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ChatGPT per commercialisti

Indice dei contenuti

Cos’è ChatGPT

ChatGPT è un modello linguistico basato sulla intelligenza artificiale sviluppato dalla società OpenAI che può generare risposte testuali basate su un vasto database di informazioni. È progettato per comprendere e rispondere a domande in un modo che emula il dialogo umano – da qui la denominazione di intelligenza artificiale conversazionale – consentendo agli utenti di avere conversazioni in linguaggio naturale su una varietà di argomenti. Funziona analizzando le richieste degli utenti e generando risposte appropriate con un linguaggio simile a quello che utilizzeremmo con un’altra persona, il che lo rende accessibile a tutti gli utenti, senza la necessità di avere conoscenze informatiche. La sua capacità di imparare da una grande quantità di testi in modo automatico (il cosiddetto “machine learning”) gli permette di fornire supporto all’utente in moltissime situazioni e ambiti.

ChatGPT per commercialisiti: come può essere d’aiuto alla tua attività

Per la professione del commercialista e, più in generale, per lo studio che svolge attività contabili e fiscali, ChatGPT rappresenta un’innovazione decisamente interessante e per molti aspetti rivoluzionaria. Questa forma di intelligenza artificiale generativa offre strumenti estremamente efficaci e sofisticati per ottimizzare molteplici aspetti dell’attività professionale. Grazie alla sua capacità di elaborare e generare testo e di analizzare grandi quantità di dati in pochissimo tempo, ChatGPT diventa un alleato strategico per i commercialisti in diversi ambiti chiave.

Giusto per citarne alcuni, ChatGPT può essere utilizzato per:

Automatizzare le risposte alle domande frequenti dei clienti

Il chatbot può essere addestrato per fornire risposte rapide e accurate alle domande più comuni poste dai clienti, come quelle relative a dichiarazioni fiscali, adempimenti IVA e alle scadenze. Questo consente ai professionisti e ai loro collaboratori di studio di ridurre il tempo speso nella gestione delle richieste informative di routine.

Assistenza nella redazione di documenti contabili e fiscali

Dalla compilazione di dichiarazioni dei redditi, F24, elaborazione di bilanci e report finanziari, ChatGPT può fornire un supporto prezioso nella stesura preliminare di documenti contabili e fiscali, compilazione di fatture, catalogazione delle spese, controlli finanziari, riconciliazioni bancarie etc. Ciò può accelerare notevolmente i flussi di lavoro, riducendo al contempo il rischio di errori.

Aggiornamenti in tempo reale sulla normativa

Rimanere costantemente aggiornati sulle continue evoluzioni della legislazione fiscale è un aspetto cruciale per i commercialisti e i collaboratori di studio. ChatGPT può essere utilizzato per raccogliere, sintetizzare e condividere internamente allo studio le ultime novità legislative in modo automatico ed efficiente.

Analisi avanzata dei dati finanziari

Sfruttando tecniche all’avanguardia di elaborazione del linguaggio naturale e machine learning, ChatGPT può analizzare grandi volumi di dati finanziari per identificare trend, anomalie e opportunità. Con ChatGPT è possibile modificare l’output fornito dai gestionali, in modo da avere dati aggregati con diversi criteri, commenti e report utili a leggere in modo più semplice i dati e trarre conseguenze per piani di azione. Questo può supportare i commercialisti nel fornire consulenze strategiche basate su dati concreti e in tempo reale.

Piattaforma per la formazione continua dei professionisti

ChatGPT può rivelarsi una risorsa preziosa per la formazione continua dei commercialisti, supportando le attività formative in molti modi: slide, spiegazioni, aggiornamenti.

Ottimizzazione della comunicazione con clienti e collaboratori

Può facilitare la comunicazione sia all’interno dello studio che con i clienti, automatizzando la creazione e distribuzione di comunicazioni periodiche, come newsletter o aggiornamenti fiscali. Inoltre, può contribuire a migliorare l’efficienza della comunicazione interna tra i membri del team.

Supporto nel processo decisionale strategico

Attraverso l’analisi approfondita dei dati finanziari e la generazione di report sintetici, ChatGPT può fornire ai commercialisti insight preziosi per supportare il processo decisionale strategico. Ciò vale sia per la gestione interna dello studio, che per la consulenza offerta ai clienti.

Aumento dell’efficienza operativa e riduzione dei costi

Integrando ChatGPT in strumenti esistenti di gestione pratica e CRM, i commercialisti possono automatizzare compiti ripetitivi e ridurre il carico di lavoro amministrativo. Questo si traduce in un significativo aumento dell’efficienza operativa e in una potenziale riduzione dei costi.L’adozione di ChatGPT da parte dei commercialisti può portare a notevoli miglioramenti in termini di efficienza, accuratezza e qualità del servizio offerto ai clienti e a un risparmio di tempo e risorse per la gestione interna dello studio.

