Gli strumenti manageriali in studio: la delega

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Sappiamo che il libero professionista oggi è anche un manager, quando gestisce le risorse interne al proprio studio ed è anche un imprenditore, quando guarda al mercato e genera valore per sé e per gli altri.

In questo contesto, dove lo studio professionale, piccolo o grande che sia, è diventato un’impresa, le competenze manageriali diventano essenziali. Stiamo parlando di una nuova mentalità, di nuove competenze e di nuovi strumenti.

I tre strumenti alla base di qualunque azione manageriale sono indiscutibilmente la delega, il feedback e le riunioni.

La delega rappresenta lo strumento principe a disposizione del professionista per moltiplicare il tempo a disposizione. In realtà, sono i risultati a poter essere moltiplicati nell’arco della giornata, più che il tempo. Il feedback è lo strumento che permette ai collaboratori di crescere professionalmente e di essere motivati e gratificati. È utile, dunque, sia per il singolo che lo riceve, sia per il clima di lavoro. Le riunioni sono le migliori occasioni per organizzare collettivamente le attività, per creare senso di appartenenza, per far circolare le idee e per fare squadra.

Vediamo uno per uno, questi strumenti così importanti, partendo dalla delega e proseguendo nelle puntate successive con il feedback e le riunioni.

DELEGA

La delega è uno strumento molto potente per l’ottimizzazione dei tempi e delle risorse nell’attività professionale. Non servirsene vuol dire utilizzare solo in parte le nostre risorse e quelle dei nostri collaboratori. Vuol dire aver costruito un team, una organizzazione (anche leggera) di Studio per utilizzarne solo una parte e per di più utilizzarla male: tutto, alla fine, come in un vortice infernale ricadrà infatti sul titolare e sul team leader. La piramide organizzativa che ha costruito il titolare e che avrebbe dovuto aiutarlo a reggere il carico di lavoro e la pressione…si gira e scarica tutto il suo peso proprio su di lui.



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UNA NUOVA ORGANIZZAZIONE DI STUDIO

L’avvocato, il commercialista, il consulente del lavoro e il notaio destinatari privilegiati dei nostri approfondimenti, sono abituati a svolgere in prima persona buona parte delle loro attività professionali, per questa ragione lo strumento delega non è spesso conosciuto a dovere o utilizzato al meglio. La delega, infatti, è uno strumento tipicamente manageriale, di chi, cioè, si occupa di organizzare e gestire team in vista del raggiungimento di obiettivi comuni, piuttosto che agire in prima persona.

Oggi nel panorama professionale assistiamo ad una sempre maggior organizzazione delle attività, con strutture per dimensioni e organizzazione vicine all’impianto aziendale, più che all’originaria impostazione libero professionale accentrata nella figura del titolare di Studio. In queste nuove realtà conoscere e applicare principi di gestione manageriale dei collaboratori è alquanto opportuno, e per certi aspetti importante tanto quanto possedere le competenze tecnico-giuridiche tipiche delle professioni dell’area legale.

COS’È LA DELEGA

La delega è uno strumento importante all’interno di una strategia efficace di gestione del tempo e dello stress. Ancora molti professionisti, tuttavia, conoscono poco o usano male questa opportunità. Conosciamola, dunque, un po’ più in profondità per coglierne i vantaggi.

La delega è quello strumento attraverso cui si possono conferire incarichi ai collaboratori per la gestione di una o più attività: gestione di un cliente, di una pratica, di una ricerca giurisprudenziale, l’organizzazione di una riunione, la sostituzione in udienza e così via. 

Possiamo delegare singole attività, piuttosto che la gestione di un’intera area di lavoro. Possiamo delegare volta per volta, oppure in modo permanente, salvo poi modificare o revocare quanto incaricato. Possiamo incaricare l’esecuzione di un’attività senza conferire margini di decisionalità, piuttosto che indicare il perimetro entro cui muoversi e poi lasciare discrezionalità decisionale all’incaricato. In questo caso distinguiamo la delega esecutiva dalla delega fiduciaria.

Insomma, di deleghe ce ne sono diverse, ciascuna con proprie caratteristiche in funzione di cosa deleghiamo, come deleghiamo, quando deleghiamo e la discrezionalità decisionale che lasciamo nelle mani del delegato.

