Il saldo della parcella professionale è diventato un momento critico per la maggior parte dei professionisti. È forse questo aspetto il più trasversale alle diverse professioni: avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro sono tutti oggi afflitti da questo problema. Si lavora tanto, con ritmi sostenuti e stress a go go e si incassa poco, sicuramente meno di qualche anno fa. I clienti, inoltre, sono decisamente meno disciplinati di una volta e chi paga lo fa con i propri tempi, in un circolo vizioso di cui essi stessi il più delle volte sono parte.
Abbiamo già affrontato nei nostri post questo problema fornendo alcuni suggerimenti per porvi rimedio. È arrivato il momento di affrontare in modo più strutturato l’argomento, in modo da introdurre nella propria organizzazione gli accorgimenti opportuni.
Innanzitutto, oggi qualunque organizzazione, quindi anche gli studi professionali, dovrebbe introdurre la pianificazione finanziaria. Quindi fare un forecast (previsione degli incassi), prevedere un budget di spesa da allocare alle diverse attività (marketing, formazione ecc.), e un controllo di gestione, in modo da avere sempre il polso della situazione e poter per tempo cogliere gli scostamenti dell’andamento finanziario dello Studio rispetto alle previsioni. Tutto ciò permetterà di avere una rotta da seguire, una velocità di crociera e di verificare costantemente l’andamento finanziario. Questi strumenti, nella mia attività di consulenza con gli studi professionali, sono i primi ad essere introdotti.
Se, dunque, abbiamo previsto una serie di incassi, ma di fatto questi non si realizzeranno, ecco che la nostra pianificazione entrerà presto in crisi. Che fare dunque, perché i nostri piani non restino sulla carta, ma abbiano concreta attuazione? È necessario predisporre le misure idonee perché i flussi finanziari siano costanti e cadenzati. Bisogna programmare, pianificare e gestire.
Vediamo i 3 passaggi fondamentali da seguire:
- PREVENTIVO: contrattualizzate tutta la clientela al momento del conferimento dell’incarico professionale, in modo da mettere nero su bianco il preventivo delle attività e dei compensi; in tal modo avrete maggiori garanzie che il cliente sia consapevole di modalità ed entità, eviterete equivoci futuri e avrete la documentazione che vi faciliterà l’eventuale recupero crediti. Inoltre ricordiamoci che il contratto manifesta organizzazione, trasparenza e serietà di intenti reciproci, richiamando l’attenzione di entrambi per la sua firma.
- SISTEMA DI FATTURAZIONE: invece di prevedere il saldo dei vostri compensi in una sola tranche, magari a fine attività, è preferibile prevedere un pagamento rateizzato a cadenza temporale (per esempio, una rata ogni tre mesi) e prevedere, se l’attività si presta, un fondo spese o un anticipo all’inizio dei lavori. Anche in questo caso, ciò manifesta organizzazione vostra e serietà di intenti da parte del cliente; se infatti dovesse opporre resistenza a fronte di una vostra opportuna spiegazione delle modalità operative, ciò vi dovrebbe già mettere sul chi va la, in quanto potrebbe essere una spia del fatto che anche a prestazione conclusa avrà con ogni probabilità difficoltà a pagare; inoltre, in questo modo, avrete minor immobilizzazione di vostre risorse finanziarie a copertura delle attività erogate in attesa del relativo saldo. Da non sottovalutare, inoltre, che per lo stesso cliente potrebbe essere vantaggioso un sistema cadenzato e prevedibile di pagamenti, piuttosto che un pagamento unico, magari di entità rilevante che arriva all’improvviso; nel primo caso, potrà organizzarsi ed inserire a sua volta nelle proprie previsioni di spesa anche la vostra fatturazione; nel secondo, invece, tale spesa non prevista, o quantomeno non nei vostri tempi, risulterà un problema.
- CICLI DI FATTURAZIONE: infine la fatturazione. Molti professionisti si lamentano dei mancati o ritardati pagamenti dei propri clienti, ma poi si scopre che l’attività di fatturazione è stata ritardata di mesi dalla fine delle attività professionali. Questa abitudine, di non fatturare subito al termine delle attività (o periodicamente) – perché ci si dimentica, perché è un’attività noiosa, perché si teme di perdere il cliente – è una pessima abitudine. Provate a pensare cosa può accadere nella testa del cliente che si vede arrivare mesi dopo la conclusione della prestazione professionale la fattura, magari via email senza neppure una telefonata del professionista. Come minimo lo stupore, il disappunto e un istintivo rifiuto campeggiano nella mente del cliente, che penserà “oh caspita, mi ero dimenticato che c’era pure questo…”, oppure penserà “vabbeh, ci ha messo mesi a mandarmi la fattura, vuol dire che non ha certo fretta di essere pagato…”.
Posto dunque che la bacchetta magica per avere certezza di ottenere il pagamento della propria attività professionale non ce l’ha nessuno, organizzarsi per tempo, avere un monitoraggio costante dei flussi finanziari, avere una persona (una segretaria, per esempio) incaricata di monitorare la situazione e di sollecitare periodicamente i pagamenti via email e via telefono per poi, come ultima spiaggia, passarli al legale per il recupero, sono tutte attività che decisamente miglioreranno nel tempo la situazione, così come la contrattualizzazione, la rateizzazione e la fatturazione progressiva e tempestiva.
Buon lavoro, dunque!