Stesura piani aziendali

ChatGPT permette di elaborare facilmente piani aziendali, preparando documenti da presentare ai clienti e presentazioni ufficiali da condividere, con previsioni triennali o quinquennali, forecast e pianificazione di budget.

Attività di ricerca normativa e giurisprudenziale

ChatGPT è anche un valido strumento per la ricerca normativa e giurisprudenziale quotidiana da parte dei commercialisti e dei loro collaboratori. In questa attività è molto importante saper gestire il prompt, quindi l’inserimento delle istruzioni di ricerca, per ottenere risultati affidabili e precisi.

Attività di audit

Per chi fa revisione contabile ChatGPT è un utile alleato per le attività di audit alla ricerca di anomalie, trend e analisi dei dati finanziari, con semplificazione delle attività, aumento della velocità dell’audit e riduzione dei costi.

Attività di braiNstorming

Come per altre categorie professionali, ChatGPT può essere utilissimo anche per i commercialisti per generare nuove idee di business, per sviluppare nuovi servizi professionali, per gestire casi complessi affrontandoli da diversi punti di vista, per l’analisi dei casi con le tecniche del problem solving e per avere un interlocutore dotato di spirito critico nella valutazione preliminare di strategie da percorrere. Grazie alla funzione che permette all’utente di definire il punto di vista da cui far agire l’AI – in questi casi, molto utile è il prompt “agisci come se fossi…” –  è possibile avere un interlocutore qualificato che può sollevare dubbi, effettuare valutazioni e generare nuovi punti di vista per il professionista.

Correzione di testi, rielaborazione, editing e traduzioni

ChatGPT può offrire un supporto validissimo per i commercialisti nella generazione di testi come articoli per il blog, bozze di interviste, pareri da esperto e per la correzione di bozze, dove individuare errori grammaticali e sintattici, migliorare la forma e modificare lo stil. Altro interessante supporto è rappresentato dalle traduzioni accurate dei testi, siano essi su word, pdf, oppure on line e persino video su Youtube. Trascrizioni e sintesi diventano così alla postata di tutti e semplificano le attività di formazione e le relazioni con clienti stranieri, per esempio. Si pensi anche alla traduzione di documenti contabili per aziende multinazionali, oppure alle attività legate alle perizie tecniche, con possibilità di revisione dello stile e di editing (grassetti, corsivi, puntati, tabelle).

Miglior utilizzo di Excel

ChatGPT può rappresentare un utilissimo strumento per migliorare le proprie competenze nell’utilizzo di un software come Excel. Può essere, infatti, interrogato su ogni aspetto e funzione di Excel ed è possibile farsi preparare le formule di Excel da utilizzare nei propi file. ChatGPT spiega passo dopo passo come realizzare una formula ed è anche in grado di realizzarla per poter essere copiata e incollata nei propri file.

Ottimizzazione della gestione della comunicazione via email

ChatGPT è utilissimo per supportare la scrittura delle email, automatizzarla, correggere le email da eventuali refusi, tradurre le email, fare sintesi dei punti fondamentali di email “fiume”, catalogare e archiviare in modo intelligente gli scambi di email, rivedere tono e stile delle stesse.

APPROFONDISCI

Guida breve a Chat GPT-4

Come utilizzare ChatGPT: dalla creazione dell’account all’utilizzo dei primi prompt

Per chi non ha già avuto modo di familiarizzare con questo modello di intelligenza artificiale, vediamo i passaggi fondamentali per creare un account e utilizzare questo chatbot gratuitamente. In un secondo momento, dopo aver familiarizzato e verificato se può esserci utile nel lavoro quotidiano è consigliato passare alla versione a pagamento (ChatGPT plus) che è la versione attualmente GPT-4 Turbo ed è più completa, veloce, affidabile e aggiornata della corrispondente versione gratuita. Inoltre, la versione a pagamento permette di accedere allo store dei GPTs, con migliaia di modelli specializzati su singole tematiche o attività, quindi più performanti della versione “generica”, oltre ad avere la possibilità di personalizzare il proprio GPTs con i dati e la conoscenza dello studio, in modo da avere risposte e una interazione personalizzata sulle proprie esigenze e con il proprio stile.

Ma facciamo un passo indietro e ripartiamo dai primi step per accedere a ChatGPT.

1. Il primo passo è la creazione dell’account. Per iniziare ad utilizzare ChatGPT è necessario creare un proprio account. Ecco i passaggi da seguire:

Visita il sito web www.chat.openai.com.

Clicca sul pulsante di registrazione (di solito etichettato come “Sign Up” o “Login” se ti sei in precedenza registrato).

Ti sarà chiesto di inserire alcune informazioni di base, come l’indirizzo email e una password. In alcuni casi, potrebbe essere necessario fornire anche un numero di telefono per la verifica. Conferma Email: dopo aver inviato le informazioni richieste, controlla la tua casella di posta elettronica per un’email di conferma da OpenAI. C’è anche la possibilità di creare un account utilizzando le proprie credenziali di Google, Microsoft e per chi usa Apple di quest’ultima.

