La digital transformation degli studi professionali

La digital transformation è un fenomeno in atto da almeno un ventennio, accompagnando la trasformazione tecnologica di inizio millennio. Essa si basa su almeno tre pilastri:

• Cultura del digitale e innovazione tecnologica.
• Processi di digitalizzazione.
• Strumenti tecnologici per la transizione al digitale.

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La digital transformation è un cambiamento culturale, sociale ed economico che sta coinvolgendo ogni aspetto del vivere sociale: dal lavoro agli hobby, dalla sanità all’industria, dai trasporti alla musica. Ovviamente le professioni intellettuali di cui noi di MYPlace Communications ci occupiamo da oltre 25 anni quotidianamente (avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro e notai) non potevano rimanere estranee a questo fenomeno, quindi vediamo cosa sta accadendo nello studio professionale e cosa aspettarsi dal futuro in termini organizzativi e di stile di vita professionale in questo processo di rivisitazione del business e delle sue dinamiche.

UN NUOVO MODO DI PENSARE

Prima ancora di parlare di strumenti digitali, è utile sottolineare come la transizione al digitale, quindi il passaggio dall’analogico, dalla carta al file elettronico, dal fascicolo cartaceo al fascicolo digitale, dal codice cartaceo a quello digitale, dall’incontro di persona alla videoconference, dalla formazione in aula al webinar rappresentino un nuovo modo di impostare e gestire le relazioni, di condurre i processi di lavoro, di coinvolgere i collaboratori, di condividere esperienze. Il digitale non si limita ad eliminare la carta, come molti si immaginano, ma cambia il modo stesso di lavorare, di organizzarsi, di interagire con i clienti e con gli stakeholder.

UN NUOVO MODO DI LAVORARE

Va da sé che la trasformazione della carta in file, comporta una rivoluzione nel modo di impostare il lavoro: viene meno la necessità di trovarsi nel luogo in cui si trova il documento, il fascicolo, in quanto quel luogo, una volta smaterializzato il documento, è raggiungibile da ogni dove. Server e cloud diventano così gli archivi naturali dei documenti digitali e l’unica necessità che si ha per raggiungerli è una connessione alla rete Internet e un computer. Nasce così il professionista smart, che può, cioè, lavorare sia in ufficio che fuori, che non necessita più di spostarsi per raggiungere i documenti, ma sono i documenti che “seguono” ciascuno di noi grazie all’accesso ubicuo. Lo smart working del periodo della pandemia ha dimostrato anche ai più restii al cambiamento come fosse non solo possibile lavorare a distanza, da casa o in altro luogo, ma addirittura più comodo, efficiente ed efficace.

CULTURA E NON SOLO STRUMENTI

Molti, una volta scoperta la possibilità di riorganizzare il proprio lavoro, si sono posti la domanda di quali strumenti avessero bisogno e delle conseguenze collaterali a tali cambiamenti. Lavorare in modo smart comporta non avere più sotto “controllo” i collaboratori; non gestire più fisicamente le attività in modo diretto; non incontrare più i clienti di persona. Ciò ha creato ansie e barriere a chi non aveva gli strumenti culturali per affrontare questo processo. Da coach e formatore che tutti i giorni affianca professionisti e studi professionali nei processi di cambiamento e di change management, non posso che sottolineare l’importanza della cultura del digitale, prima ancora che degli strumenti digitali. Poiché questo non è un passaggio tecnico, ma culturale di un cambiamento epocale di vita e di lavoro, prima di lanciarsi su acquisti di software, di gestionali, di server e così via, è necessario acquisire una nuova mentalità e una nuova cultura, in modo da conoscere e poi poter scegliere gli strumenti più adatti a noi e saperli gestire in modo efficace.

Il rischio, altrimenti, è di investire soldi e tempo senza avere una visione chiara del percorso e senza una meta ben definita a cui la digital transformation deve portare il nuovo studio digitale.

DIGITAL TRANSFORMATION: GLI AMBITI COINVOLTI

Per prima cosa, dobbiamo considerare che quando si parla di trasformazione digitale non ci si riferisce esclusivamente alla trasformazione della carta in file, quindi in materiale elettronico.

La digital transformation coinvolge 3 ambiti del lavoro:

1. Gli oggetti e strumenti di lavoro, quindi i documenti, fascicoli, codici, riviste, posta, banche dati.
2. I processi di lavoro, quindi il coinvolgimento di collaboratori, il lavoro in team (team working) i tempi di lavoro, i luoghi di lavoro, le modalità di interazione, la formazione, la crescita dei singoli, l’efficienza dei processi con relativi costi e margini di guadagno.
3. La relazione con i clienti, quindi le modalità di relazione, i tempi, i luoghi, l’efficienza e l’efficacia della stessa, fino ai concetti di competitività e di sostenibilità.

