al discorso fatto sin qui. Le riunioni per organizzazioni molto articolate, spesso internazionali o di stampo internazionale, sono uno strumento di lavoro imprescindibile, dato anche l’alto numero dei collaboratori e l’articolazione organizzativa della struttura dove momenti di incontro per la programmazione, pianificazione e confronto sono imprescindibili. 

Il meeting, infatti, se opportunamente interpretato, gestito e organizzato, ha due anime: una organizzativasulle attività e una relazionale sui rapporti.

Una riunione, se ben organizzata, interpretata e gestita, secondo le regole che vedremo più avanti, permette di:

  • condividere con tutto il team le informazioni dello Studio che è utile che tutti conoscano (obiettivi, difficoltà, novità ecc.);
  • aggiornare mantenere un know-how “tecnico-giuridico” comune utile perché la qualità dei servizi offerti dai professionisti dello Studio sia la medesima;
  • aggiornare tutti simultaneamente sulle novità normative (con evidente risparmio di tempo);
  • trovare soluzioni condivise (brainstorming);
  • prendere decisioni condivise;
  • pianificare e programmare attività e progetti;
  • coordinare attività e progetti;
  • verificare il clima di studio, affrontare le problematiche relazionali interne, condividere i valori e le linee operative dello Studio;
  • motivare i collaboratori.

Le prime saranno riunioni di tipo informativo, le seconde sono di tipo formativo, il terzo tipo di riunioni sono riunioni di brainstorming e il quarto sono riunioni decisionali. Seguono poi le riunioni di coordinamento e programmazione per finire con le riunioni motivazionali e di gestione degli aspetti relazionali.

Queste sono riunioni efficaci, utili, produttive. Ben diverse da molte riunioni a cui siamo soliti assistere, lunghe, noiose, confuse, senza una meta, senza un timing preciso, da cui si esce depotenziati invece che carichi. Quelle sì sono riunioni improduttive, vere perdite di tempo. Decisamente da evitare.



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LE REGOLE PER UNA RIUNIONE EFFICACE

Ecco, in sintesi, quali devono essere le regole da rispettare per organizzare e gestire una riunione in modo efficace:

IN CONCLUSIONE

Rivediamo dunque cosa è una riunione e cosa invece si camuffa da riunione ma non lo è.

Non è una riunione È una riunione

·    Pranzare insieme
·    Prendere il caffè insieme
·    Scambiare due chiacchiere nei corridoi
·    Confrontarsi nell’ufficio dell’uno o dell’altro
L’incontro pianificato per ciò che riguarda:
·      il timing (inizio e fine)
·      la location (sala riunioni)
·      i partecipanti necessari
·      l’organizzazione in senso stretto (convocazione, materiali come dispense e report,
strumenti di svolgimento come videoproiettori e microfoni,
gli spostamenti dei partecipanti come biglietti aerei ecc.)
·      l’organizzazione della sala (psicogeografia)
·      l’ordine del giorno
·      le regole di svolgimento
·      il piano di azione (chi fa che cosa)
·      il report finale che verrà inviato ai partecipanti
Rivediamo quali sono le principali funzioni di una riunione. Detto in altri termini, a cosa serve?
Non serve a Serve a

·    Intrattenere relazioni sociali
·    Sfogarsi con il team
·    Controllare i collaboratori
·    Fare due chiacchiere con i collaboratori
·    Deresponsabilizzarsi scaricando sugli altri
·    Passare del tempo insieme

·    Condividere informazioni e novità dello Studio (riunione informativa)
·    Mantenere un know-how tecnico giuridico sui contenuti (riunione formativa)
·    Aggiornare tutti sulle novità normative (riunione formativa)
·    Trovare soluzioni condivise (riunione di brainstorming)
·    Prendere decisioni (riunione decisionale)
·    Pianificare e programmare attività (riunioni di programmazione)
·    Coordinare attività e progetti (riunione di coordinamento)
·    Verificare il clima di studio e le relazioni all’interno del team (riunioni relazionali)
·   Motivare i collaboratori (riunioni motivazionali)

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Mario Alberto Catarozzo

Formatore, Business Coach professionista e Consulente, è specializzato nell’affiancare professionisti, manager e imprenditori nei progetti di sviluppo e riorganizzazione.
È fondatore e CEO di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione nel business. Nella sua carriera professionale è stato dapprima professionista, poi manager e infine imprenditore. Per questa ragione conosce molto bene le dinamiche aziendali e del mondo del business. Si è formato presso le migliori scuole di coaching internazionali conseguendo le maggiori qualifiche del settore.
Collabora con Enti, Istituzioni e Associazioni professionali e di categoria e lavora con aziende italiane e internazionali di ogni dimensione, dalle pmi alle multinazionali.
È autore di numerosi volumi dedicati agli strumenti manageriali e di crescita personale e professionale. È direttore della collana Studi Professionali di Alpha Test Editore e autore de “Il Futuro delle professioni in Italia” edito da Teleconsul editore.
Professional Certified Coach (PCC), presso la International Coach Federation (ICF).
Per sapere di più sulle attività di formazione, coaching, consulenza e marketing visita i siti:

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Per info e contatti: coach@mariocatarozzo.it.