Clicca sul link presente nell’email per verificare il tuo indirizzo email e attivare il tuo account.

2. Passo due è la configurazione dell’account. Una volta attivato il tuo account, potresti voler esplorare le impostazioni del tuo account per configurare preferenze specifiche, come le notifiche email o la sicurezza dell’account.

3. Passo tre: conoscere ChatGPT. Dopo aver configurato il tuo account, puoi accedere alla piattaforma ChatGPT e dopo l’accesso, ti troverai nella schermata iniziale di ChatGPT, dove potrai iniziare a interagire con il modello di intelligenza artificiale.

4. Passo quattro: utilizzo dei primi Prompt. La comunicazione con ChatGPT avviene tramite l’uso di “prompt”, ovvero comandi o domande che indirizzano la conversazione. Troverai una casella di testo dove potrai digitare il tuo primo prompt. Ad esempio, potresti voler chiedere a ChatGPT di fornirti informazioni su un argomento specifico o di aiutarti a generare un testo. A questo punto si tratta di sperimentare e prendere la mano. Man mano che diventi più familiare con ChatGPT, puoi iniziare a esplorare prompt più avanzati, come quelli che richiedono la generazione di testi in specifici stili o toni, o che implicano conversazioni più complesse.

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ChatGPT per commercialisti: esempi pratici di utilizzo di  ChatGPT

Vediamo ora alcuni casi d’uso concreti per il commercialista e i collaboratori di studio.

CASO 1: AUTOMAZIONE NELL’ESTRAZIONE DI DATI DA FATTURE E SCONTRINI E INSERIMENTO NEI GESTIONALI. Analizziamo come può essere utile ChatGPT nell’automatizzare attività legate al riconoscimento ottico dei contenuti di fatture, scontrini e altri documenti contabili per il relativo inserimento automatizzato nei gestionali. Il modo migliore per saperlo è chiederlo direttamente a ChatGPT e vedere come ci guida in questo mondo per trovare soluzioni adatte a ciascuna esigenza specifica. Partiamo con il formulare il nostro prompt.

Prompt iniziale e risposta di ChatGTP

Come può essere utile ChatGPT ai commercialisti nell’automazione delle attività grazie all’integrazione con le tecnologie attività di OCR per l’inserimento automatico nei gestionali dei dati contenuti in fatture, scontrini e documenti contabili? Puoi fare casi concreti e specifici?

L’integrazione di ChatGPT con tecnologie di OCR (Optical Character Recognition) può trasformare radicalmente il modo in cui i commercialisti gestiscono documentazione e dati contabili. Attraverso casi concreti e specifici, esploreremo come questa sinergia tecnologica possa portare a efficienze operative, riduzione di errori e insight più profondi per la consulenza clienti.

 

Caso 1: Automazione dell’Inserimento Dati

Problema: Un commercialista spende molte ore a settimana per trascrivere manualmente i dati da fatture e scontrini ricevuti in formato cartaceo o digitale non editabile, nel proprio software gestionale.

Soluzione: Utilizzando l’OCR, i documenti vengono scansionati e i dati estratti automaticamente. ChatGPT entra in gioco per interpretare i dati estratti, classificarli (ad esempio, distinguendo tra costi operativi e spese di capitale) e compilare le informazioni nei campi appropriati del software gestionale. Questo processo riduce il carico di lavoro manuale e aumenta l’accuratezza dei dati.

 

Caso 2: Riconciliazione Bancaria

Problema: La riconciliazione delle transazioni bancarie con le voci contabili è un compito che richiede attenzione e tempo, specialmente con un volume elevato di movimenti.

Soluzione: Con l’OCR, gli estratti conto bancari vengono digitalizzati e i dati importati. ChatGPT può poi utilizzare questi dati per abbinare automaticamente ogni transazione bancaria alle corrispondenti voci contabili nel sistema gestionale, evidenziando eventuali discrepanze per un controllo umano. Questo facilita una rapida riconciliazione e identifica rapidamente errori o incongruenze.

 

Caso 3: Analisi di Redditività dei Clienti

Problema: Un commercialista vuole fornire ai suoi clienti un’analisi dettagliata della redditività per guidare decisioni strategiche, ma l’analisi manuale dei dati richiede molto tempo.

Soluzione: Dopo l’estrazione e l’organizzazione dei dati contabili attraverso OCR e ChatGPT, il sistema può ulteriormente analizzare questi dati per fornire insight su aree come i margini di profitto per cliente, prodotto o servizio. ChatGPT può generare rapporti dettagliati che evidenziano opportunità di ottimizzazione dei costi o di espansione del business.

 

Caso 4: Risposta a Richieste di Controllo Fiscale

Problema: Preparare la documentazione per un controllo fiscale è oneroso, richiedendo una raccolta meticolosa di fatture, scontrini, e altri documenti contabili pertinenti.

