Ed eccoci all’ultima tappa del nostro viaggio nella gestione manageriale dei progetti nello studio professionale. Lo strumento più utilizzato di cui avrete sicuramente sentito parlare è il DIAGRAMMA DI GANTT. Il nome (sarebbe meglio dire il cognome) deriva dal suo inventore nel remoto 1917; fu in quell’anno che per la prima volta l’ingegnere statunitense Henry Laurence Gantt lo utilizzò e da lì divenne uno degli strumenti più utilizzati per la gestione dei progetti.
Ad una prima impressione può sembrare un file excel con delle barre colorate orizzontali a rappresentare lo stato di avanzamento lavori, ma in realtà è molto di più il Diagramma di Gantt. Questo strumento consente a chi gestisce un progetto di avere sempre sotto controllo il lavoro svolto e da svolgere e questo per tutte le attività che rientrano nel progetto e per tutte le persone coinvolte in esso. In sostanza, consente di avere un colpo d’occhio del progetto nel suo insieme, partendo dall’inizio dei lavori, fino agli obiettivi finali, passando per le fasi di lavorazione, le tempistiche e gli scostamenti dalle previsioni fatte.
GESTIRE E MONITORARE
Lo scopo dello strumento è dunque la programmazione (quindi la stima dei tempi), la pianificazione (la definizione delle priorità), la gestione (avanzamento lavori) e il controllo delle attività. Anche qui, come nella Lavagna Kanban l’elemento visivo è molto importante. Avere sott’occhio tutto è la parte centrale, in modo da poter monitorare e intervenire tempestivamente.
Visivamente si presenta come un diagramma cartesiano, che riporta sulle ascisse la scala temporale lungo la quale si sviluppa il progetto e sulle ordinate le attività necessarie per raggiungere il risultato finale.
Le barre colorate vengono generate dall’intersezione dei dati relativi alle attività e di quelli che si riferiscono alle durate, consentendo così di avere a colpo d’occhio il controllo delle cose fatte e da fare.
GESTIRE I PROGETTI IN STUDIO CON GANTT
Ed eccoci alla domanda cruciale, se cioè questo strumento si presta per la gestione di progetti professionali e per la produzione di servizi, più che prodotti. Ovviamente la risposta non può che essere sì, considerando che gli elementi della pianificazione, programmazione, gestione efficiente e monitoraggio sono centrali in qualunque tipologia di progetto, che si concluda in prodotti o in servizi come output finale.
Se un tempo i diagrammi di Gantt erano prodotti manualmente mediante l’excel, oggi esistono tantissimi software a pagamento e gratuiti, che permettono la gestione efficiente dei progetti mediante la strategia Gantt.
Ve ne riporto alcuni decisamente ben fatti e utilissimi in questa infografica:
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