Ciò che spesso viene confusa con la delega è uno pseudo-comando di tipo esecutivo: prepara questi documentivai a fare queste notifichefai questa ricerca. Nulla di più. E quasi sempre non accompagnato da alcuna spiegazione sugli obiettivi, criteri da seguire, risorse da poter utilizzare, tempi di consegna ecc. Le sensazioni che prova in tali circostanze il collaboratore è di essere costantemente sotto esame, sotto il “giudizio universale” del dominus, che giudicherà l’operato. 

prima ancora di conoscere le regole di una buona delega, è un cambiamento di mentalità che dev’essere compiuto. 

In passato la delega era vista come il “male minore”, come l’unica alternativa a fare tutto noi, e quindi l’approccio era “negativo”, cioè il non poter fare altrimenti (con tutte le remore e i dubbi circa una futura “concorrenza” dei collaboratori che avrebbero potuto andarsene e portarsi via una parte della clientela).

Oggi, se vogliamo cogliere tutti i vantaggi di tale strumento, va cambiato approccio. Dobbiamo focalizzarci sulle opportunità che la delega offre, sulle sue potenzialità, sugli sviluppi che permette. Non più, dunque, il non posso fare altrimenti, ma è utile per.

Il libero professionista, dall’avvocato al commercialista al notaio al consulente del lavoro, non è più “solo” libero professionista, è sempre di più manager di un team, con professionisti, uno staff, un’organizzazione, collaboratori, colleghi, budget e performance da gestire. Ecco perché è diventato così importante oggi acquisire competenze di tipo manageriale anche per il libero professionista, che non può più prescindere da un lavoro di team.

La regola su cui si basa la delega è: 

vanno delegate tutte le attività che possono essere utilmente portate avanti dai nostri collaboratori con risultati analoghi a quelli che otterremmo noi.

In questi casi avremo un doppio vantaggio: da un lato, si libererà per noi del tempo per poter condurre in prima persona altre attività importanti di Studio; dall’altro, potremo ottenere il risultato con un costo inferiore, in quanto il costo orario del collaboratore sarà inferiore al costo orario del titolare di Studio. 

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LE CARATTERISTICHE DELLA DELEGA

Vediamo ora quali sono le caratteristiche che deve possedere una delega efficace.

In questa tabella indichiamo ogni aspetto della delega a cosa in concreto corrisponde:

I punti-chiave della delegaQuindi
COSA DELEGARE Scelta se e cosa delegare tra le diverse attività di Studio
A CHI DELEGAREScelta del collaboratore più adatto
L’OBIETTIVOQuale risultato vogliamo raggiungere con la delega
IL TIMINGQuando mi devi portare i risultati ed eventuali momenti intermedi di confronto e verifica
MOTIVAZIONEPerché gli conviene dare il meglio
RESPONSABILITÀA cosa va incontro in caso non svolga adeguatamente ciò che è stato delegato?
RISORSEQuali risorse potrà utilizzare per portare a termine quanto delegato?
CRITERI DI VALUTAZIONEDefinite una logica o criterio con cui valuterete l’operato
VERIFICAVerificate sempre che abbia capito
FEEDBACKDate sempre riscontro all’attività svolta

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Mario Alberto Catarozzo

Mario Alberto Catarozzo è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzato nel mercato dei liberi professionisti e degli studi professionali dell’area giuridica-economica (avvocati, notai, consulenti del lavoro, commercialisti), dei manager e degli imprenditori. Founder PartnerCEO di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo del business, lavora da oltre 25 anni nel mondo delle professioni ed è Coach certificato ICF (PCC, Professional Certified Coach), con specializzazione in PNL (Practitioner e Master Practitioner), Problem Solving e Negoziazione. Speaker in diversi programmi radio e podcast, è direttore di collana e autore di manuali e saggi. Collabora con Università, Ordini professionali e Associazioni di categoria sulla formazione manageriale e imprenditoriale per professionisti e aziende.

Luciana Lauber

Luciana Lauber è Formatore, Business Coach professionista e Consulente specializzata nel mercato degli studi professionali: per 20 anni General Manager di Studi Legali Internazionali, specializzata in start-up in Italia e all’estero e in percorsi di carriera all’interno degli studi professionali. 
Da Gennaio 2020 PartnerGeneral Manager di MYPlace Communications, società dedicata alla consulenza, formazione e marketing per il mondo business.
Professional Coach e Team Coach ICF (International Coach Federation) nonché Practitioner in PNL, con specializzazione in Consulenza Organizzazione e Marketing.