Soluzione: Con i documenti già digitalizzati e organizzati attraverso OCR e ChatGPT, il commercialista può rapidamente raccogliere e presentare le evidenze richieste dall’autorità fiscale. ChatGPT può anche aiutare a preparare una sintesi delle transazioni e delle voci contabili in questione, facilitando il processo di revisione.

 

Caso 5: Monitoraggio Delle Scadenze Fiscali e Contributive

Problema: Mantenere traccia delle varie scadenze fiscali e contributive può essere complesso e soggetto a errori.

Soluzione: Utilizzando OCR per digitalizzare i calendari delle scadenze e ChatGPT per interpretarli, si può automatizzare la creazione di promemoria. Inoltre, ChatGPT può essere programmato per verificare periodicamente lo stato delle varie obbligazioni e inviare alert via email o SMS al commercialista o direttamente ai clienti.

 

Questi casi dimostrano come l’integrazione di ChatGPT con tecnologie OCR non solo automatizza i processi contabili ma fornisce anche ai commercialisti strumenti avanzati per analisi, consulenza e compliance, trasformando le sfide in opportunità di valore aggiunto per i loro clienti.

Come vedete, se il prompt è formulato correttamente, quindi in modo completo, preciso e con indicazione del tipo di risultato che ci si aspetta, l’output dell’AI è altrettanto preciso e coerente con la domanda posta. Il livello di dettaglio della domanda può essere specificato in tanti modi, a seconda delle vostre esigenze. La prima considerazione, dunque, è che dovete avere le idee chiare di cosa volete ottenere dall’AI prima di formulare il prompt e poi dovete verificare che il prompt rispetti 5 parametri:

  1. Definizione del contesto (a che titolo vi deve rispondere, in quali panni si deve calare).
  2. Definizione delle istruzioni chiare e complete (cosa volete, cosa deve fare, etc.).
  3. Chiarimento dello stile della risposta (discorsivo, professionale, puntuale, etc.).
  4. Definizione della forma in cui la risposta deve essere data (puntati, tabelle, etc.).
  5. Fornire esempi per chiarire meglio cosa cercate.

CASO 2: Automazione nell’attività di riconciliazione bancaria

Prompt iniziale e risposta di ChatGTP

Puoi fare un esempio concreto di come può essere utile ChatGPT ai commercialisti nelle attività di riconciliazione bancarie?

Certo, esaminiamo un esempio concreto e dettagliato di come ChatGPT, integrato con tecnologie OCR, può assistere i commercialisti nelle attività di riconciliazione bancaria.

 

Scenario

Un commercialista deve effettuare la riconciliazione bancaria mensile per un’azienda cliente. L’azienda riceve ed emette un gran numero di transazioni ogni mese attraverso diversi conti bancari. Tradizionalmente, questo compito richiederebbe al commercialista di rivedere manualmente gli estratti conto bancari, confrontarli con le voci registrate nel software gestionale e identificare qualsiasi discrepanza.

 

Soluzione con ChatGPT e OCR

  1. Digitalizzazione dei Documenti: Tutti gli estratti conto bancari vengono scansionati utilizzando la tecnologia OCR, che trasforma il testo stampato in dati digitali. Questo passaggio elimina la necessità di inserimento manuale dei dati, riducendo sia il tempo impiegato sia il rischio di errori.
  2. Estrazione e Classificazione dei Dati: Una volta digitalizzati, i dati degli estratti conto bancari includono dettagli come date, descrizioni delle transazioni, importi e saldi. ChatGPT analizza questi dati per classificarli in base alle categorie contabili corrispondenti (es. pagamenti fornitori, incassi da clienti, spese generali).
  3. Riconciliazione Automatica: ChatGPT, accedendo ai dati del software gestionale, confronta le transazioni bancarie estratte con quelle registrate nel sistema. Identifica automaticamente corrispondenze basandosi su criteri quali importo, data e descrizione. In caso di discrepanze, ad esempio una transazione presente sull’estratto conto ma non nel software gestionale, ChatGPT segnala la discrepanza per un’ulteriore verifica.
  4. Generazione di Report: Al termine del processo di riconciliazione, ChatGPT può generare un report dettagliato che include le transazioni corrispondenti, le discrepanze trovate, e qualsiasi transazione che richiede ulteriori chiarimenti. Questo report può servire da base per la risoluzione dei problemi e per assicurare che tutti i movimenti bancari siano accuratamente riflessi nei registri contabili.
  5. Consigli per l’azione: Basandosi sull’analisi delle discrepanze e sulle tendenze osservate nei dati bancari, ChatGPT può anche fornire suggerimenti proattivi per migliorare i processi futuri di riconciliazione o per identificare potenziali aree di risparmio o di ottimizzazione finanziaria.