DIGITALIZZAZIONE E TRASFORMAZIONE DIGITALE

Abbiamo parlato dell’importanza della cultura nei processi di trasformazione dello studio da analogico a digitale. Esiste infatti una bella differenza tra “digitalizzazione” e “trasformazione digitale”. La prima indica la conversione della carta in file elettronici; quindi, per semplificare, possiamo correttamente affermare che stiamo digitalizzando lo studio nel momento in cui stiamo trasformando i documenti cartacei in file elettronici attraverso la scansione, per esempio, in pdf oppure in word o excel. La trasformazione digitale dello studio è però diversa dalla sua digitalizzazione, in quanto coinvolge la mentalità e un nuovo modo di lavorare e di relazionarsi con i documenti e con le persone. Per capirci, se noi trasformiamo interi archivi cartacei in archivi digitali, ma poi continuiamo a richiedere la presenza fisica in studio a tutti i collaboratori tutti i giorni, se continuiamo a voler incontrare il cliente di persona, se siamo soliti stampare i file e fare correzioni a mano e così via, non possiamo affermare che stiamo affrontando in studio una trasformazione digitale, ma solo che abbiamo digitalizzato i documenti. Vedete come la mentalità e la cultura deve andare di pari passo agli strumenti, altrimenti rischiamo di continuare a tenere vecchi atteggiamenti e abitudini di fronte a strumenti che invece ci permetterebbero di modificare completamente tempi, modi e luoghi di lavoro e di interazione con i clienti e colleghi.

DIGITAL TRANSFORMATION ED EFFICIENZA

Trasformazone digitale è sinonimo di semplificazione, velocità, efficienza. Perché tutto questo si realizzi è necessario avere il collante che metta insieme il tutto e lo faccia funzionare con regole nuove, più efficienti, appunto. Questo collante è la cultura digitale, che non si limita all’uso dei documenti digitali, ma conosce i benefici degli strumenti per la gestione dei contenuti digitali (cloud, server, software, banche dati, gestionali, ebook, webinar, e-learning). Se volgiamo lo sguardo al cliente finale, troviamo inoltre survey, strumenti di customer satisfaction, strumenti di intelligence, CRM, aree riservate del sito Internet di studio, App.

DIGITAL TRANSFORMATION E CICLO DEL VALORE

La digital transofrmation nel momento in cui è accompagnata da processi di cambiamento culturali e non solo strumentali, aggiunge valore al lavoro e alle interazioni umane. Grazie al digitale e a Internet è possibile oggi la collaborazione a distanza che genera idee; è possibile abbattere barriere geografiche, linguistiche, culturali e temporali. Pensate nel periodo della pandemia come il digitale abbia rappresentato da un lato lo strumento unico e indispensabile per poter continuare a lavorare per studi professionali e aziende, e dall’altro abbia rappresentato lo strumento fondamentale per la condivisione dei dati a livello mondiale, per condividere lo stato dell’arte delle ricerche scientifiche in tempo reali tra gli scienziati di tutto il mondo, per raccogliere e analizzare i dati globali della pandemia, per confrontarsi in tempo reale con studiosi in ogni parte del mondo. Insomma, il digitale se ben utilizzato unisce e non divide, come molti affermano. Se adeguatamente introdotto in ogni contesto lavorativo e di vita può semplificare le attività, alleggerirle e velocizzarle. Pensate a come sta cambiando la scuola e l’istruzione, dove abbiamo assistito alla didattica a distanza, che fatta in emergenza come si è stati costretti ha avuto effetti distorsivi, ma che messa a punto con il tempo e trovato il giusto equilibrio potrebbe aprire possibilità di studio a tutti indipendentemente dalla geolocalizzazione, oppure formule di condivisione e di esperienze che non necessitano sempre spostamenti e investimenti economici.

L’ERA DIGITALE

In conclusione, l’era digitale in cui siamo immersi è davvero una grande opportunità sotto ogni profilo a patto che sia sviluppata in modo armonico, integrato e sostenibile. Poiché ogni giorno lavoro con professionisti, manager, studi professionali e aziende, posso affermare a ragion veduta che la digital transformation è un processo di trasformazione culturale prima ancora che tecnologico e che un ottimo investimento è accompagnare alla sostituzione di macchinari, software e carta anche l’inserimento di percorsi culturali di apprendimento e tecnico per l’utilizzo dei nuovi strumenti e di mentalità, per il giusto approccio al cambiamento, in modo che la digital transformation possa essere pienamente goduta e sfruttata a proprio vantaggio sia dal punto di vista delle performance lavorative, sia di qualità di vita.

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