“Delegare: investire qualcuno di un potere o di una funzione” si legge nel Sabatini Coletti, Dizionario della lingua italiana. Oppure ancora “Delegare: affidare ad altri l’esecuzione di qualcosa“. Di cosa stiamo parlando? Della delega fiduciaria, nel primo caso, e della delega esecutiva, nel secondo. Riportanto il tutto alla dimensione professionale, delegare per un professionista dovrebbe essere la principale attività su cui puntare per “allargare” i propri orizzonti temporali.
Prima, si intende, andrebbero selezionati accuratamente i propri collaboratori e praticanti di studio, poi andrebbe utilizzata la delega, a volte fiduciaria, altre esecutiva, perché essi possano rappresentare una longa manus del titolare di studio. E’ questo infatti il principale strumento al servizio del professionista per aumentare, di fatto, il tempo a disposizione. Visto che il tempo è uguale per tutti e la giornata è fatta di 24 ore e nessuno finora è riuscito ad allungarla, non è sul tempo che dobbiamo puntare (come spesso nel time management si racconta), ma è su di noi e sui nostri collaboratori. Ciò significa scegliersi non praticanti e collaboratori scarsi per paura che acquisiscano competenze e know how e ci portino via la clientela, ma al contrario persone in gamba ed entusiaste a cui dopo breve tempo di formazione possiamo affidare l’esecuzione di attività e delegare con piena fiducia la gestione di pratiche e clienti in modo che l’output (il risultato) sia il medesimo che se avessimo svolto noi in prima persona quell’attività.
Che cosa invece accade oggi in uno studio professionale-tipo? Che l’avvocato, il commercialista, l’architetto selezionano figure di praticanti e tirocinanti “medie”, non troppo scarse ma neppure troppo smart per le ragioni di cui sopra. Stesso discorso per i collaboratori di studio e per il personale di segreteria. In quest’ultimo caso la ragione è eminentemente economica. Una segretaria con esperienza costa di più di una alle prime armi. Spesso poi i risultati in termini anche di customer care si vedono…
Dove eravamo rimasti….ah sì, i professionisti che si scelgono risorse non all’altezza della situazione. Quindi, dicevamo, il professionista tenderà a non essere soddisfatto e a non fidarsi del collaboratore a cui tenderà a delegare sempre meno e cose sempre più operative e di poca responsabilità, accentrando su di sè tutte le attività più delicate, di maggior responsabilità e spesso controllando anche le attività già svolte dal collaboratore. Le conseguenze in termini di perdita di tempo, performance dello studio e livelli apocalittici di stress, mi sembrano evidenti.
Nel caso in cui, invece i collaboratori selezionati siano adeguati è necessario che la delega sia fatta bene, cioè con le necessarie modalità perchè possa realmente essere efficace. E, ad essere onesti, i professionisti, non sono proprio i soggetti più abili e abituati a comunicare in modo efficace con i collaboratori. Di solito la comunicazione è “dall’alto al basso”, si delega frettolosamente, con frasi criptiche e senza alcun feedback di ritorno, se non un lamento di disappunto nel vedere risultati diversi da quelli sperati e un sospiro prima di accollarsi anche quell’attività, di solito accompagnata dalla mitica frase “faccio prima a farla io che a spiegarti come si fa“.
Insomma, delegare è un’attività delicata che non può essere buttata lì alla bell’e meglio.
Quali sono dunque i requisiti minimi che l’attività di delega deve rivestire per potersi dire efficace?
Eccoli in sintesi:
- Oggetto definito: deve indicare il risultato da raggiungere (il cosa);
- Timing: deve indicare i tempi entro cui deve essere raggiunto il risultato (il quando);
- Conseguenze/responsabilità: deve indicare al delegato quali sono le conseguenze a cui va incontro in caso di mancato raggiungimento (a cosa vai incontro);
- Risorse: vanno specificate le risorse a cui può attingere;
- Criterio di valutazione: deve specificare il criterio di misurazione che utilizzerà per verificare se il risultato è stato raggiunto oppure no; questo permette al delegato di autovalutare il raggiungimento del risultato prima che venga valutato dal delegante (come fai a sapere che);
- Verifica immediata: il delegante deve verificare che il delegato abbia compreso ciò che è stato delegato chiedendogli di riassumere l’oggetto della delega (vediamo se hai capito);
- Feedback: quando il delegato porta il risultato, che sia stato raggiunto oppure no è necessario che il delegante dia un feedback chiaro sull’operato.
Delegare con efficacia, in sostanza, è il segreto “semplice” e concreto per moltiplicare il tempo a nostra disposizione. Sul cosa di scegliere delegare dedicheremo un altro post del blog, per ora vi saluto.