 

Vantaggi

  • Efficienza: Riduce significativamente il tempo necessario per completare le riconciliazioni bancarie, liberando il commercialista per concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
  • Precisione: Minimizza gli errori umani legati all’inserimento manuale dei dati e migliora l’accuratezza della riconciliazione.
  • Scalabilità: Permette di gestire facilmente volumi elevati di transazioni e più conti bancari, adattandosi alle esigenze di aziende di qualsiasi dimensione.
  • Insight: Offre la possibilità di identificare rapidamente discrepanze e tendenze, contribuendo a una migliore gestione finanziaria e decisioni più informate.

 

In conclusione, l’integrazione di ChatGPT con tecnologie OCR per le attività di riconciliazione bancaria rappresenta un passo avanti significativo verso l’automazione dei processi contabili, portando efficienza, precisione e approfondimenti strategici che possono trasformare il ruolo del commercialista da semplice tenuta dei libri a consulente strategico aziendale.

Si può osservare come in questo caso la risposta di ChatGPT sia estremamente concreta e mirata al caso di specie. Ricordatevi di formulare prompt semplici, sintetici e completi, dove fornite istruzioni e ponete una sola domanda per volta. Se avete più quesiti o esigenze, è meglio formulare nella stessa chat più domande successive ed evitare di formularle tutte insieme, rischiando di mandare in tilt il sistema di AI e ottenere così risultati non conformi alle aspettative. La regola migliore è: un prompt una richiesta. Il dialogo delle chat serve proprio a questo, a raffinare con richieste successive l’output, che spesso non è sufficiente e completo nella prima risposta ottenuta, ma richiede specifiche ulteriori.

Un esempio pratico del caso in esame potrebbe esserequello in cui siamo di fronte ad una pila di fatture da contabilizzare: invece di inserire manualmente i dati in un software di contabilità, potresti utilizzare ChatGPT per:

  1. Scansionare le fatture.
  2. Estrarre automaticamente i dati dalle fatture utilizzando ChatGPT.
  3. Esportare i dati in un formato compatibile con il software di contabilità.
  4. Importare i dati nel software di contabilità.

In questo modo, il risparmio di tempo e fatica è assicurato.

CASO 3: Automazione dei processi contabili in studio

Prompt iniziale e risposta di ChatGTP

Agisci come un commercialista esperto e spiegami come puoi aiutare lo studio che si occupa di contabilità, revisione contabile e fiscale ad automatizzare i processi contabili, come per esempio la compilazione di F24. Cerca di essere specifico, concreto e fare esempi pratici che possano essere di ispirazione per introdurre in studio cambiamenti con l’adozione dell’AI.

Come commercialista esperto, posso guidare lo studio nella trasformazione digitale dei suoi processi contabili, con un focus particolare sull’automatizzazione della compilazione del modello F24 attraverso l’adozione dell’intelligenza artificiale (AI). L’obiettivo è rendere il processo più efficiente, ridurre gli errori e liberare risorse che possono essere dedicate a compiti a maggior valore aggiunto. Ecco come potremmo procedere:

 

Passo 1: Analisi dei Processi Attuali

Prima di tutto, è essenziale comprendere in dettaglio come lo studio gestisce attualmente la compilazione dell’F24, identificando i punti di forza e le aree di miglioramento. Questa analisi ci permetterà di progettare una soluzione su misura che risponda alle specifiche esigenze dello studio.

 

Passo 2: Integrazione dell’AI per la Gestione dei Dati

Automazione della Raccolta Dati

La raccolta dei dati necessari per la compilazione dell’F24 può essere automatizzata attraverso l’uso di OCR (Optical Character Recognition) e AI. Ad esempio, i documenti relativi a tasse, contributi e imposte possono essere scansionati e i dati rilevanti (come importi, codici tributo e periodi di riferimento) estratti automaticamente.

Validazione dei Dati con AI

Una volta raccolti, i dati possono essere validati e arricchiti attraverso l’uso di algoritmi di AI. Ad esempio, potremmo implementare un sistema che confronta i dati estratti con quelli presenti in un database interno, verificando l’accuratezza delle informazioni e l’eventuale presenza di discrepanze o anomalie.

 

Passo 3: Compilazione Automatica dell’F24

Utilizzando le informazioni raccolte e validate, un software basato su AI può compilare automaticamente il modello F24, popolando i campi relativi con i dati corretti. Questo processo può anche includere la generazione automatica dei codici tributo specifici, basandosi sul tipo di pagamento.

 

Passo 4: Implementazione di un Sistema di Revisione e Approvazione

Nonostante l’automazione, è fondamentale mantenere un controllo umano sul processo. Potremmo implementare un sistema di revisione e approvazione basato su AI che segnala agli operatori umani solo le compilazioni che presentano potenziali errori o che si discostano da schemi predefiniti, riducendo così il carico di lavoro per la revisione manuale.

 

Passo 5: Integrazione con i Sistemi Esistenti

L’integrazione della soluzione AI con i sistemi gestionali e contabili esistenti nello studio è cruciale per una transizione fluida. Questo permette di automatizzare ulteriormente il processo, ad esempio attraverso l’invio telematico degli F24 compilati agli enti impositori.

