Eccoci giunti agli ultimi due strumenti che completeranno il nostro viaggio nell’organizzazione dello studio professionale: la delega e il feedback.
“Faccio prima a fare io”; “tanto poi lo devo rivedere”; “non mi fido”; “ci metto la mia faccia”. Sono alcune delle frasi che chi non delega ripete più spesso.
Per poter delegare le attività ai collaboratori ci vuole da un lato la fiducia nel collaboratore, dall’altro la capacità di saper delegare.
Avete fiducia nei collaboratori?
La prima domanda che è utile che vi poniate è se ritenete di avere fiducia nei vostri collaboratori. In caso positivo, potete andare avanti a leggere questo articolo. In caso negativo, sedetevi con calma. Chiedetevi ora da cosa dipende “in concreto” la mancanza di fiducia relativamente ad un collaboratore: ritenete di aver fatto al meglio la vostra parte? Di aver delegato con chiarezza, di aver formato e dato i feedback opportuni? Se sì, allora licenziate in tronco il collaboratore inetto o inadeguato. Voi la vostra parte l’avete fatta bene e fino in fondo.
Qualora invece la risposta sia diversa, ecco che prendersela con il collaboratore sarebbe inutile oltreché ingiusto. Prima di tutto il titolare di studio dovrà fare bene la propria parte e mettere i collaboratori nelle migliori condizioni per lavorare bene e crescere. In concreto ciò vuol dire formare adeguatamente i collaboratori, seguirli nella fase di training, dare loro i feedback in modo corretto, chiarire le proprie aspettative, definire i criteri di valutazione del lavoro.
La delega efficace
Per mettere in condizione il collaboratore di svolgere al meglio la propria attività sarà necessario delegare in modo efficace. Vediamo quindi quali caratteristiche deve avere una delega data bene:
- A CHI: delegate a chi ritenete più adatto per caratteristiche professionali e personali, non invece solo su base di carico di lavoro (delegare a chi è più scarico).
- COSA: definite con chiarezza il perimetro della delega (fin dove può agire in autonomia).
- ASPETTATIVE: chiarite bene cosa vi aspettate dal vostro collaboratore.
- TIMING: quando delegate specificate con precisione entro quando volete che quell’attività sia realizzata dal delegato.
- COME: verificate che il delegato abbia le risorse necessarie per adempiere alle attività delegate; come risorse intendiamo il tempo, le conoscenze, gli strumenti.
- CONSEGUENZE: chiarite ai collaboratori le responsabilità coinvolte nell’adempimento delle attività (almeno le più delegate).
A cosa serve la delega
La delega è lo strumento principe per moltiplicare il tempo a disposizione. Per il titolare di uno studio professionale, così come il manager e l’imprenditore, saper delegare è fondamentale per poter organizzare le attività. La delega pertanto serve a ottimizzare le risorse in un’organizzazione di lavoro. Tutte le attività che possono essere svolte da un collaboratore, il cui costo orario è inferiore a quello del titolare, vanno delegate. In questo modo otterremo due risultati: il primo, di risparmiare soldi, perché il risultato costerà meno allo studio; il secondo, di liberare tempo per il titolare di studio, che potrà utilizzarlo per svolgere attività a valore aggiunto.
Vedremo nella prossima puntata le regole per dare un feedback efficace e diventare così un professionista manager efficace.
A presto!
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