Partiamo da una metafora: se vi affidassero la gestione di un grande magazzino pieno di scaffali metallici e vi chiedessero di ottimizzare lo spazio cosa fareste? Probabilmente la prima attività sarebbe quella di fare un giro nel magazzino, per conoscerne bene dimensioni e stato dell’arte, e poi valutarne l’utilizzo al meglio delle sue possibilità in funzione della merce da stoccare.
PRIMA FASE: MAPPATURA
Una volta creata una mappa mentale del magazzino (forma, metratura, altezza) immagino che la seconda attività sarebbe quella di guardare il tipo di merce da sistemare: se è composta da scatoloni, se ha una forma regolare o irregolare, la quantità complessiva della merce, il peso, la fragilità, in modo da decidere la posizione del materiale. Come successiva attività, probabilmente, verificheremmo la presenza di strumenti o attrezzature per sollevare la merce: muletti, carrelli e persone che possono tornare utili allo scopo. A quel punto istintivamente faremmo una verifica delle nostre capacità e delle nostre risorse e limiti: se soffriamo di ernia al disco non è proprio il caso di sollevare pesi; se abbiamo 30 anni è una cosa, se ne abbiamo 70 è un’altra. Stiamo facendo, in sostanza, più o meno consapevolmente un check di noi stessi e delle nostre risorse e dei limiti. Queste attività preliminari rientrano sotto la dicitura di mappatura, cioè di creazione di un quadro di insieme frutto dei dati raccolti con l’attività di intelligence.
SECONDA FASE: DEFINIZIONE DELLA STRATEGIA
A questo punto del percorso, passeremmo alla fase organizzativa per ottimizzare il lavoro, quindi pianificheremmo. Si tratta di definire cosa fare per primo, cosa per secondo, dove mettere i materiali, come, cosa fare noi, cosa delegare ad altri, cosa fare a mano, cosa con gli attrezzi e in funzione del tempo a disposizione, il ritmo da tenere e così via. In sostanza, questa fase è di programmazione e pianificazione delle azioni da compiere successivamente. Programmare vuol dire stimare le risorse necessarie per compiere un’attività, mentre pianificare indica l’ordine di priorità con cui le attività verranno eseguite. Il tutto rientrerà in una strategia di azione. Quindi passeremo all’azione seguendo le tappe e le modalità che abbiamo deciso.
TERZA FASE: ESECUZIONE
Eccoci alla fase operativa, dove si mette in pratica ciò che si è definito in precedenza. Seguendo il piano di azione si realizzano le singole fasi del piano con metodo e costanza. Non sempre, tuttavia le cose vanno come da programma, o perché si era commesso qualche errore in fase di pianificazione e programmazione, oppure perché le cose nel frattempo cambiano. Che fare dunque se la realtà dei fatti non corrisponde alle previsioni?
QUARTA FASE: VERIFICA E MODIFICHE
Partiamo dall’unico vero errore da non commettere: essere rigidi. Se nella fase di esecuzione dovessimo constatare che le cose sono diverse dalle previsioni, oppure sono cambiate nel mentre, sarà nostra cura verificare l’adeguatezza del piano e apportare i dovuti correttivi. Ogni piano di azione, per essere efficace nel tempo, deve essere autocorrettivo: Ciò vorrà dire prevedere momenti di verifica durante il percorso e apportare per tentativi nuovi correttivi, in modo da testarne l’efficacia in pratica. È questo il momento del check point e delle modifiche, che terranno il piano di azione efficace nel tempo e aderente agli obiettivi fissati.
Quale potrebbe essere l’alternativa a questo comportamento?
Procedere a testa bassa cominciando a mettere a posto tutto ciò che ci capita davanti nel miglior modo possibile senza una strategia, una direzione, un obiettivo. Oppure incaponirsi e pretendere che le cose funzionino nonostante le evidenze, solo perché in passato hanno funzionato. Infine, irrigidirsi riproponendo le abitudini o, al contrario, demoralizzarsi e bloccarsi del tutto.
Ebbene, la nostra giornata è come quel magazzino con innumerevoli cose da fare e con imprevisti ad ogni angolo. Quale strategia siamo soliti usare? Pianificare e programmare, oppure andare a braccio?
…ah dimenticavo: sarebbe stata opportuna una domanda iniziale e cioè “devo mantenere tutto o ci sono cose che si possono buttare via o ignorare”? Già, perché lo spazio è limitato e ad un certo punto si esaurirà, quindi sarebbe meglio procedere in ordine di priorità, cioè le cose importanti prima e poi quelle meno importanti dopo, fino alle superflue da eliminare. Così è anche per il nostro tempo di 24 ore al giorno, limitato: andrebbe scelto con consapevolezza e lungimiranza come impiegarlo efficacemente ed efficientemente, per non rischiare di trovarci senza tempo per fare le cose proprio quando ne avremmo più bisogno.
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