 

Esempio Pratico

Immaginiamo uno studio che ogni mese deve gestire la compilazione di centinaia di modelli F24 per i propri clienti. Implementando la soluzione AI proposta, lo studio potrebbe ridurre il tempo medio di compilazione da 15 minuti per modello a soli 2 minuti, grazie all’automazione della raccolta e validazione dei dati e alla compilazione automatica del modulo. Questo si traduce in un risparmio significativo di tempo e risorse, che possono essere reinvestite in servizi a maggior valore aggiunto per i clienti, come la consulenza fiscale strategica.

 

Conclusione

L’adozione dell’AI nella compilazione dell’F24 e altri processi contabili rappresenta una notevole opportunità per gli studi di contabilità e revisione contabile. Con l’approccio giusto, è possibile non solo migliorare l’efficienza e l’accuratezza ma anche trasformare il modo in cui lo studio offre valore ai propri clienti, posizionandosi come leader nell’innovazione nel settore contabile.

L’AI se opportunamente coinvolta, può fornire procedure molto pratiche che, passo dopo passo, possono aiutare lo studio a introdurre nuovi meccanismi di registrazione, validazione e utilizzo dei dati derivanti da documenti fiscali e contabili, al fine di ottenere in modo automatizzato la compilazione di modulistica per i clienti o per gli enti esattori. Bisogna saper indirizzare l’Ai nella direzione voluta e restringere il campo dei risultati con esempi e indicazioni specifiche, per evitare che le risposte risultino generiche e astratte.

CASO 4: Negoziazione: come l’AI può essere di supporto

Prompt iniziale e risposta di ChatGTP

Sono un commercialista e devo gestire un negoziato avente ad oggetto l’uscita di un socio da una srl cin tre soci. La ragione dell’esclusione del socio da parte degli altri due è una divergenza di veduta circa il futuro dell’azienda, che offre servizi informatici, e i relativi investimenti da compiere per rimanere al passo con i tempi. Io rappresento i due soci che rimarranno in società e devo aiutarli a negoziare dal punto di vista economico l’uscita del terzo socio. Aiutami ad impostare e gestire il negoziato in modo strategico, sia dal punto di vista della comunicazione, che della strategia da seguire. Agisci come un negoziatore esperto e forniscimi una procedura da seguire.

Nel gestire l’uscita di un socio da una SRL, soprattutto quando ci sono divergenze significative sul futuro dell’azienda, è cruciale adottare un approccio metodico e strategico al negoziato. Questo non solo aiuterà a mantenere un clima professionale e costruttivo ma garantirà anche che gli interessi dei soci rimanenti siano tutelati. Ecco una procedura dettagliata che potresti seguire come negoziatore esperto:

 

  1. Preparazione
  • Analisi della Situazione: Comprendi approfonditamente le ragioni delle divergenze e quali sono gli obiettivi a lungo termine dei soci che rappresenti. Questo include l’analisi finanziaria dell’azienda e la valutazione del valore delle quote del socio uscente.
  • Valutazione delle Quote: Assicurati di avere una valutazione aggiornata e accurata delle quote della società. Questo potrebbe richiedere la consulenza di un esperto esterno, come un revisore contabile.
  • Definizione degli Obiettivi: Stabilisci gli obiettivi chiari del negoziato, compreso il massimo che sei disposto a concedere e i punti non negoziabili.

 

  1. Comunicazione Iniziale
  • Approccio Costruttivo: Avvia la conversazione con il socio uscente evidenziando l’intenzione di raggiungere un accordo benefico per tutte le parti, mantenendo un tono rispettoso e professionale.
  • Chiarezza e Trasparenza: Sii chiaro riguardo alle ragioni delle divergenze e come queste hanno portato alla decisione di separare le strade, enfatizzando l’obiettivo comune di preservare il valore dell’azienda.

 

  1. Negoziazione
  • Proposta Iniziale: Presenta una proposta iniziale basata sulla valutazione delle quote e sugli obiettivi prefissati. Assicurati che la proposta rifletta un equo compenso per il socio uscente, tenendo conto dei suoi contributi e dell’attuale valore di mercato dell’azienda.
  • Gestione delle Controfferte: Sii preparato a ricevere e gestire controfferte. Usa queste opportunità per capire meglio le aspettative del socio uscente e negoziare di conseguenza.
  • Flessibilità Strategica: Mentre devi aderire agli obiettivi principali, sii aperto a trovare soluzioni creative che possano soddisfare entrambe le parti. Questo può includere pagamenti dilazionati, partecipazioni in altre entità o accordi sui servizi futuri.

 

  1. Accordo
  • Documentazione Dettagliata: Una volta raggiunto un accordo preliminare, assicurati che tutti i dettagli siano accuratamente documentati. Questo include il valore delle quote, il calendario dei pagamenti, e qualsiasi altra condizione o clausola speciale.
  • Revisione Legale: Prima della firma finale, fai rivedere l’accordo da un avvocato specializzato in diritto societario per assicurare che tutti gli aspetti legali siano correttamente indirizzati e che l’accordo sia vincolante.

 

  1. Implementazione
  • Comunicazione con gli Stakeholder: Dopo la firma dell’accordo, comunica in modo appropriato con gli stakeholder chiave, inclusi dipendenti, clienti e fornitori, per gestire le percezioni e mantenere la fiducia nell’azienda.
  • Supporto Post-Accordo: Monitora l’attuazione dell’accordo per assicurare che tutte le parti adempiano ai propri impegni. Essere disponibile per risolvere eventuali questioni o malintesi che possono sorgere.

 

  1. Riflessione
  • Lezione Appresa: Infine, dedica del tempo per riflettere sull’intero processo. Considera cosa è andato bene e cosa poteva essere gestito meglio, per migliorare le future negoziazioni.

 

Ricorda che il successo in un negoziato non si misura solo dall’esito immediato ma anche da come l’accordo influenzerà le relazioni a lungo termine.

Questo prompt e relativo output di ChatGPT potrebbero rappresentare solo l’inizio del dialogo tra utente e macchina. Se notate, infatti, ChatGPT ha correttamente risposto alla nostra richiesta di avere un supporto di metodo, quindi una strategia per tappe da seguire. Da questo output potremmo muovere le mosse per fare molte altre domande più specifiche, che potrebbero riguardare aspetti peculiari del carattere delle parti, richieste reciproche, elementi economici precisi, dubbi e paure. Inoltre, se il negoziato non si esaurisce – come infatti nella realtà accade – in un unico incontro, potremmo continuare la nostra conversazione con l’AI inserendo step by step lo stato avanzamento del negoziato, per farci guidare nella mossa successiva.

Come utilizzare ChatGPT in modo sicuro nel mondo della consulenza fiscale e contabilità: privacy e protezione dei dati

Abbiamo visto quanto l’uso di ChatGPT nel settore della consulenza fiscale e contabilità possa essere utile e strategico; tuttavia, deve essere attentamente valutato alla luce delle normative sulla privacy e protezione dei dati. L’autorità italiana per la protezione dei dati, il Garante per la Protezione dei Dati Personali, ha sollevato, infatti, preoccupazioni sull’uso di ChatGPT, sottolineando l’assenza di una base legale per l’utilizzo di dati personali da parte di OpenAI, la società dietro ChatGPT. OpenAI ha in seguito introdotto alcune misure per mitigare i rischi per la privacy, come la possibilità per gli utenti di scegliere di non condividere i propri dati con OpenAI per addestrare l’AI e la funzione di invio della cronologia delle chat via email agli utenti. Rimangono ugualmente dubbi – quantomeno non vi sono certezze – su come i dati vengano utilizzati e protetti.

È raccomandato, di conseguenza, che i dati inseriti nel sistema non includano informazioni personali sensibili o riservate dei clienti. Se vogliamo riassume alcune raccomandazioni per l’uso sicuro di ChatGPT in ambito contabile e fiscale, possiamo sintetizzarle così:

  • Verificare che i dati personali non siano conservati o trattati dall’AI senza una base legale adeguata.
  • Fornire trasparenza agli utenti sulla raccolta e l’uso dei loro dati e ottenere il loro consenso esplicito.
  • Limitare i dati inseriti in ChatGPT a quelli strettamente necessari per il compito richiesto, evitando di includere dati personali sensibili.
  • Implementare misure di sicurezza adeguate per proteggere i dati dagli accessi non autorizzati e dalle violazioni.
  • I dati dei clienti devono essere pseudonimizzati o anonimizzati prima di essere utilizzati con ChatGPT.
  • I dati devono essere criptati durante la trasmissione e l’archiviazione.
  • L’accesso a ChatGPT e ai dati dei clienti deve essere limitato ai soli utenti autorizzati.
  • È necessario registrare e monitorare l’accesso a ChatGPT e ai dati dei clienti.
  • Devono essere definite procedure per gestire eventuali incidenti di sicurezza informatica.
  • Condurre una valutazione dei rischi per identificare e mitigare potenziali rischi per la privacy derivanti dall’uso di ChatGPT.
  • Formare il personale sulla protezione dei dati e sulla corretta utilizzazione di ChatGPT per evitare la divulgazione accidentale di informazioni sensibili.

In conclusione, l’uso di ChatGPT nella consulenza fiscale e contabilità può offrire vantaggi significativi, l’importante è che sia gestito con attenzione per garantire la protezione dei dati personali e la conformità alle normative sulla privacy.

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ChatGPT e Intelligenza Artificiale: quale sarà il commercialista del futuro?

Il settore della consulenza fiscale e contabile sarà con ogni probabilità uno dei primi ad essere rivoluzionato dall’intelligenza artificiale, in quanto la stessa offre una moltitudine di soluzioni per migliorare in modo sostanziale il lavoro all’interno dello studio, rendendolo più efficiente, con risparmio enorme di tempo e di risorse, di maggior qualità, riducendo il rischio di dimenticanze ed errori legati all’attività umana, e rendendo così più competitivo lo studio sul mercato professionale.

Anche i clienti riceveranno grandi benefici dall’introduzione dell’AI in studio, a cominciare dalla riduzione dei tempi di risposta, alla personalizzazione della consulenza, alla riduzione dei costi.

In particolare, saranno le attività di studio ripetitive le prime ad essere automatizzate dall’AI, come la compilazione delle dichiarazioni dei redditi, la gestione delle fatture, l’inserimento dei dati, la compilazione dei dichiarativi e la verifica documentale.

A differenza di quanto si pensi, l’AI non sostituirà il professionista, ma lo supporterà, rendendolo più efficiente ed efficace nel proprio lavoro. Ciò porterà ad un aumento della soddisfazione e della fidelizzazione dei clienti, grazie alla personalizzazione dell’offerta e alla possibilità di interagire con ChatGPT, un assistente virtuale intelligente che può essere personalizzato dallo studio professionale e messo a disposizione dei clienti per la gestione delle richieste più semplici e routinarie.

Il commercialista del futuro sarà quindi un professionista in grado di sfruttare le potenzialità dell’AI, ma anche di mantenere le proprie capacità umane, come il pensiero critico, la creatività, l’empatia e l’etica. Il rapporto con i clienti potrà addirittura migliorare e aumentare quantitativamente, proprio perché si focalizzerà sulla consulenza e non sulle attività di dettaglio a basso valore aggiunto, che oggi drenano tempo ed energie, non lasciando spazio alla relazione e all’empatia.

Il commercialista diventerà un consulente di fiducia a più ampio raggio e meno legato agli adempimenti di legge, che verranno comunque evasi, ma in buona parte automatizzandone il processo grazie all’AI. Il commercialista sarà così in grado di offrire soluzioni personalizzate e a valore aggiunto ai propri clienti, grazie alla combinazione tra intelligenza artificiale e intelligenza emotiva. La direzione in cui ci aspettiamo che il futuro porti il commercialista è, dunque, molto diversa da quanto si legge, dettato da paure del nuovo e spesso anche da mancanza di conoscenza degli strumenti di cui si parla. Come sempre, il futuro se diverso dal passato fa paura a prescindere, per il semplice fatto che non si conosce.

Quali competenze dovrà avere il commercialista del futuro?

La conseguenza di quanto sopra analizzato sul futuro di questa figura professionale è che dovrà acquisire nuove skills, competenze, e in diversi ambiti non strettamente fiscali o economici.

Oltre alle competenze tradizionali, infatti, il commercialista del futuro dovrà possedere:

  • Competenze digitali: la capacità di utilizzare e sfruttare al meglio le tecnologie legate alla intelligenza artificiale.
  • Competenze analitiche: abilità di interpretare e analizzare i dati generati dall’AI.
  • Competenze di problem solving: nuove capacità di risolvere problemi complessi in modo creativo e innovativo, anche con il supporto dell’AI.
  • Competenze di comunicazione: abilità di comunicare in modo chiaro e conciso con i clienti, anche su tematiche complesse.

Niente paura, dunque, l’intelligenza artificiale non sostituirà il commercialista, ma ne evolverà decisamente il ruolo. Il commercialista in futuro sarà un professionista altamente qualificato in grado di sfruttare le potenzialità dell’AI per fornire un servizio consulenziale più ampio, di maggior valore sostanziale, più efficiente e personalizzato per propri clienti.

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Mario Alberto Catarozzo - Founder Partner & CEO MYPlace Communications

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    Mario Alberto Catarozzo

    Formatore, Business Coach professionista e Consulente, è specializzato nell’affiancare professionisti, manager e imprenditori nei progetti di sviluppo e riorganizzazione.
    È fondatore e CEO di MYPlace Communications, società dedicata al marketing e comunicazione nel business. Nella sua carriera professionale è stato dapprima professionista, poi manager e infine imprenditore. Per questa ragione conosce molto bene le dinamiche aziendali e del mondo del business. Si è formato presso le migliori scuole di coaching internazionali conseguendo le maggiori qualifiche del settore.
    Collabora con Enti, Istituzioni e Associazioni professionali e di categoria e lavora con aziende italiane e internazionali di ogni dimensione, dalle pmi alle multinazionali.
    È autore di numerosi volumi dedicati agli strumenti manageriali e di crescita personale e professionale. È direttore della collana Studi Professionali di Alpha Test Editore e autore de “Il Futuro delle professioni in Italia” edito da Teleconsul editore.
    Professional Certified Coach (PCC), presso la International Coach Federation (ICF).
    Per sapere di più sulle attività di formazione, coaching, consulenza e marketing visita i siti:

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    Per info e contatti: coach@mariocatarozzo.it.

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